E-procurement: op naar een optimaal inkoopproces!

Kantoorartikelen of een nieuwe bureaustoel nodig? Die bestellen medewerkers vaak zelf, via hun favoriete webshop of middels een kort telefoontje naar de leverancier. Dat lijkt heel makkelijk. Maar ondertussen stapelen de bonnetjes, pakbonnen en facturen zich op. Voor je het weet, lopen ze door elkaar of ben je ze kwijt. En het overzicht? Dat is ver te zoeken. Veel organisaties worstelen met het stroomlijnen van hun inkoopprocessen. Gelukkig is er een oplossing: e-procurement. Hiermee krijg je grip op alles wat met bestellen, leveren, goedkeuren en betalen te maken heeft. Wil je weten wat e-procurement inhoudt en hoe jij ervan profiteert? Dat leggen we uit in deze blogpost!

Wat is e-procurement eigenlijk precies?

E-procurement omvat het volledige digitale inkoopproces van je organisatie. Dat begint bij de selectie van leveranciers en eindigt bij de betaling van facturen. Onder de noemer ‘e-procurement’ vallen dus flink wat processen. Enkele voorbeelden: bestellen, contractbeheer, matching en facturen fiatteren.

Richt je e-procurement goed in, dan verloopt het hele traject gecoördineerd. Geen losse mails, papieren bonnen of (achteraf niet-traceerbare) telefoontjes meer. En daarom ook geen verrassingen op de crediteurenafdeling omdat een medewerker ‘even snel’ buiten het systeem om een artikel besteld heeft. Kort gezegd, e-procurement helpt je om grip en structuur aan te brengen in een veelomvattend proces dat van oudsher behoorlijk versnipperd is!

Veel organisaties worstelen met het stroomlijnen van hun inkoopprocessen. Gelukkig is er een oplossing: e-procurement. Hiermee krijg je grip op alles wat met bestellen, leveren, goedkeuren en betalen te maken heeft.

Wil je weten wat e-procurement inhoudt en hoe jij ervan profiteert? Dat leggen we uit in deze blogpost!

Wat als je je inkoopproces níet automatiseert?

Stel, een medewerker heeft dringend een artikel nodig. Omdat je organisatie het inkoopproces niet geautomatiseerd heeft, kan zij jouw afspraken met leveranciers niet makkelijk terugvinden. Daarom gaat zij naar een webshop die ze kent vanuit haar privéleven. Een groot platform of een bekende keten, bijvoorbeeld. Een logische beslissing, want hier heeft ze goede ervaringen mee.

Kort daarop ontvangt de crediteurenafdeling de factuur. Vraagtekens alom, want niemand weet waar deze factuur vandaan komt. Wie heeft dit artikel besteld? Wie is deze leverancier? Gaat het om een fout? Of, nog erger: oplichting?

Om even wat jargon te gebruiken: we noemen dit ook wel maverick buying. Hierbij doen medewerkers kleine aankopen buiten de inkoopprocedures van de organisatie om. Een inefficiënt, tijdrovend en kostbaar proces. Hier komt immers veel handmatig uitzoekwerk bij kijken. Bovendien benut je de prijsafspraken met je leveranciers niet optimaal. Dit laatste beïnvloedt niet alleen het kostenplaatje, maar ook de relaties die jij met je leveranciers onderhoudt. Doordat medewerkers telkens bij andere partijen bestellen, bouw je geen stevige of duurzame relaties op.

Dé conclusie? Zonder e-procurement ontstaat er snel chaos en verwarring op de financiële administratie. En je loopt heel wat voordelen mis.

Een wereld van mogelijkheden: welke processen kan je optimaliseren?

