ETB van Keulen

De behoefte

In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen én gezien de huidige tijdgeest vond ETB van Keulen B.V. het belangrijk om geen papieren facturen meer te verwerken. Het bedrijf besloot om over te stappen op een automatiseringsoplossing. Dit besluit moest leiden tot meer efficiëntie, structuur en tijdbesparing.

De oplossing

In eerste instantie oriënteerde ETB van Keulen B.V. zich op de mogelijkheden via het wereldwijde web. Een belangrijke voorwaarde was dat de te kiezen oplossing zou samenwerken met BouwInfosys InstallOffice. Whitevision voldeed aan die eis, verschafte duidelijke informatie en kon hulp op afstand bieden. Daarnaast verliep het contact zeer soepel en prettig. De keuze was snel gemaakt: ETB van Keulen B.V. zou de oplossingen van Whitevision gaan gebruiken voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen.

De voordelen van Whitevision

1. Slim systeem dat zelf steeds meer leert
2. Efficiëntieslag en tijdbesparing
3. Nooit meer een factuur kwijt door digitaal archief
4. Minder fouten
5. Perfecte aansluiting op BouwInfosys InstallOffice

“Een efficiëntieslag en tijdbesparing: daarvoor heeft Whitevision gezorgd,” vertelt Jessica Liebregts, commercieel administratief medewerkster bij ETB van Keulen B.V. “Mijn werkweek begint op dinsdag en voorheen was ik ook op woensdag nog bezig met het verwerken van inkoopfacturen. Het hele verwerkingsproces was een behoorlijke rompslomp. Ik moest bijvoorbeeld aanvullende informatie op de facturen schrijven en er stempels op zetten. Nu heb ik alle facturen op dinsdagmiddag reeds verwerkt. Dat is een van de grootste voordelen die wij ondervinden van deze oplossing!” Tip; wanneer je wilt weten hoeveel tijd je kunt besparen, vul je eenvoudig de calculator in op de Whitevision website.

Nu het inkoopfactuurverwerkingsproces digitaal verloopt, kan iedereen binnen ETB van Keulen B.V. alles ook gemakkelijker terugvinden: “Voorheen was dat anders. We borgen papieren facturen op in mappen, wat meer opzoek- en uitzoekwerk opleverde. Sinds we Whitevision gebruiken, hoeven we geen papieren archief meer bij te houden. Alles staat op één centraal punt opgeslagen en daardoor kunnen we niets meer kwijtraken.”

Fouten maken is menselijk, zeker wanneer je meerdere taken hebt. Whitevision zorgt in dit opzicht voor een grote verbetering. “Ik neem telefoontjes aan, ontvang bezoekers en boek ondertussen facturen,” legt Jessica uit. ‘Dan bestaat er een kans dat je weleens een fout maakt. Sinds we Whitevision gebruiken, merken we dat er veel minder fouten insluipen. Het is een ontzettend slim systeem dat zelf steeds meer leert. Hierdoor kunnen wij onze inkoopfacturen op een prettige, veilige en intelligente manier digitaal boeken.”

Het zelflerende vermogen van de oplossing van Whitevision vindt Jessica zeer ingenieus: “Het systeem herkent wie de factuur uiteindelijk moet goedkeuren. Dat kun je instellen, maar je kunt het systeem ook steeds slimmer maken door het slechts één keer in te voeren. Dan ‘vertel’ je de oplossing in feite op welke plaats zij informatie kan opzoeken, zodat dit de volgende keer automatisch gebeurt.”

De aansluiting van Whitevision op BouwInfosys InstallOffice vindt Jessica indrukwekkend: “Het lijkt bijna alsof ze uit dezelfde koker komen. Vaak heb je het gevoel dat je met een en hetzelfde programma werkt.”

ETB van Keulen B.V. gebruikt de oplossing van Whitevision nu enkele maanden. In die tijd is het bedrijf weleens tegen kleine vragen of problemen opgelopen. “Wanneer we die opsturen, worden ze meteen opgepakt. We krijgen er dezelfde dag nog respons op.” Jessica vindt het fijn dat Whitevision adequate hulp op afstand biedt: “Je wordt direct en op een zeer vriendelijke manier verder geholpen. Dat is heel prettig werken. De hulp die we nodig hebben is echt minimaal, maar áls we de supportafdeling moeten inschakelen, verloopt alles prima.”

En dat geldt eigenlijk voor het gehele proces – van implementatie tot support. “Tot op heden zijn wij alleen maar vol lof over de communicatie. Ik ben op veel plekken geweest en de vriendelijkheid van Whitevision is écht niet overal vanzelfsprekend.”

Wat Jessica betreft biedt Whitevision het totaalplaatje: “De kracht van Whitevision zit in de bundeling van verschillende aspecten: efficiëntie, snelheid, vriendelijkheid en een naadloze aansluiting op BouwInfosys InstallOffice. Bovendien is ETB van Keulen B.V. een bedrijf dat grote waarde hecht aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, dus het feit dat we nu minder papier in de circulatie hebben, is voor ons erg belangrijk.”

Tot nu toe is Jessica eigenlijk alleen maar positief over Whitevision: “Inmiddels werken we een aantal maanden met de oplossing. Die heeft nu al gebracht wat we ervan hadden gehoopt. We verwachten dat Whitevision ons uiteindelijk alleen maar meer zal gaan opleveren. Er zijn nog veel zaken waarin wij momenteel geen inzicht hebben, maar die zeker mogelijkheden bieden.

”Daarin wil ETB van Keulen B.V. zich zeker gaan verdiepen, maar éérst is het zaak om alles op de rit te krijgen: “Collega’s zijn eraan gewend om een handtekening op papier te zetten, omdat ze dat jarenlang hebben gedaan. Voor hen is het nog even aftasten. Maar mijn collega’s, directie en ik beseffen allemaal dat Whitevision continu bezig is met door ontwikkelen en dat we daar in de toekomst gebruik van willen maken. Met aanvullende modules kunnen we straks nóg meer profijt halen uit het programma. Zo kunnen we het digitale inkoopfactuurverwerkingsproces, dat nu al zoveel efficiënter is geworden, alleen maar verder optimaliseren.”

Of Jessica Whitevision zou aanbevelen aan anderen? Op die vraag heeft zij een kort en stellig antwoord: “Absoluut!”