De Klerk

De behoefte 

Voor een aannemingsbedrijf als De Klerk is de financiële vastlegging best een uitdaging. Er is veel gaande op het gebied van materieel, urenregistratie en verloning. Al enkele jaren is het doel: zo efficiënt mogelijk werken tegen maximale betrouwbaarheid. Intern had De Klerk in dat kader reeds een flinke efficiëntieslag gemaakt. Maar toen de bestaande factuurafhandeling werd uitgefaseerd en het alternatief niet aan de wensen rondom factuurverwerking voldeed, dook De Klerk in de wereld van factuurverwerkingsoplossingen. Het was tijd voor een nieuw systeem

De oplossing

Allereerst schreef De Klerk een visie rondom factuurafhandeling uit. Het doel: facturen zo efficiënt en simpel mogelijk verwerken. Vanuit die gedachte voerde het bedrijf gesprekken met diverse softwareleveranciers, waaronder Whitevision. Aanvankelijk koppelde Whitevision nog niet met Metacom, het ERP-systeem van De Klerk. Dat was een voorwaarde voor het aannemingsbedrijf om met een leverancier in zee te gaan, dus Whitevision ging nog even on hold. Maar toen Whitevision de koppeling met Metacom samen met Ploegam realiseerde, besloot De Klerk de sprong te wagen: het bedrijf koos voor Whitevision.

De voordelen van Whitevision

• Crediteurenadministratie legt facturen slechts één keer vast.
• Whitevision herkent en verwerkt álle factuurformaten.
• Fiatteurs geven met één druk op de knop akkoord via de Whitevision-app.
• Het implementatieproces verliep soepel qua communicatie én doorlooptijd.
• Whitevision biedt een gebruiksvriendelijke oplossing die aan de wensen voldoet.
• Ruimte voor doorontwikkeling in co-creatie met Whitevision.
• Whitevision is een betrouwbare partner die beloftes nakomt.

“Whitevision is een betrouwbare partij die beloftes waarmaakt,” zegt Koen Cornelissen, business controller bij De Klerk. Hij is nu ongeveer zes jaar werkzaam bij het aannemingsbedrijf en heeft in die periode samen met een collega een stevige basis voor méér efficiëntie en automatisering gelegd.

Voorheen vergde het proces van De Klerk behoorlijk wat handelingen. Koen: “Wanneer een factuur binnenkwam in de facturenmailbox, sleepten we deze handmatig naar een mapje. We controleerden of de factuur aan de voorwaarden voldeed, lieten de OCR-engine gegevens herkennen, exporteerden het document, lazen XML-facturen in ons ERP-systeem in, checkten handmatig of alles klopte en wezen de factuur toe aan de juiste fiatteurs. In totaal hadden we één factuur vier à vijf keer in handen. Dat moest écht anders.”

De wens van De Klerk: een factuurverwerkingsoplossing die álle formaten (van XML en PDF tot Peppol) automatisch herkent en verwerkt. “We wilden een slimme ‘trechter’ die al onze inkomende facturen aan zou kunnen,” zegt Koen. “Toen ik met Remco en Erik om de tafel ging, had ik best wat vragen. Hun antwoorden gaven mij veel vertrouwen. Toen zei ik: ‘Laten we aan de slag gaan. Bewijs ons dat jullie dát wat jullie zo mooi vertellen, ook kunnen waarmaken.’ En dat heeft Whitevision gedaan!”

De implementatie verliep soepel. Volgens Koen had dat onder andere te maken met de uitstekende intake die Whitevisions Remco Bedaf met De Klerk doorliep. “Samen hebben we de verschillende bv’s en workflows van De Klerk doorgenomen,” vertelt Koen. “Dat was een goede basis voor een geslaagd project.”

De Klerk had zelf 50 testscenario’s uitgeschreven waar Whitevision aan moest voldoen voordat we live konden gaan. “Er kwam een showstopper uit,” zegt Koen. “Die hebben we samen met Remco snel en goed opgelost. Het was heel fijn schakelen. Daardoor konden we in een behoorlijk korte tijd live gaan: binnen twee maanden draaide Whitevision. Het proces verliep best geruisloos. Natuurlijk is het even wennen wanneer je met een nieuw systeem gaat werken. Maar al met al hebben we de fiatteurs slechts twee mails hoeven te sturen over Whitevision. Daarin stonden de inloggegevens en enkele filmpjes.”

Hóe Whitevision precies werkt? Dat legt Koen haarfijn uit: “Wij ontvangen facturen nog steeds in onze centrale mailbox, maar we hoeven daar niets meer te doen. Dat geldt trouwens óók voor Peppol-facturen. Deze komen terecht bij de serviceprovider: Whitevision. Hoe een factuur ook binnenkomt, Whitevision herkent de afzender en koppelt er de juiste gegevens aan. Vervolgens komt de factuur terecht in hubl. Heel handig, want een SaaS-oplossing was voor ons ook een voorwaarde. Ligt er een bon ten grondslag aan de factuur, dan herkent Whitevision deze om hem te matchen. Ook regelherkenning neemt het systeem voor zijn rekening.”

Tot dit moment is er nog geen medewerker van De Klerk aan het proces te pas gekomen. “De crediteurenadministrateur krijgt de factuur slechts één keer onder ogen,” zegt Koen. “Dat is wanneer Whitevision de factuur volledig heeft klaargezet in een map. Onze administrateur voert dan een visuele controle uit en klikt op ‘verwerken’, waarna de factuur langs de fiatteurs gaat. Ook zij kunnen met één druk op de knop hun akkoord geven. Ons proces is er een stuk efficiënter op geworden!”

Inmiddels werkt De Klerk bijna een half jaar met Whitevision. Koen is tevreden met het resultaat: “Het systeem moest eerst natuurlijk leren welke facturen wij binnenkrijgen. Dat vergde wat training. Maar we hadden een stevige basis: we hadden grootboekrekeningen en leveranciers goed vastgelegd in ons ERP-systeem. Dat heeft echt geholpen.”

Omdat Koen altijd bezig is met doorontwikkeling, stelde hij al snel voor om een wijziging door te voeren in de interface. “De verbeterslag hebben we gedeeltelijk samen met Whitevision gedaan,” vertelt hij. “Remco stuurde mij documentatie, ik heb de code geschreven en Whitevision heeft deze gevalideerd. Dat we zulke zaken in samenspraak kunnen oppakken, vind ik fijn. Whitevision is een betrouwbare partner waar je samen mee optrekt. Dat is essentieel wanneer het gaat om factuurverwerking, want dat is voor ons een primair proces. Daarnaast zitten wij qua waarden en cultuur echt op één lijn met Whitevision. Als familiebedrijf kiezen wij zorgvuldig leveranciers uit die bij ons passen. Bij Whitevision heeft het van meet af aan goed gevoeld!”