Elektronisch factureren verplicht: wat moet je weten?
Wil je zakendoen met de overheid, dan is elektronisch factureren verplicht. Dit gaat veel verder dan het versturen van een pdf-factuur. Een e-factuur is een digitaal document met een vaste structuur die middels wetgeving is vastgelegd. De achterliggende gedachte: als iedereen zich aan de richtlijnen houdt, bespaar je samen geld en tijd én zal het aantal fouten sterk afnemen. Zo kan de verwerking van inkomende facturen automatisch en nauwkeuriger verlopen. Een mooi idee – en daarom hebben verschillende partijen hier inmiddels vorm aan gegeven. De vraag is: wat betekent elektronisch factureren nu precies voor jóu?
Hoe werkt elektronisch factureren?
Laten we eerst een belangrijk misverstand uit de weg ruimen. De termen ‘e-factuur‘ en ‘digitale factuur’ worden vaak onterecht door elkaar gebruikt. Wat is het verschil? Een e-factuur is een systematisch opgebouwd digitaal bestand dat elektronisch kan worden verwerkt vanuit het ene geautomatiseerde systeem in het andere. Een digitale factuur, daarentegen, is een digitaal bestand dat níet geautomatiseerd kan worden verwerkt.
Als je een zuiver xml-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen: de herkenning is bijvoorbeeld al goed omdat je een zuiver digitaal document ontvangt. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle e-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Zover is het echter nog niet. Momenteel is er sprake van verschillende formaten. Dit betekent dat je moet bedenken hóe je al die e-facturen op een uniforme manier in je proces krijgt zodat dit kan dóórlopen.
En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je deze alsnog optimaal moeten verwerken volgens een proces dat specifiek is voor jouw organisatie. Uiteindelijk moet elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem worden verwerkt. Vervolgens moeten een of meerdere mensen binnen je organisatie de factuur fiatteren. Hoe pak je dit allemaal aan?
E-facturen verwerken: wat heb je nodig?
Het is onmogelijk om een standaardstructuur af te spreken voor de manier waarop je een factuur moet boeken. Voor elektronisch factureren heb je dus óók nog steeds een goed systeem voor inkoopfactuurverwerking en -fiattering nodig. Bij voorkeur geeft deze oplossing je óók een signaal wanneer er bijvoorbeeld een afwijkende e-factuur binnenkomt.
Kortom, elektronisch factureren vereist goede tooling die je ná de herkenning helpt bij de verwerking van e-facturen. Wil jij hier meer over weten? Neem gerust contact op met WhiteVision. We leggen je graag uit hoe je ál jouw e-facturen op eenzelfde manier kunt laten binnenkomen in je organisatie!
