De Zellingen

De behoefte

Toen De Zellingen overstapte op ERP-pakket AFAS, concludeerde het dat een koppeling met een goede scan- en herken-oplossing onmisbaar zou zijn voor een efficiënt inkoopfactuurverwerkingsproces. Handmatige taken als overtypewerk wilde de organisatie koste wat het kost vermijden. Zij stelde dan ook bepaalde voorwaarden aan een OCR-systeem. Deze moest inkoopfacturen ophalen uit de facturen-mailbox, een hoog herkenningsgehalte hebben, zelflerend zijn én inkooporders matchen. Met deze duidelijke eisenlijst ging De Zellingen op zoek naar de juiste automatiseringsoplossing.

De oplossing

De Zellingen ging niet over één nacht ijs. De organisatie verkende de voor- en nadelen van diverse oplossingen. Zij vergeleek de mogelijkheden, het flexibiliteitsgehalte en de kosten zorgvuldig met elkaar. Na demo’s van diverse OCR-partijen te hebben gehad, concludeerde De Zellingen dat Whitevision de meeste opties te bieden had. Specifieke verzoeken konden zonder veel maatwerk en extra kosten worden ingeregeld. Na een goed doordacht proces hakte De Zellingen de knoop door: het ging met Whitevision in zee.

De voordelen van Whitevision

1. Meer tijd en efficiëntie.
2. Geen handmatig overtypewerk meer.
3. Hoog herkenningsgehalte dat almaar beter wordt door het zelflerende vermogen van de slimme OCR-software.
4. Naadloze koppeling met AFAS.
5. Uitstekende ondersteuning vanuit Whitevision, zowel tijdens als na de implementatie.

“Whitevision heeft ons veel tijd en efficiëntie opgeleverd,” zegt Miranda Zuidam, medewerker op de financiële administratie van De Zellingen. “Voorheen verrichtten wij veel typewerk. Dat heeft de OCR-oplossing nu van ons overgenomen. Wij hoeven de voorgestelde boeking alleen nog even na te lopen.”

Hillian Hekkert, manager salaris- en financiële administratie, vult aan: “In principe herkent het systeem een factuur volledig. In dat geval hoef je niets aan te passen. Maar als het bepaalde factuurgegevens niet direct herkent, hoef je het slechts één keer te trainen. Omdat Whitevision zelflerend is, onthoudt het dit voor de volgende keren. Bovendien attendeert de software je op ongebruikelijke zaken. Dat is heel handig!”

Bij De Zellingen ging de livegang van Whitevision gepaard met een procesoptimalisatie. Hillian: “Gaandeweg hebben wij besloten om onze oude methodes, zoals het coderen van facturen met de hand, los te laten. Met de hulp van Whitevision is het ons gelukt om ons verwerkingsproces verder te automatiseren. Whitevision is heel flexibel wanneer je met organisatie specifieke verzoeken komt. Als zorgorganisatie ontvangen wij bijvoorbeeld facturen met én zonder btw, waarvoor aparte verwerkingsmethodes nodig zijn. En naast de kosten die op een factuur staan, moeten wij ook het aantal gewerkte uren nauwkeurig bijhouden. Whitevision kon dit soort zaken relatief eenvoudig inrichten.”

Dit heeft geresulteerd in een soepel, efficiënt factuurverwerkingsproces: “De SMART E-mail handler van Whitevision haalt binnengekomen facturen uit onze facturen-mailboxen om ze te sorteren en bewerken. Met dit stukje automatisering aan het begin van het proces winnen wij al veel tijd. Vervolgens herkent het slimme scan- en herken-systeem de factuurgegevens en maakt het een voorstelboeking. De herkenning is hoog en wordt almaar hoger vanwege het zelflerende vermogen van Whitevision. Dat scheelt ontzettend veel werk!”

“Whitevision heeft aan al onze verwachtingen voldaan,” zegt Miranda. Ter verduidelijking geeft zij een voorbeeld: “De koppeling met AFAS werkt echt naadloos. Als een bepaald element niet goed staat in AFAS, zie je dit al in Whitevision: de oplossing geeft je een melding, waardoor je direct een handeling kan verrichten om de factuur goed door te zetten naar het ERP-systeem.”

“Dat is precies wat je van zo’n koppeling verwacht,” voegt Hillian toe. “Je wilt dat de twee systemen met elkaar communiceren en je wijzen op bijzonderheden, zodat je deze efficiënt kan verhelpen.” Het feit dat dit daadwerkelijk gebeurt, maakt Whitevision een zeer waardevolle toevoeging op ERP-systeem AFAS: “Eerlijk gezegd zou ik AFAS niet afnemen zonder Whitevision. De scan- en herken-oplossing is onmisbaar als je een goed efficiëntieniveau wilt behalen. Ik ben er heel tevreden mee.”

Over de ondersteuning vanuit Whitevision zijn de twee collega’s absoluut te spreken. “Tijdens de implementatie pakte onze Whitevision-consultant verzoeken heel vlot op,” vertelt Hillian. “Hij heeft gezorgd dat het systeem precies doet wat wij willen.”

Een half jaar later volgde een evaluatie. In de dagelijkse praktijk waren de medewerkers van De Zellingen tegen enkele vragen aangelopen. “Daarop heeft onze Whitevision-consultant een trainingsdag ingepland om aanvullende uitleg te geven,” zegt Miranda. “Dat was fijn, want we konden de opgedane kennis direct toepassen.”

Wat Miranda ook prettig vindt, is dat zij voor tussentijdse vragen kan terugvallen op Whitevisions supportteam: “Ik krijg altijd snel antwoord, zodat ik verder kan!” Hillian en Miranda zijn het erover eens dat Whitevision een aanbeveling verdient. “Whitevision maakt alle beloftes waar,” zegt Hillian. “Als je écht efficiënter wilt werken, zou ik zeker aanraden om ermee te werken.”