Spring naar content

Elektronisch factureren verplicht: wat moet je weten?

Wil je zakendoen met de overheid, dan is elektronisch factureren verplicht. Dit gaat veel verder dan het versturen van een pdf-factuur. Een e-factuur is een digitaal document met een vaste structuur die middels wetgeving is vastgelegd. De achterliggende gedachte: als iedereen zich aan de richtlijnen houdt, bespaar je samen geld en tijd én zal het aantal fouten sterk afnemen. Zo kan de verwerking van inkomende facturen automatisch en nauwkeuriger verlopen. Een mooi idee – en daarom hebben verschillende partijen hier inmiddels vorm aan gegeven. De vraag is: wat betekent elektronisch factureren nu precies voor jóu?

Hoe werkt elektronisch factureren?

Laten we eerst een belangrijk misverstand uit de weg ruimen. De termen ‘e-factuur‘ en ‘digitale factuur’ worden vaak onterecht door elkaar gebruikt. Wat is het verschil? Een e-factuur is een systematisch opgebouwd digitaal bestand dat elektronisch kan worden verwerkt vanuit het ene geautomatiseerde systeem in het andere. Een digitale factuur, daarentegen, is een digitaal bestand dat níet geautomatiseerd kan worden verwerkt.

Als je een zuiver xml-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen: de herkenning is bijvoorbeeld al goed omdat je een zuiver digitaal document ontvangt. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle e-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Zover is het echter nog niet. Momenteel is er sprake van verschillende formaten. Dit betekent dat je moet bedenken hóe je al die e-facturen op een uniforme manier in je proces krijgt zodat dit kan dóórlopen.

En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je deze alsnog optimaal moeten verwerken volgens een proces dat specifiek is voor jouw organisatie. Uiteindelijk moet elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem worden verwerkt. Vervolgens moeten een of meerdere mensen binnen je organisatie de factuur fiatteren. Hoe pak je dit allemaal aan?

E-facturen verwerken: wat heb je nodig?

Het is onmogelijk om een standaardstructuur af te spreken voor de manier waarop je een factuur moet boeken. Voor elektronisch factureren heb je dus óók nog steeds een goed systeem voor inkoopfactuurverwerking en -fiattering nodig. Bij voorkeur geeft deze oplossing je óók een signaal wanneer er bijvoorbeeld een afwijkende e-factuur binnenkomt.

Kortom, elektronisch factureren vereist goede tooling die je ná de herkenning helpt bij de verwerking van e-facturen. Wil jij hier meer over weten? Neem gerust contact op met WhiteVision. We leggen je graag uit hoe je ál jouw e-facturen op eenzelfde manier kunt laten binnenkomen in je organisatie!

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

april 2024

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen

123