BMN 

De behoefte

BMN zocht een oplossing voor de betrouwbare controle en uitlezing van pdf-facturen inclusief herkenning op regelniveau. Deze betrouwbare uitlezing is van belang om daarmee de geautomatiseerde controle, codering, matching en betaling van de facturen in het proces bij BMN mogelijk te maken. 

De factuurverwerking werd bij BMN met behulp van een traditionele ‘scan/herken’-oplossing gedaan. Deze oplossing op basis van OCR-technieken werd echter door BMN als te foutgevoelig beschouwd. Maar dat niet alleen, om de ‘data-capture’ op regelniveau mogelijk te maken, moesten handmatig veel sjablonen worden ingericht. Met een omvangrijk leveranciersbestand en een factuurvolume van ruim, 350.000 facturen per jaar was dit een veel te arbeidsintensief en tegelijkertijd kwetsbaar traject. 

En met de beoogde groei van het bedrijf zou dit alleen nog maar complexer worden. 

De oplossing

“Vanuit BMN hebben we uitgebreid marktonderzoek gedaan naar beschikbare oplossingen en hebben we uiteindelijk voor Factuurportal gekozen.

Factuurportal maakt gebruik van de data-laag van readable pdf-facturen en combineert dit met technieken als Artificial Intelligence en Machine Learning om daarmee een zo hoog mogelijke betrouwbaarheid op het uitlezen te realiseren. En het AI-model is zodanig ontwikkeld en getraind dat ze dat ook waarmaken op de uitlezing van individuele factuurregels.”

BMN had de volgende doelstellingen met de implementatie van Factuurportal:

• Foutloze ‘data-capture’ van facturen incl. regels teneinde verwerking (incl. matching) zo geautomatiseerd mogelijk te laten verlopen;
• Realiseren van een substantiële tijdsbesparing op de inkomende factuurverwerking;
• Het realiseren van een positieve businesscase.

“Factuurportal heeft ervoor gezorgd dat inmiddels nagenoeg al onze handelsfacturen nauwkeurig en foutloos op regelniveau worden uitgelezen. Dat geeft ons inderdaad de beoogde voordelen. Een flinke tijdsbesparing in ons factuurverwerkingsproces met tegelijkertijd een zeer hoge data-kwaliteit.

Ook de integratie van de factuurverwerking van nieuwe bedrijfsonderdelen gaat zeer soepel. Het AI-model herkent ook direct de benodigde data op de facturen van de nieuw toegevoegde leveranciers. Dat maakt de administratieve integratie een stuk eenvoudiger.”

De samenwerking met Whitevision

“Vanaf het begin van onze samenwerking, hebben wij het contact en de service altijd als zeer goed ervaren. Concreet en resultaatgericht, dezelfde ‘can do’ mentaliteit als we binnen BMN stimuleren. De regelmatige afstemming tussen onze crediteurenadministratie en de supportdesk van Factuurportal – over de voortgang, de stand van zaken en eventuele optimalisaties – ondersteunt de prettige en professionele ervaring.

Bij BMN hebben we zeer strakke performance eisen omtrent de factuurverwerking. Korte doorlooptijden en minimale foutmarges. Ook daarin heeft Factuurportal ons niet teleurgesteld. Het product Factuurportal is prima in staat om ons grote volume aan facturen structureel binnen de afgesproken SLA en performancecriteria te verwerken.

Bij Whitevision is de factuurverwerking in goede handen!”