Factuurverwerking 101: jouw spiekbriefje voor de belangrijkste termen en afkortingen

AI (Artificial Intelligence)

Dat houdt in dat bepaalde software zelf data interpreteert (conform de ontworpen algoritmes). Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om factuurgegevens met een zeer hoge betrouwbaarheid te herkennen en uit te lezen, eigenlijk zoals een mens dat doet. En in combinatie met Machine Learning leert en ontwikkelt het algoritme zich op basis van correcties en aanpassingen.

API-koppeling

Een softwarebrug, of softwarekoppeling tussen systemen. API staat voor Application Programming Interface. Zo praat Factuurportal met jouw ERP of boekhoudpakket.

Coderen

De kosten op de juiste manier boeken in de administratie bij de juiste kostensoort en grootboekrekening; op de juiste afdeling of kostenplaats.

ERP-systeem (Enterprise Resource Planning)

Software die bedrijfsprocessen beheert en integreert. Denk aan financiën, HR, logistiek. Factuurportal koppelt hier naadloos mee en automatiseert het gehele factuurverwerkingsproces.

Factuurfraude

Een vorm van cybercriminaliteit. Er zijn twee verschillende typen factuurfraude. Vervalste facturen waar het IBAN van de crediteur wordt aangepast naar dat van de fraudeur. En spookfacturen, een factuur waar geen prestatie tegenover staat. Met Factuurportal voorkom je dit eenvoudig. Veiligheid staat voorop.

ISO27001

De internationale standaard voor informatiebeveiliging. Deze norm biedt richtlijnen om het beveiligen van informatie goed te regelen, met als doel om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie binnen je organisatie zeker te stellen. Factuurportal voldoet hier uiteraard aan. Jouw data is veilig.

Matching

Het vergelijken van factuur, bestelling en levering. Belangrijk voor controle, maar vaak tijdrovend. Zeker als er veel bestel- en factuurregels aan de orde zijn. Automatisering helpt.

OCR (Optical Character Recognition)

Een verouderde ‘scan- en herkentechniek’ die gescande facturen omzet naar tekst. Foutgevoelig en arbeidsintensief. Wij doen het anders.

Peppol Access Point

Een Peppol Access Provider stelt je in staat om e-facturen op een snelle en veilige manier uit te wisselen met verschillende organisaties via het internationale Peppol-netwerk.

Pdf-factuur

Pdf staat voor Portable Document Format (Draagbaar Documentformaat). Dit is de meest voorkomende factuurvorm. Pdf is een universele bestandsindeling waarmee lettertypen, afbeeldingen en lay-out van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document is gemaakt. Maar om de gegevens eruit te halen, heb je slimme technologie nodig.

Regelherkenning

Het uitlezen van factuurregels, dus niet alleen de totaaltelling, maar ook de details. Moeilijk vanaf een pdf, maar Factuurportal kan het.

RPA (Robotic Process Automation)

Robotics is een vorm van automatisering waarbij de robot (de computer) de al bestaande programma’s gebruikt en aanstuurt. Slim, snel en foutloos.

SAAS (Software as a Service)

Geen applicaties lokaal installeren, maar werken vanuit de Cloud. Factuurportal is volledig SAAS. Veel makkelijker!

UBL-factuur

Een factuur in Universal Business Language; een gestandaardiseerde digitale ‘taal’ waarin documenten opgesteld kunnen worden. Een UBL-factuur wordt ook wel een e-factuur genoemd. Het is een digitale factuur die volgens een serie afspraken in een standaard XML-formaat is opgebouwd. Altijd dezelfde structuur, dus makkelijk te verwerken. De basis voor betrouwbare digitale factuurverwerking.

XML-factuur

Een bestandstype opgesteld in de zogeheten Extensible Markup Language; een standaard van formele opmaaktalen waarmee gestructureerde gegevens weergegeven kunnen worden in de vorm van platte tekst (letters, cijfers, leestekens en spaties). Handig, want de data is al digitaal. Minder handig: niet elk systeem leest XML op dezelfde manier.