1. Leveranciersselectie en contractbeheer

Goede afspraken met leveranciers vormen het fundament van e-procurement. Via contractbeheer leg je deze vast. Alle informatie rondom artikelen, prijzen en levertijden koppel je aan een interne catalogus. Zo weten medewerkers precies wat ze waar kunnen bestellen. Veel systemen bieden ook de mogelijkheid om van daaruit door te klikken naar de website van een leverancier, zodat medewerkers hier hun bestelling kunnen plaatsen. Zodra zij dit gedaan hebben, keren ze automatisch terug naar jouw systeem. Wel zo handig!

2. Bestelproces en goedkeuring

Wanneer een medewerker een artikel selecteert in de interne catalogus, stuurt het systeem automatisch een melding naar de budgethouder. Deze kan de aanvraag met één klik goedkeuren. Vervolgens gaat de bestelling direct door naar de leverancier. Losse mails en aparte fiatteringen zijn overbodig. Alle betrokkenen kennen hun rol, waardoor het proces eenvoudig en overzichtelijk is.

3. Factuurmatching en betalingen

Nadat de medewerker een bestelling heeft geplaatst, stuurt de leverancier een factuur. Deze komt automatisch binnen in het systeem, dat de gegevens vergelijkt met de bijbehorende order. Wijken de aantallen en bedragen af, dan krijg je hiervan een seintje. Zo kan jij tijdig bijsturen.

Is er een match, dan is het eigenlijk alleen even wachten op de levering. Zodra deze binnen is, kan de factuur automatisch betaald worden. Handmatige controles behoren hierdoor tot het verleden!

4. Voorraadbeheer en herhaalbestellingen

Hoeveel artikelen zijn er nog op voorraad? Dreigt een bepaald item bijna op te raken? Met e-procurement kan je dit automatisch bijhouden. Het systeem vraagt je een seintje wanneer het tijd is om bij te bestellen.

Als je een artikel eerder hebt aangeschaft, kan je bovendien heel eenvoudig een herhaalbestelling plaatsen. Het is niet nodig om alle gegevens opnieuw handmatig in te voeren. Bijbestellen doe je dus heel simpel en snel.

De voordelen op een rij: zó profiteer je van e-procurement

Efficiënte en snelle werkwijze
Losse bonnen en raadsels rondom bestellingen? Daar hoef je je niet meer druk om te maken. Met e-procurement bespaar je tijd en voorkom je fouten.

Meer controle, minder fouten
Wie heeft wat besteld bij welke leverancier — en waarom? Die vraag kan je altijd beantwoorden. Je hebt realtime inzicht in lopende bestellingen, voorraden en budgetten. Daardoor heb je grip op het volledige inkoopproces, van bestelling tot betaling. En omdat je veel handmatige handelingen — zoals factuurmatching — automatiseert, breng je het foutgehalte flink omlaag.

Kosten besparen én leveranciersrelaties versterken
Omdat je slim gebruikmaakt van prijsafspraken en contracten, bestel je altijd volgens de gemaakte afspraken. Zo voorkom je dure (spoed)bestellingen, die tot chaos leiden en de druk op de financiële administratie verhogen. Bovendien bouw je sterke relaties op met je leveranciers.

Continuïteit en duidelijkheid
Is een bepaalde medewerker op vakantie? Of heb je net iemand aangenomen die nog niet weet hoe het inkoopproces werkt? Geen probleem. Het systeem ondersteunt medewerkers bij elke stap.

Optimalisatiemogelijkheden door inzicht
Data? Die sla je automatisch op. Zo kan je rapportages draaien om leveranciersprestaties te analyseren. Maar je kan ook besluiten om factuurmatching eens onder de loep te nemen. Hoeveel matches waren er in de afgelopen periode? En wat is de oorzaak van de mismatches? Door dit soort zaken te bekijken, kan je je processen verder optimaliseren.

Meer weten?

Plan hier je demo!

Ontdek de voordelen

Efficiënte en snelle werkwijze
Meer controle, minder fouten
Versterk leveranciersrelaties

Optimalisatieslag?

Ben je benieuwd hoe je e-procurement slim kan inrichten in jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je.

Plan je demo Bel ons

Terug naar overzicht