Inkoopproces automatiseren: hoe richt je de processen van de inkoopafdeling efficiënter in?
Een efficiënt inkoopproces is veel waard. Je behoudt het overzicht, versnelt transacties, vermindert handmatige handelingen en minimaliseert fouten. Daarnaast leg je een fundament voor kostenbesparingen en strategische besluitvorming. Zéker als de inkoopafdeling en de financiële administratie hun processen op elkaar afstemmen. Maar wie anno 2023 efficiënter wil werken, kan dat eigenlijk niet doen zonder de mogelijkheden van technologie te omarmen. Het inkoopproces automatiseren is dé oplossing voor organisaties die een efficiëntieboost willen realiseren. De vraag is: waar en hoe begin je?
Hoe ziet het gehele inkoopproces eruit?
Laten we eerst eens bekijken hoe het gehele inkoopproces — ook wel het ‘purchase-to-pay-proces’ genoemd’ — eruitziet.
Inkopen start met een inventarisatie: je bepaalt welke producten of diensten jouw organisatie nodig heeft. Een zorgvuldige analyse helpt je om de inkoopbehoefte te bepalen. Deze moet je wel specifiek omschrijven. In je specificatie neem je de eisen van je organisatie op, evenals de manier waarop je hieraan kunt voldoen. Oftewel, je beschrijft waar je de benodigde goederen of diensten kunt verkrijgen.
Vervolgens bestel je de producten of diensten die jouw organisatie momenteel nodig heeft, waarna de leverancier aan de slag gaat met het prepareren en leveren van jouw order. In deze fase is het cruciaal om het contract goed te bewaken. Houdt de leverancier zich aan de gemaakte afspraken? Dit moet je op verschillende niveaus in de gaten houden: van levering tot betaling. Je wilt bijvoorbeeld nagaan of de bestelling tijdig en in haar volledigheid aankomt. En dit alles moet je uiteraard snel en correct in je ERP-systeem verwerken. Alleen zo kun je eventuele fouten op tijd corrigeren en verbeterpunten met de leverancier bespreken (bijvoorbeeld voor een volgende keer).
Inkoop automatiseren: stem je proces af op dat van de financiële administratie!
Zoals blijkt uit het hierboven beschreven proces, is een afstemming tussen de inkoopafdeling en de financiële administratie essentieel voor een efficiënt, succesvol inkoopproces. Als deze twee teams de krachten bundelen, verlopen de zaken soepeler en heb je een stevige fundering voor een gezonde bedrijfsvoering.
Zoals we in de inleiding al geschreven, is ‘automatisering’ een sleutelwoord wanneer je efficiënter wilt werken. Maar waarom is dat eigenlijk precies zo? We leggen het je uit door de twee processen te bespreken waarmee je je ‘automatiseringsreis’ het best kunt starten!
1. Inkoopfacturen verwerken
Inkoopfactuurverwerking is een proces waar zowel de inkoopafdeling als de financiële administratie bij betrokken is. Van oudsher is dit foutgevoelig en tijdrovend: hoe meer handmatige handelingen je moet verrichten, hoe lager de efficiëntie. Verwerk je facturen (deels) handmatig, dan krijg je vaak met een hoop problemen te maken. Denk aan overtypfouten, een vertraagde accordering, weggeraakte facturen en verlate betalingen.
Deze struikelblokken in je proces ga je te lijf met een slimme totaaloplossing. Daarmee komt er geen handmatig tikwerk meer te pas aan het verwerken van facturen in je ERP-systeem. Als je daarnaast ook nog gebruikmaakt van geautomatiseerde workflows (door workflow-software te implementeren), wordt het proces nóg een stuk eenvoudiger en sneller. Je bespaart tijd, verhoogt de transparantie, vermindert de kans op fouten en hebt een helder financieel overzicht. Zo kunnen beide betrokken afdelingen de zaken veel beter stroomlijnen.
2. Bevestigingen van inkooporders matchen aan facturen
Als je de verwerking van inkooporderbevestigingen verplaatst naar het begin van het proces, kan je eventuele afwijkingen vroeg signaleren. Dit kunnen bijvoorbeeld onverwachte extra kosten of prijsverschillen zijn — en die brengen soms aanvullende taken met zich mee. Merkt de financiële administratie deze vrijwel direct na het afronden van de bestelling op, dan kan je ze snel afwerken.
Hoe je dit snelle inzicht verkrijgt? Door het verwerken van orderbevestigingen te optimaliseren. En ook dat doe je door het proces te automatiseren.
Inkoop optimaliseren: wat zijn de voordelen van het automatiseren van inkoopprocessen?
Werk efficiënter
Als je minder tijd besteedt aan handmatig repetitief werk, heb je meer ruimte voor uitdagende taken. Daar word je gelukkiger van. En je voegt zo meer waarde toe voor de organisatie.
Optimaliseer het besluitnameproces rondom bedrijfsuitgaven
Wanneer de inkoopafdeling en de financiële administratie allebei inzicht en overzicht hebben, kunnen zij het besluitnameproces rondom bedrijfsuitgaven optimaliseren.
Reduceer fouten
Een menselijke (overtyp)fout schuilt in een klein hoekje, vooral wanneer je urenlang handmatig werk verricht. Gebruik je een slimme totaaloplossing die factuurgegevens razendsnel herkent, dan schrap je deze repetitieve taak van je to-do-lijst. En met een factuur-matching-platform is het veel makkelijker om fouten te detecteren en elimineren. De juiste software geeft namelijk automatisch een signaal wanneer de inkooporder en de factuur niet overeenkomen.
Bespaar kosten
Wanneer je menselijke fouten bij financiële transacties minimaliseert, levert dat een ander voordeel op: je voorkomt veel extra kosten. Denk bijvoorbeeld aan boetes voor verlate betalingen.
Het inkoopproces automatiseren om handmatige handelingen te minimaliseren?
Met een betrouwbare totaaloplossing optimaliseer je belangrijke processen én kan je een papierloze administratie opzetten. Een goede softwareleverancier biedt tevens aanvullende functionaliteiten, zoals een matching-module waarmee je orderbevestigingen automatisch verwerkt.
Wil je jouw proces slimmer inrichten?
We denken graag met je mee. Plan vrijblijvend een demo met ons in of neem contact met ons op voor verdere vragen!
