Gemeente Apeldoorn

Maakt gebruik van

De gemeente Apeldoorn telt meer dan 167.000 inwoners en is als stad en organisatie volop in ontwikkeling. De stad vervult met Deventer en Zutphen een centrumfunctie in de Stedendriehoek. Gemeente Apeldoorn is trots op hun gemeente en op alles wat Apeldoorn te bieden heeft: het koninklijke verleden, de moderne architectuur, maar vooral hun parken en bossen. Apeldoorn biedt inwoners, bedrijven en instanties alle ruimte.

Die ruimte zie je ook terug in de manier waarop de gemeente werkt: met oog voor efficiëntie, kwaliteit en samenwerking. En dat geldt ook voor de verwerking van facturen.

De behoefte

Gemeente Apeldoorn verwerkt jaarlijks zo’n 30.000 facturen. Een groot deel daarvan komt binnen via e-mail als pdf, een ander deel als e-factuur. Voorheen werd veel handmatig verwerkt, wat leidde tot fouten, vertragingen en een hoge werkdruk. De gemeente zocht een oplossing die betrouwbaar, schaalbaar en toekomstbestendig was.

De oplossing

Apeldoorn koos voor Factuurportal, de slimme factuurverwerkingsoplossing van Whitevision. Het platform biedt één geïntegreerde oplossing voor zowel e-facturatie als pdf-facturen die binnenkomen per mail. Alle inkomende facturen worden automatisch gecontroleerd en verwerkt, zonder handmatige tussenkomst. Eén oplossing voor alle typen facturen.

“We hadden twijfels of Factuurportal het volume aankon. Die zijn volledig weggenomen. De verwerking verloopt al jaren probleemloos”

Het resultaat

Volledig geautomatiseerde verwerking van alle factuurtypen
Minder handmatige handelingen en correcties – gegevens worden niet meer handmatig overgetypt
Snellere doorlooptijd en betere afstemming met leveranciers
Betrouwbare betalingstermijnen – correcte facturen worden op tijd betaald
Ingangscontroles zorgen dat alleen juiste facturen worden verwerkt
Tevreden leveranciers – alle correcte facturen worden netjes op tijd betaald

Al met al een effectieve en efficiënte manier van factuurverwerking die heeft gezorgd dat Gemeente Apeldoorn veel minder tijd kwijt is aan de standaard controles en dataconversie en tegelijkertijd hebben ze de betalingstermijn van facturen naar de leveranciers weten terug te dringen.

Samenwerking en procesverbetering

De samenwerking met Whitevision gaat verder dan techniek. Factuurportal denkt actief mee over procesoptimalisatie. Zo heeft Apeldoorn op leveranciersniveau kenmerken ingesteld die verplicht op facturen moeten staan. Dat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.

"Whitevision is een zakenpartner die met ons meedenkt over het vlekkeloos laten verlopen van de factuurverwerking en zoekt naar verbetermogelijkheden binnen dit proces" Louis Huisman, Financieel Expert Data Gemeente Apeldoorn

Klaar voor de toekomst

Gemeente Apeldoorn heeft met het product Factuurportal een solide basis gelegd voor een efficiënte, foutloze en schaalbare factuurverwerking. Door processen slim te automatiseren en leveranciers actief te ondersteunen, is er meer grip, minder handwerk en ruimte voor verdere groei. Een oplossing die werkt, vandaag én morgen.

"Al met al zijn onze ervaringen met Whitevision zeer positief en is hun dienstverlening aan te bevelen aan organisaties die een flink factuurvolume te verwerken hebben"