Gemeente Apeldoorn

De behoefte

Gemeente Apeldoorn verwerkt jaarlijks zo’n 30.000 facturen. Een groot deel daarvan komt binnen via e-mail als pdf, een ander deel als e-factuur. Voorheen werd veel handmatig verwerkt, wat leidde tot fouten, vertragingen en een hoge werkdruk. De gemeente zocht een oplossing die betrouwbaar, schaalbaar en toekomstbestendig was.

De oplossing

Apeldoorn koos voor Factuurportal, de slimme factuurverwerkingsoplossing van Whitevision. Het platform biedt één geïntegreerde oplossing voor zowel e-facturatie als pdf-facturen die binnenkomen per mail. Alle inkomende facturen worden automatisch gecontroleerd en verwerkt, zonder handmatige tussenkomst. Eén oplossing voor alle typen facturen. 

Het resultaat

• Volledig geautomatiseerde verwerking van alle factuurtypen
• Minder handmatige handelingen en correcties – gegevens worden niet meer handmatig overgetypt
• Snellere doorlooptijd en betere afstemming met leveranciers
• Betrouwbare betalingstermijnen – correcte facturen worden op tijd betaald
• Ingangscontroles zorgen dat alleen juiste facturen worden verwerkt
• Tevreden leveranciers – alle correcte facturen worden netjes op tijd betaald

Al met al een effectieve en efficiënte manier van factuurverwerking die heeft gezorgd dat Gemeente Apeldoorn veel minder tijd kwijt is aan de standaard controles en dataconversie en tegelijkertijd hebben ze de betalingstermijn van facturen naar de leveranciers weten terug te dringen.

Samenwerking en procesverbetering

De samenwerking met Whitevision gaat verder dan techniek. Factuurportal denkt actief mee over procesoptimalisatie. Zo heeft Apeldoorn op leveranciersniveau kenmerken ingesteld die verplicht op facturen moeten staan. Dat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.

Klaar voor de toekomst

Gemeente Apeldoorn heeft met het product Factuurportal een solide basis gelegd voor een efficiënte, foutloze en schaalbare factuurverwerking. Door processen slim te automatiseren en leveranciers actief te ondersteunen, is er meer grip, minder handwerk en ruimte voor verdere groei. Een oplossing die werkt, vandaag én morgen.