Breman

De behoefte

Het inkoopfactuurverwerkingsproces verliep bij Breman handmatig. Omdat de administratie-afdeling een- tot tweemaal per week van meerdere vestigingen een stapel facturen ontving, was dit een hele klus. Zaken als betalingskortingen werden handmatig op de factuur gezet en wanneer 1 leverancier meerdere facturen tegelijk stuurde, moesten de administratief medewerkers hier 1 boekstuk van maken in Excel. Kortom, een zeer tijdrovend proces. Dat kon sneller én beter.

De oplossing

Breman startte een zoektocht naar leveranciers van oplossingen op het gebied van elektronische gegevensverwerking. Hier kwamen 5 gegadigden uit, waaronder Whitevision. Tijdens de demo van Whitevision voelde Breman direct een klik. Bovendien was de koppeling met 4PS, het ERP-systeem waarmee de organisatie werkt, een groot voordeel. Whitevision was destijds echter nog een vrij jong bedrijf – een feit dat even enige twijfel veroorzaakte. Toch wilde Breman graag met Whitevision in zee gaan. En tot op de dag van vandaag is de organisatie erg blij met haar besluit.

De voordelen van Whitevision

1. Meer efficiëntie door automatische herkenning en snelle verwerking van inkoopfacturen; enorme tijdbesparing
2. Minder fouten door de eliminatie van handmatig invoerwerk van o.a. factuur-, IBAN-, btw-, en KvK-nummer
3. Direct inzicht in facturen bij vragen van leveranciers; geen stapels papieren meer
4. Soepele communicatie en toegankelijke supportafdeling
5. Oog voor innovatie; Whitevision werkt bijvoorbeeld aan NextGen-software
6. Naadloze aansluiting op ERP-systeem 4PS Construct

“Wij verwerken vele duizenden facturen per jaar en ik vind het ontzettend fijn dat dit nu soepel verloopt,” vertelt Gert Poetsma, medewerker administratie bij Breman. “Whitevision is aanvankelijk echt met ons in gesprek gegaan om te kijken wat wij wilden en nodig hadden. Wij hebben toen aangegeven dat we een scan- en herkenmodus wensten die inkomende facturen op IBAN-, btw- én KvK-nummer zou herkennen. Whitevision heeft dit voor ons mogelijk gemaakt.”

De oplossing was de investering dan ook absoluut waard: ” Het kost natuurlijk even wat, maar we zijn er een stuk efficiënter op geworden. Met Whitevision is al het handmatige werk verleden tijd. Je hoeft geen factuurnummers meer in te voeren, wat betekent dat je ook geen typefouten meer maakt. En heeft een leverancier een vraag, dan zoek je het factuurnummer snel op in Whitevision. Wanneer je het aanklikt heb je direct inzicht in de situatie. Wij gebruiken de oplossing dus ook vaak als raadpleegscherm!”

Het verschil tussen de oude en nieuwe werkwijze is goed merkbaar binnen Breman. “Soms ontvangen we 20 facturen van dezelfde leverancier in ons postvak voor elektronische inkoopfacturen,” licht Gert toe. “Die hele stapel wordt automatisch door het systeem herkend. We hebben een aantal grote leveranciers waar we vroeger veel tijd aan kwijt waren in termen van factuurverwerking. Nu hebben we hier eigenlijk geen werk meer aan. Wanneer de betreffende vestiging de inkooporder heeft aangemaakt, zorgt Whitevision ervoor dat de factuurregels direct worden gematcht. Wij hoeven alleen nog even een controle uit te voeren.”

Zo’n controle gaat erg snel: “Binnen het systeem kunnen we selecteren op orderfacturen, die we in batches goedkeuren. Dat betekent dat we 120 facturen in 1 keer kunnen accorderen. Vroeger moesten we die 1 voor 1 invoeren in Excel!”

Omdat Breman met verschillende vestigingen werkt, was de overstap naar een scan- en herkenoplossing voor inkoopfactuurverwerking in het begin even wennen. Gert: “Het was helemaal nieuw, wat de nodige vragen opleverde. Het coördineren van alle vestigingen en betrokkenen moesten we in goede banen leiden. Dat was hard nodig, want het handmatig verwerken van al die stapels facturen was niet meer te doen. Whitevision had ons een hele goede oplossing geboden, dus we besloten er echt voor te gaan. En met resultaat: we hebben het systeem inmiddels helemaal onder de knie en zijn er zeer positief over.”

Dat de oplossing naadloos aansluit op het ERP-pakket 4PS Construct is ook heel prettig: “Een andere afdeling binnen Breman gaat over de contacten met Whitevision én 4PS Construct, maar ik heb begrepen dat de communicatie heel makkelijk verloopt. Laatst heb ik overigens zelf ervaren hoe het supportteam van Whitevision te werk gaat. We hadden toen een spoedgeval waarbij alles stillag. Elke seconde is dan natuurlijk te veel. Whitevision begreep dat en ging direct voor ons aan de slag om het probleem op te lossen. Zo’n situatie laat zien hoe prettig de samenwerking met Whitevision is.”

“Als gebruiker kan ik eigenlijk geen negatieve punten noemen met betrekking tot Whitevision,” zegt Gert. “Dat vind ik best bijzonder. Wanneer ik kijk naar wat de oplossing ons heeft gebracht – tijdwinst, efficiëntie, minder fouten – kan ik alleen maar zeggen dat ik er gewoon blij mee ben.” Gert gaat er dan ook van uit dat Breman met Whitevision blijft werken. “Ik hoor geen negatieve signalen binnen de organisatie – kreten die je verwacht wanneer de zaken níet vlekkeloos verlopen. En als de schoen eens ergens wringt, dan weet ik dat we dit gewoon met Whitevision kunnen bespreken en oplossen.” Bovendien springt Breman graag aan boord van Whitevisions innovatietrein: “Laatst was ik bij een bespreking waar Whitevision sprak over de volgende generatie software die het ontwikkelt – ‘NextGen’ heet dat. Daar werd ik wel vrolijk van!”