Gebroeders Pol BV

De behoefte

De traceerbaarheid van inkoopfacturen was een prangend probleem binnen Gebroeders Pol BV. Na binnenkomst werden papieren facturen geboekt en rondgestuurd binnen de organisatie ter goedkeuring. Vervolgens moest de financiële administratie het akkoord – veelal in onzekerheid – afwachten. Wanneer dit eindelijk kwam, waren er diverse extra handelingen nodig om de factuur fysiek te archiveren. Het proces kon een stuk sneller. Daarom ging Gebroeders Pol BV op zoek naar goede scan- en herkensoftware.

De oplossing

Omdat Gebroeders Pol BV InfraOffice gebruikt, vroeg het bedrijf de accountmanager van BouwInfosys om raad. Al gauw kwam partner Whitevision ter sprake – een naam die eerder voorbij was gekomen op LinkedIn, waardoor Gebroeders Pol BV reeds enige kennis had van de oplossing. Het bedrijf had groot vertrouwen in BouwInfosys en besloot daarom op de aanbeveling af te gaan. Kort daarop was de samenwerking met Whitevision een feit.

De voordelen van Whitevision

1. Korter doorloopproces van binnenkomst tot archivering van een factuur
2. Uitstekende traceerbaarheid van inkoopfacturen tijdens en ná het verwerkingsproces
3. Tijdbesparing en efficiëntieverhoging
4. Helder implementatieproces en behulpzame, pragmatische supportdesk
5. Automatische detectie van fraudefacturen

“Het grote voordeel van Whitevision is dat we nu precies weten waar facturen zich bevinden,” vertelt Ronald de Bruin, controller bij Gebroeders Pol BV. “Het doorloopproces is veel korter geworden. Daarmee besparen we tijd en verhogen we de efficiëntie. Bovendien is het probleem omtrent de traceerbaarheid van inkoopfacturen opgelost: we kunnen het hele spoor nu volgen.”

Daarnaast merkt Ronald dat het fiatteringsproces sneller verloopt: “Goedkeurders krijgen driemaal per week een mail waarin staat dat er inkoopfacturen voor hen klaarstaan. Zo’n bericht triggert hen om daadwerkelijk naar de facturen te kijken. Dat was vroeger wel anders. Toen lagen de facturen ergens in een papieren mapje op het bureau, waardoor ze automatisch minder prioriteit krijgen. Er was zó een week voorbij – en dan wisten we niet precies waar een factuur lag of langs wie deze al was gegaan.” Met Whitevision is dat euvel verleden tijd: “Wanneer de factuur is goedgekeurd, zien we het hele spoor tekstueel terug!

“Voordat we Whitevision gebruikten, deden we alles op papier,” zegt Ronald. “Maar nu verplichten we onze leveranciers om digitale facturen in pdf-vorm aan te leveren. Deze sturen zij naar een speciale mailbox voor inkoopfacturen, waar wij tweemaal per dag naar kijken. Dan verwerken we de binnengekomen facturen direct. Eerst openen we de Whitevision Scanclient, waar we alle documenten naartoe slepen. Vervolgens maken we de fysieke boeking in BouwInfosys. Daarna koppelen we de goedkeurder aan de factuur in de oplossing van Whitevision, waarmee we de routing bepalen.” Deze is bij Gebroeders Pol BV heel simpel: “De meeste inkoopfacturen zijn bij ons projectgebonden. Als we in InfraOffice een contactpersoon aan een factuur koppelen, selecteert Whitevision deze persoon automatisch als goedkeurder. Daar hebben we geen extra werk aan!”

Dat InfraOffice en Whitevision goed op elkaar aansluiten, vindt Ronald een voordeel. “Ik ben zelf ervaren in het gebruik van zulke pakketten, dus ik had van tevoren al een beeld van hoe de integratie zou werken. Maar mijn collega had nog nooit met een oplossing voor inkoopfactuurverwerking gewerkt en zag er daarom best tegenop.” Gelukkig kwam daar op de dag van installatie verandering in: “De implementatieconsultant van Whitevision legde ons keurig uit welke stappen wij moesten doorlopen. Daardoor wisten we na 1 à 2 dagen precies hoe we de oplossing konden gebruiken.”

Natuurlijk betekent dit niet dat Gebroeders Pol BV nooit de supportdesk hoeft in te schakelen. Maar ook daarover is Ronald erg tevreden: “De lijnen zijn heel kort. De supportmedewerkers van Whitevision zijn er voor je wanneer je ze nodig hebt. Of je nu een probleem inschiet via het klantportaal of even met ze belt, ze gaan heel pragmatisch te werk. Als het nodig is, nemen ze bijvoorbeeld even je pc over om mee te kijken. Zo lossen ze problemen prima op.

“Wij verwerken zo’n 3.000 tot 4.000 inkoopfacturen op jaarbasis,” vertelt Ronald. “Het verwerkingsproces beslaat niet onze corebusiness. Een automatiseringsoplossing moet ons dus ontzorgen. En dat doet Whitevision! Het grote voordeel is dat het hele proces nu duidelijk is geworden voor ons. Tegelijkertijd zijn we er minder tijd aan kwijt. Dat is het resultaat dat we hadden beoogd.”

Ronald blijft dan ook graag met Whitevision werken. “Zolang we InfraOffice gebruiken, bestaat hierover zéker geen discussie voor mij. Whitevision biedt klanten een prima samenwerking en zit bovenop innovatie om de ontwikkelingen erin te houden. Daarnaast werkt Whitevision samen met de Fraudehelpdesk, wat ook héél handig is. Een leuke anekdote: tijdens de installatie kwam er een fraudefactuur binnen, waardoor we de oplossing meteen ‘in actie’ zagen! Er verscheen een grote rode melding op het scherm waarin stond dat het bedrijf in kwestie geregistreerd was bij de Fraudehelpdesk. Het is natuurlijk een groot pluspunt dat je als klant van Whitevision automatisch gebruikmaakt van deze database. “ (deze IBAN-check is per 01-05-2020 niet meer actief).

Of Ronald andere bedrijven zou aanraden om te kiezen voor de oplossing van Whitevision? “Als je werkt met InfraOffice, moet je dat zeker doen! De oplossing wordt volledig geïntegreerd in je bestaande pakket, dus daar heb je veel voordeel van. Voor zo’n integratie moet je écht gaan.”