Hét Service Centrum
Hét Service Centrum is een samenwerkingsverband van vier organisaties: GGD Hart voor Brabant, GGD West-Brabant, GGD Noord- en Oost-Gelderland en RAV Brabant Midden-West-Noord. Voor deze moederorganisaties verzorgt Hét Service Centrum ondersteunende diensten op ICT- en financieel gebied, waaronder processen rondom inkoop, facturatie en financiële- en salarisadministratie.
De behoefte
Hét Service Centrum verwerkte inkoopfacturen met software die geen optimale herkenning bood. Daarnaast verliep het proces niet altijd soepel. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld over een factuur wilden communiceren, moesten zij deze uit het systeem halen, opslaan, Outlook openen, een e-mailbericht typen en de factuur bijvoegen. De communicatie over facturen verliep vervolgens via e-mail. Dit proces was omslachtig en onoverzichtelijk. Daarom besloot Hét Service Centrum op zoek te gaan naar een efficiëntere en meer toekomstgerichte oplossing.
De oplossing
ERP-leverancier Inconto bleek op inkoopfactuurverwerkingsgebied met twee partners te werken, waaronder Whitevision. Een demo overtuigde Hét Service Centrum ervan dat deze oplossing twee grote voordelen zou bieden: een optimale herkenning en een uitstekende koppeling. Daarnaast was de organisatie enthousiast over de mogelijkheid om facturen zelf te trainen en de efficiëntieslag die zij zou kunnen maken met de SMART E-mail handler. Het besluit viel snel: Hét Service Centrum koos voor Whitevision.
De voordelen van Whitevision
- Hoog herkenningsgehalte dat almaar beter wordt door het trainen van facturen.
- Consequenter gegevens vastleggen in de administratie.
- Fijne samenwerkingspartner die snel reageert en meedenkt.
- Mogelijkheid om te focussen op belangrijkere taken door flinke tijdbesparing.
- Goede koppeling met ERP-systeem Inconto.
“Met Whitevision verloopt het inkoopfactuurverwerkingsproces veel sneller, efficiënter en beter,” zegt Tom Ockeloen, teamleider Financiën, Salarisadministratie en Inkoop bij Hét Service Centrum. “De herkenning is heel goed en we kunnen gegevens consequenter vastleggen in onze administratie. Whitevision biedt bovendien veel mogelijkheden. Als je je daarin verdiept, krijg je er nóg meer uit. Dat geldt bijvoorbeeld voor het trainen van facturen. Op dat vlak valt voor ons nog winst te behalen, dus daar werken we aan!”
Bij de implementatie van Whitevision kreeg Hét Service Centrum begeleiding van externe projectleider Pim Dusée, die twee jaar geleden door Hét Service Centrum werd ingeschakeld om processen te optimaliseren. “Ik was al een tijd aan boord, waardoor ik de mensen kende en we diverse procesverbeteringen reeds hadden doorgevoerd,” vertelt Pim. “Toen we Whitevision implementeerden, voelde dat als de kers op de taart: we hadden een basis gelegd en konden de processen nu nóg verder optimaliseren. Niet iedereen beseft hoe cruciaal die volgorde is. Je hebt alleen baat bij een softwareoplossing als je de processen binnen de organisatie goed op orde hebt.”
Hét Service Centrum nam het implementatieproces dan ook erg serieus. “Binnen het Team Financiën hebben we in samenwerking met Whitevision een projectteam opgetuigd,” zegt Tom. “In dat team zaten diverse mensen uit onze organisatie, die konden rekenen op Whitevision. Als we een vraag hadden, kregen we snel een reactie. En Whitevision dacht goed met ons mee.”
Pim vult aan: “Onze Whitevision-consultant Mitchell nam ruim en geduldig de tijd om zaken duidelijk uit te leggen. Hij is ook een ochtend langsgekomen op kantoor om antwoord te geven op al onze vragen, hoe simpel of complex deze ook waren. Het was erg fijn om met hem samen te werken.”
Dat Whitevision voor verbeteringen gezorgd heeft, is duidelijk. Maar in welke opzichten is Hét Service Centrum er precies op vooruitgegaan? “Met de SMART E-mail handler besparen we zo’n 30 tot 45 minuten per dag,” vertelt Pim. “Deze tool leest zelf facturen in vanuit de facturenmailbox. Vroeger was er een collega die handmatig e-mails controleerde en sorteerde. Dat kostte veel tijd en inspanning. Zij kan zich nu focussen op andere, belangrijkere taken. Dat is top!”
Ook werkt Hét Service Centrum nu met vijf handige e-mailtemplates. “Dit levert tijdbesparing op én helpt ons professionaliteit uit te stralen,” zegt Pim. “Elke leverancier krijgt immers altijd dezelfde mail — zónder taalfouten. En wij versturen dit soort mails met één druk op de knop.”
Over de koppeling met Inconto is Hét Service Centrum tevreden. “Alles verloopt prima,” zegt Tom. “De twee systemen werken goed samen.”
Pim verduidelijkt dit met een voorbeeld: “Wij kunnen veel facturen matchen tijdens het boeken in Whitevision. Je ziet eerst óf de factuur matcht. Dan pas gaat deze door naar Inconto. Sommige facturen moeten we nog wel in Inconto matchen — dat heeft te maken met repeterende verplichtingen. Maar ook die facturen verwerken we nu makkelijker, omdat we in Whitevision alles goed kunnen klaarzetten om de bewuste match in het ERP-systeem te maken.”
Het Supportteam van Whitevision ontvangt niets dan lof. “Zowel tijdens de implementatie als daarna is Whitevision altijd vriendelijk, deskundig en goed bereikbaar geweest,” zegt Tom. “Daarnaast is het fijn om Whitevision én Pim als externe deskundigen te hebben. Intern kijken mensen toch net door een iets andere bril naar de zaken. Externe experts overzien het geheel.”
Pim concludeert: “Net als Whitevision geloof ik dat een softwareoplossing toegevoegde waarde biedt, míts je je processen optimaliseert. Er bestaat geen wonderpakket dat je ‘even’ implementeert en dat vervolgens al het werk verricht zonder dat jij er een minuut tijd in steekt. Je moet het systeem trainen en blijven optimaliseren. Als je dat doet, is Whitevision een prachtige oplossing die ik zeker aanbeveel!”
