Cnossen Infra
Cnossen Infra heeft de ambitie om de belangrijkste aannemer van de Friese Zuidwesthoek te zijn. Dit doel willen ze realiseren door een klantgerichte focus en mee te denken met opdrachtgevers. Een onderdeel van dit meedenken is zeker ook het begrijpen van de wensen van de opdrachtgevers. Door een totaalpakket infra-oplossingen te bieden voor overheid en bedrijfsleven, met oog voor menselijkheid en duurzaamheid, is Cnossen een unieke aannemer in de branche.
De behoefte
Cnossen Infra gebruikte al een tijdje scan- en herken-software, maar het was hier niet helemaal tevreden mee. Het systeem herkende factuurgegevens en leveranciers, maar de financiële administratie van Cnossen Infra moest nog handmatige handelingen verrichten bij de inkoopfactuurverwerking. Ook miste zij de communicatie tussen de scan- en herken-oplossing en het ERP-systeem. Een efficiëntieslag was op zijn plek, dus toen Cnossen Infra overstapte naar Exact Online Bouw, besloot het om óók een nieuwe scan- en herken-oplossing te zoeken.
De oplossing
Tijdens de overstap ontdekte Cnossen Infra dat Whitevision een koppeling biedt met Exact Online Bouw. De interesse van het bedrijf was gewekt. Na een initieel contactmoment kwam een Whitevision-consultant langs om een uitgebreide demo te geven. Cnossen Infra was onder de indruk. Dat gevoel werd versterkt toen het bedrijf het kostenplaatje zag, dat een prima prijs-kwaliteitverhouding vertegenwoordigde. Cnossen Infra was overstag: het wilde met Whitevision aan de slag.
De voordelen van Whitevision
- Tijdbesparing en efficiëntie boost.
- Geavanceerde totaaloplossing die veel mogelijkheden biedt.
- Uitstekende koppeling met Exact Online Bouw
- Gebruiksvriendelijk systeem dat altijd goed werkt.
- Soepel implementatieproces en goede, snelle verlening van support.
“Wij zijn er zeker op vooruitgegaan met Whitevision,” zegt Martin van der Werf. Als medewerker financiële administratie houdt hij zich vaak bezig met inkoopfactuurverwerking, maar automatisering valt ook onder zijn takenpakket. “De totaaloplossing van Whitevision biedt veel mogelijkheden — van boeking tot grootboekrekening tot projecten. Het mooie aan de koppeling tussen Whitevision en Exact Online Bouw is de tweerichtingscommunicatie: lever- en uitvoerdersbonnen en projecten kan je in beide systemen aanroepen, waardoor je de boeking in principe klaarzet in Whitevision. In Exact Online Bouw wordt eigenlijk alleen nog automatisch een fiatteur aan de factuur gekoppeld op basis van het betreffende projectnummer.”
Wat Whitevision het bedrijf concreet heeft opgeleverd? “Meer tijd en efficiëntie! De oplossing is geavanceerd en werkt altijd goed. Bovendien is het systeem gebruiksvriendelijk. Dat zijn allemaal pluspunten.”
Een tool die enorm veel tijdbesparing heeft opgeleverd, is de SMART E-mail handler van Whitevision: “Op het moment dat facturen binnenkomen, gaat deze tool aan de slag. Facturen worden automatisch gesorteerd, bewerkt en klaargezet in Whitevision. Wij kunnen dus elk moment starten met de verwerking.”
En die verloopt doorgaans erg soepel. “De herkenning geschiedt razendsnel. En uit ervaring weet ik dat dit niet voor alle scan- en herken-oplossingen geldt. Bij sommige systemen kan je gerust een kop koffie gaan halen en een wandeling maken voordat je aan de slag kan. Bij Whitevision kan je gewoon aan de slag wanneer je wilt. Het afhandelen van de factuur verloopt daarom heel vlot. En deze staat daarna ook direct in ons ERP-pakket. De koppeling werkt echt prima. Daar ben ik heel tevreden over!”
Over het implementatieproces is Martin erg te spreken. “Onze Whitevision-consultant zorgde dat alles uitstekend verliep. Hij kwam bij ons op locatie om alles in te richten en nam diverse scenario’s met mij door, zodat wij goed voorbereid waren op de livegang. Aanvankelijk liepen we tegen enkele vragen aan, maar deze heeft hij heel goed opgelost. En toen de oplossing stond, bleken we er makkelijk mee te kunnen werken.”
In anderhalf jaar tijd heeft Cnossen Infra slechts tweemaal een vraag hoeven te stellen aan Whitevisions supportteam. “Het systeem werkt gewoon prima. Maar die twee keren heeft Whitevision ons zeer snel en goed geholpen.”
Martin benadrukt dat dit niet vanzelfsprekend is: “Wij hebben ook te maken gehad met supportafdelingen van andere partijen. Soms gaat er flink wat tijd voorbij voordat je een reactie krijgt. Maar Whitevision liet razendsnel wat van zich horen. Dat schept vertrouwen, want zo weet je dat je vraag in behandeling is genomen.”
Martin zou andere bedrijven absoluut aanraden om óók op de ’documentverwerkingstrein’ van Whitevision te stappen. “Met een scan- en herken-programma moet je goed en intuïtief kunnen werken. Whitevision is gebruiksvriendelijk, snel en stabiel. De oplossing voldoet aan alle eisen die je aan OCR-software stelt!”
Of Cnossen Infra voorlopig met Whitevision denkt te blijven werken? “Jazeker,” zegt Martin. “Sterker nog, onze huidige oplossing riekt naar meer. Momenteel gebruiken we de software puur voor inkoopfactuurverwerking, maar misschien willen we in de toekomst ook andere processen oppakken. Whitevision biedt veel mogelijkheden binnen het pakket, dus wie weet wat we nog verder gaan automatiseren?”
