Barli
Barli is gespecialiseerd in modulaire bouwsystemen en bouwt deze uit hout. In de eigen megawerkplaats in Uden werkt het bedrijf op zeer efficiënte wijze aan duurzame vakantiehuizen, woningen en appartementen. Van (semi)permanente tot tijdelijke huisvesting: het gedreven topteam van houtbouwers, The Blue Army, zet samen razendsnel volledige projecten op. Met zijn modulaire houtbouwmethode en kneedbare woningconcept Barli Base laat het bedrijf zien dat bouwen duurzamer en efficiënter kan. Ruim 30 jaar geleden was Barli al een pionier in prefab bouwen. En vandaag de dag is het nog steeds een vernieuwer in de branche.
De behoefte
Barli wordt steeds groter. Dit betekent dat het aantal inkomende facturen toeneemt. Het bedrijf werkte reeds met een scan- en herken-oplossing, maar deze voldeed op een gegeven moment niet meer aan de eisen van het bedrijf. Er waren nog te veel handelingen nodig om inkoopfacturen te verwerken, onder andere doordat de toenmalige OCR-software niet aansloot op ERP-systeem 4PS. Barli had behoefte aan een naadloze koppeling die repeterend werk écht tot een minimum zou beperken. Daarom ging het op zoek naar een andere automatiseringsoplossing.
De oplossing
Een medewerker had in het verleden met Whitevision gewerkt en was zeer positief over de totaaloplossing. Enig vooronderzoek wees uit dat Whitevision een partner was van 4PS. De twee systemen bleken uitstekend op elkaar aan te sluiten. Daarnaast was het bedrijf erg enthousiast over het zelflerende vermogen van Whitevision: dit zou veel tijd besparen in het inkoopfactuurverwerkingsproces. Deze voordelen resulteerden in een concrete beslissing: Barli maakte de overstap naar Whitevision.
De voordelen van Whitevision
- Aanzienlijke tijdbesparing door zelflerende software.
- Efficiëntie boost door de vele opties om handmatige handelingen te automatiseren.
- Gestroomlijnd accorderingsproces met de Whitevision Workflow.
- Soepel en gecoördineerd implementatieproces.
- Uitstekend supportteam dat vragen zeer snel oppakt en updates geeft omtrent de voortgang van de afhandeling.
“Wij besparen ontzettend veel tijd met het zelflerende systeem van Whitevision,” zegt Miriam de Kroon, financieel medewerker bij Barli. “Je begint al met een hoge herkenning. Maar als je de software goed traint, krijg je facturen op den duur helemaal niet meer te zien!”
Dit is het eerste systeem waarmee Miriam op deze manier werkt: “Met Whitevision hebben wij een efficiëntie boost gerealiseerd, omdat het erg veel mogelijkheden biedt. Een voorbeeld: recentelijk hebben wij besloten om facturen die niet aan onze eisen voldoen, terug te sturen naar leveranciers. Wat bleek? Binnen Whitevision bestaat een optie om hiervoor een template te gebruiken. Je hoeft de e-mail slechts één keer op te stellen. Daarna vult Whitevision met één druk op de knop alle gegevens van de leveranciers in. De factuur wordt ook meteen bijgevoegd. Dat scheelt een hoop handmatige handelingen!”
Hoe gaat het inkoopfactuurverwerkingsproces met Whitevision precies in zijn werk? Miriam legt het uit: “Een factuur komt binnen in onze facturen-mailbox, die aan Whitevision gekoppeld is. Het OCR-systeem leest het document in en plaatst het in onze werkvoorraad. De meeste factuurgegevens zijn al getraind.
Dit betekent dat zaken zoals het leverancier-, IBAN- en factuurnummer en de betalingscondities automatisch worden ingevuld. Ik controleer alles even en vul de coderingsregel in. Ook dit laatste valt te trainen, maar hiervoor gaan wij binnen afzienbare tijd nog even om de tafel met onze Whitevision-consultant.”
Wanneer de gegevens goed staan, stuurt Miriam de factuur naar de juiste goedkeurder via de Whitevision Workflow. “Hierin zien goedkeurders in één oogopslag welke facturen er nog openstaan. Deze kunnen ze heel makkelijk accorderen of afkeuren. En als een factuur vragen oproept, is het mogelijk om via het systeem advies in te winnen bij een collega. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces. Wat het allemaal nóg handiger maakt, is dat je reminders omtrent openstaande facturen kunt instellen. Bij ons ontvangen goedkeurders tweemaal per week zo’n herinneringsbericht.”
En wat gebeurt er na accordering? “Dan gaat de code in 4PS eraf en kunnen we tot betaling overgaan. De factuur wordt ook direct digitaal gearchiveerd, zodat je haar later met één druk op de knop kan naslaan.”
Het implementatieproces verliep soepel en gecoördineerd. “In eerste instantie heeft Whitevision met ons overlegd om onze werkwijze te begrijpen,” vertelt Miriam. “Vervolgens heeft onze Whitevision-consultant het systeem voor ons ingericht en ons getraind. We gingen heel concreet met voorbeelden aan de slag. Daarbij kwamen veel zaken aan bod: hoe facturen binnenkomen, wat het systeem doet en welke stappen je zelf nog moet nemen. Dat was heel nuttig.”
Toen Miriam op dag één van de livegang met Whitevision aan de slag ging, liep zij nog tegen enkele vragen aan. Daarmee kon zij gelukkig óók bij de Whitevision-consultant terecht: “Hij is langsgekomen om alles nog eens rustig aan mij uit te leggen. Uiteindelijk bleek het allemaal enorm mee te vallen. De leercurve is niet groot. Ik werk nu prima met het systeem!”
Ook nu Barli volop met de oplossing van Whitevision werkt, is Miriam absoluut te spreken over de samenwerking. “Wanneer ik een vraag inschiet via het klantportaal, pakt het supportteam deze erg snel op. Als het kan, handelt Whitevision het euvel dezelfde dag nog af. En is er wat meer tijd nodig, dan houden de supportmedewerkers je uitstekend op de hoogte. Ze vertellen je precies wat er gaat gebeuren. Dat vind ik ontzettend goed.”
Al met al is Miriam zeer positief over Whitevision: “Sinds wij de oplossing gebruiken, hebben we meer tijd, werken we efficiënter en zijn de stapels papier van ons kantoor verdwenen. En het zelflerende vermogen van het systeem is geweldig. Voordat we Whitevision gebruikten, wist ik niet dat het mogelijk is om inkoopfacturen op zo’n effectieve manier te verwerken!”
Of Miriam Whitevision zou aanbevelen? “Jazeker!”
