Spring naar content

Braspenning

In 1978 begon Jos Braspenning zijn eigen bedrijf: Braspenning Aannemers en timmerbedrijf. Aanvankelijk hield hij zich vooral bezig met het maken van machinaal timmerwerk. Na enkele jaren pakte hij ook werkzaamheden op in nieuwbouw, verbouw en onderhoud. Begin jaren 80 startte Braspenning Aannemers en timmerbedrijf tevens met het uitvoeren van werken volgens de houtskeletbouwmethode. Op basis daarvan richtte het bedrijf zich door de jaren heen steeds meer op prefab. Met gemotiveerde eigen vakmensen streeft Braspenning Aannemers en timmerbedrijf ernaar om uitstekende kwaliteit te leveren voor een gunstige prijs. Het kleinschalige bedrijf hanteert korte communicatielijnen en hecht grote waarde aan betrokkenheid.

De behoefte

Braspenning Aannemers en timmerbedrijf werkt met een administrateur. Deze handelt de administratie van a tot z af. Met ERP-pakket BouwOffice was het altijd al handig werken, maar de inkoopfactuurverwerking verliep omslachtig. Wanneer facturen binnenkwamen, moest Aannemersbedrijf Braspenning in een Excelbestand aangeven hoe kosten geboekt moesten worden. De administrateur las deze gegevens in, waarna hij de factuur verwerkte in BouwOffice. Uit een gesprek met de ERP-leverancier bleek dat dit proces met de juiste scan- en herken-oplossing véél efficiënter kon worden afgehandeld. Braspenning Aannemers en timmerbedrijf ging op onderzoek uit.

De oplossing

Via BouwOffice kwam Braspenning Aannemers en timmerbedrijf in contact met Whitevision. Het vertrouwen in de oplossing was reeds vanaf het begin aanwezig, omdat Whitevision en BouwOffice een partnership hebben. Bovendien gaf BouwOffice aan meerdere klanten te hebben die naar tevredenheid met de koppeling van Whitevision werken. Braspenning Aannemers en timmerbedrijf nodigde een Whitevision-consultant uit op kantoor om een demo te geven. Deze viel in de smaak. De laatste stap was een praktische: het bedrijf vroeg een offerte op bij Whitevision. Toen bleek dat de prijs-kwaliteitverhouding óók nog eens uitstekend was, besloot Braspenning Aannemers en timmerbedrijf direct om met Whitevision in zee te gaan.

De voordelen van Whitevision

  1. Grotere focus op hoofdtaken omdat Whitevision zorgt voor meer efficiëntie en tijdbesparing.
  2. Geen overtypewerk meer, waardoor de kans op fouten kleiner is.
  3. Vrijwel geen papierwerk meer door digitale verwerking en opslag van inkoopfacturen.
  4. Uitstekende begeleiding tijdens én na de implementatie: Whitevision denkt met je mee en draagt razendsnel oplossingen aan.
  5. Gebruiksvriendelijke oplossing die altijd meegaat met de tijd: Whitevision doet aan continue doorontwikkeling.

“Met Whitevision werken wij efficiënter, besparen we tijd en kunnen we ons beter focussen op hoofdtaken,” zegt Jos Braspenning, mede-eigenaar van Braspenning Aannemers en timmerbedrijf. “Bovendien is er minder kans op fouten. In Excel typten we alle bedragen over. Een menselijke vergissing was zó gemaakt.” Dat Whitevision vrijwel al het papierwerk heeft geëlimineerd, vindt Jos ook fijn: “Alles wordt digitaal verwerkt en opgeslagen!”

“Door Whitevision kunnen wij ons richten op taken die er écht toe doen”

Whitevision creëert binnen Braspenning Aannemers en timmerbedrijf veel ruimte om te focussen op de taken die er écht toe doen. Jos: “De administratie moet goed worden afgehandeld. Dat hoort bij een business. Maar wij zijn makers, geen administrateurs! Daarom is het zo prettig dat we nu niet meer met Excelbestanden hoeven te werken.” Wat Braspenning Aannemers en timmerbedrijf nog wél doet, is een digitale stempel op elke factuur zetten: “Als wij bijvoorbeeld met 10 verschillende werken bezig zijn, willen we precies weten welke kosten bij welk project horen. Vandaar de digitale stempel. Maar deze kunnen we heel eenvoudig zetten, waarna het systeem zorgt dat de factuurkosten op de juiste plaats terechtkomen en een boekingsvoorstel doet. Zeer praktisch!”

“Het programma is gebruiksvriendelijk en doet wat het moet doen”

Aanvankelijk wist Braspenning Aannemers en timmerbedrijf niet exact hoe alles werkte. Maar zowel de implementatieconsultant als het supportteam van Whitevision traden op als redder in nood: “Wij zijn buitengewoon goed geholpen, zowel tijdens de implementatie als daarna. Onze consultant gaf een duidelijke rondleiding door het programma en legde stap voor stap uit hoe het systeem werkt. En het supportteam staat altijd voor je klaar. Whitevision denkt met je mee en begrijpt met welke vragen je kampt. Het team pakt problemen snel op en zorgt binnen een mum van tijd voor een oplossing.”

Hoe verloopt het inkoopfactuurverwerkingsproces bij Braspenning Aannemers en timmerbedrijf nu Whitevision geïmplementeerd is? “Facturen die binnenkomen per mail, worden ingelezen in Whitevision en klaargezet in BouwOffice. Onze administrateur logt vervolgens in op de server om na te gaan of de OCR-software alle gegevens goed heeft herkend. Vervolgens maakt hij de boeking compleet. Door Whitevision heeft hij een meer controlerende functie gekregen. Ook hij werkt dus een stuk efficiënter.”

“Whitevision heeft ons tijdens de implementatie én daarna buitengewoon goed geholpen”

Inmiddels gebruikt Braspenning Aannemers en timmerbedrijf de oplossing van WhiteVision ruim een jaar. Het oordeel van Jos: “Het programma werkt gewoon heel goed. Het doet wat het moet doen — op een begrijpelijke manier. Wij kunnen heel simpel en prettig werken met WhiteVision.”

Wat Jos betreft blijft zijn bedrijf dan ook werken met de oplossing: “Alles wordt steeds meer geautomatiseerd en Whitevision doet aan continue doorontwikkeling. Daarmee past de oplossing prima in ons bedrijf.”

Of Jos Whitevision zou aanbevelen? “Normaal ben ik daar eigenlijk heel voorzichtig mee. Maar WhiteVision durf ik absoluut aan te raden aan anderen!”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

april 2024

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen

123