E-procurement: op naar een optimaal inkoopproces!

Wat is e-procurement eigenlijk precies?

E-procurement omvat het volledige digitale inkoopproces van je organisatie. Dat begint bij de selectie van leveranciers en eindigt bij de betaling van facturen. Onder de noemer ‘e-procurement’ vallen dus flink wat processen. Enkele voorbeelden: bestellen, contractbeheer, matching en facturen fiatteren.

Richt je e-procurement goed in, dan verloopt het hele traject gecoördineerd. Geen losse mails, papieren bonnen of (achteraf niet-traceerbare) telefoontjes meer. En daarom ook geen verrassingen op de crediteurenafdeling omdat een medewerker ‘even snel’ buiten het systeem om een artikel besteld heeft. Kort gezegd, e-procurement helpt je om grip en structuur aan te brengen in een veelomvattend proces dat van oudsher behoorlijk versnipperd is!

Kantoorartikelen of een nieuwe bureaustoel nodig? Die bestellen medewerkers vaak zelf, via hun favoriete webshop of middels een kort telefoontje naar de leverancier. Dat lijkt heel makkelijk. Maar ondertussen stapelen de bonnetjes, pakbonnen en facturen zich op. Voor je het weet, lopen ze door elkaar of ben je ze kwijt. En het overzicht? Dat is ver te zoeken.

Veel organisaties worstelen met het stroomlijnen van hun inkoopprocessen. Gelukkig is er een oplossing: e-procurement. Hiermee krijg je grip op alles wat met bestellen, leveren, goedkeuren en betalen te maken heeft.

Wil je weten wat e-procurement inhoudt en hoe jij ervan profiteert? Dat leggen we uit in deze blogpost!

Een wereld van mogelijkheden: welke processen kan je optimaliseren?

1. Leveranciersselectie en contractbeheer

Goede afspraken met leveranciers vormen het fundament van e-procurement. Via contractbeheer leg je deze vast. Alle informatie rondom artikelen, prijzen en levertijden koppel je aan een interne catalogus. Zo weten medewerkers precies wat ze waar kunnen bestellen. Veel systemen bieden ook de mogelijkheid om van daaruit door te klikken naar de website van een leverancier, zodat medewerkers hier hun bestelling kunnen plaatsen. Zodra zij dit gedaan hebben, keren ze automatisch terug naar jouw systeem. Wel zo handig!

2. Bestelproces en goedkeuring

Wanneer een medewerker een artikel selecteert in de interne catalogus, stuurt het systeem automatisch een melding naar de budgethouder. Deze kan de aanvraag met één klik goedkeuren. Vervolgens gaat de bestelling direct door naar de leverancier. Losse mails en aparte fiatteringen zijn overbodig. Alle betrokkenen kennen hun rol, waardoor het proces eenvoudig en overzichtelijk is.

3. Factuurmatching en betalingen

Nadat de medewerker een bestelling heeft geplaatst, stuurt de leverancier een factuur. Deze komt automatisch binnen in het systeem, dat de gegevens vergelijkt met de bijbehorende order. Wijken de aantallen en bedragen af, dan krijg je hiervan een seintje. Zo kan jij tijdig bijsturen.

Is er een match, dan is het eigenlijk alleen even wachten op de levering. Zodra deze binnen is, kan de factuur automatisch betaald worden. Handmatige controles behoren hierdoor tot het verleden!

4. Voorraadbeheer en herhaalbestellingen

Hoeveel artikelen zijn er nog op voorraad? Dreigt een bepaald item bijna op te raken? Met e-procurement kan je dit automatisch bijhouden. Het systeem vraagt je een seintje wanneer het tijd is om bij te bestellen.

Als je een artikel eerder hebt aangeschaft, kan je bovendien heel eenvoudig een herhaalbestelling plaatsen. Het is niet nodig om alle gegevens opnieuw handmatig in te voeren. Bijbestellen doe je dus heel simpel en snel.