Hurks
Al meer dan 100 jaar is Hurks een bewezen professionele dienstverlener in de bouw en vastgoedwereld. Het rasechte familiebedrijf, dat inmiddels circa 450 medewerkers in dienst heeft, ambieert en realiseert een grote diversiteit aan projecten in verschillende disciplines: woningbouw, stedelijke ontwikkeling, hoogbouw en onderhoud en retail. Dit doet Hurks voornamelijk in de omgeving Eindhoven en in de randstad.
De behoefte
Tot een aantal jaren geleden werkte Hurks nog op een vrij authentieke manier. Digitale facturen werden eerst afgedrukt en voorzien van een unieke barcode om vervolgens weer in de workflow te worden gebracht. Daarnaast had het bedrijf twee verschillende configuraties: een voor de utiliteit en een voor de woningbouw. Dit zorgde voor een inefficiënte werkwijze. Verder was het lastig dat er per factuur moest worden aangegeven wie deze diende te accorderen.
De oplossing
Hurks wilde facturen op een snelle, efficiënte en betrouwbare manier verwerken en registeren. Met Whitevision kon het bedrijf deze doelstelling realiseren. Door een integratie met Dynamics NAV bleek het mogelijk te zijn om facturen automatisch aan de juiste medewerkers te koppelen. Ook kregen goedkeurders voortaan een automatisch signaal via de Whitevision Workflow wanneer een factuur klaarstond, wat zorgde voor een enorme verbetering van de doorlooptijd. Dat Whitevision meedacht met betrekking tot oplossingen, gaf Hurks bovendien een goed gevoel.
De voordelen van Whitevision
- Betrouwbare OCR-tekstherkenning
- WhiteVision workflow; Directe efficiencyslag
- Minder fouten in het verwerkings- en goedkeuringsproces
- Unieke en naadloze integratie met 4PS construct (Navision)
- Professionaliteit, product en medewerkers;
- Eenvoudig digitaal goedkeuren: iedereen kan er zo mee aan de slag
“De herkenningsfunctie van Whitevisions scan- en herkenoplossing is zeer betrouwbaar,” vertelt Sam Admiraal, die sinds 2014 bij Hurks werkt als functioneel applicatiebeheerder Dynamics NAV. “Daarnaast hebben we facturen sneller in de Whitevision Workflow kunnen brengen, waardoor er een efficiencyslag is gemaakt.” Hurks vraagt zijn leveranciers nu om zoveel mogelijk facturen digitaal aan te leveren: “De software is zó intelligent gemaakt dat deze facturen op basis van bedrijfsherkenning in de Workflow terechtkomen. Een administratief medewerker hoeft ze alleen nog even te controleren om vervolgens een voorstel te doen voor het verbijzonderen van de factuur. De projectleider of -directeur moet deze daarna accorderen. Dit systeem heeft gezorgd voor een hoop blijheid onder onze administratieve krachten!”
“Zonder de integratie tussen Whitevision en ons ERP-systeem 4PS Construct (Navision), dat zich specifiek richt op de bouw- en installatiebranche, hadden we onze doelstellingen niet kunnen realiseren. Dan hadden we namelijk alsnog dubbel werk moeten verrichten,” legt Sam uit. “De grote kracht van de oplossing van Whitevision is dan ook dat deze uitstekend samenwerkt met 4PS Construct (Navision). Whitevision herkent de factuur en brengt deze in ons systeem. Dat gaat vlekkeloos, ook in 4PS Construct (Navision). We hoeven ons daarover dus helemaal geen zorgen te maken.” Bovendien heeft de oplossing van Whitevision ervoor gezorgd dat er minder fouten worden gemaakt: “Als je facturen handmatig verwerkt, kunnen medewerkers zich vergissen en een verkeerd projectnummer op de factuur zetten. Deze komt dan niet bij de juiste projectleider terecht, wat allemaal extra tijd en werk kost. Met Whitevision verloopt zowel het verwerkings- als het goedkeuringsproces vloeiender en foutlozer.”
Omdat Whitevision continu blijft ontwikkelen, wordt de integratie alleen maar beter: “Vervolgstappen zijn om AK-facturen ook gelijk te differentiëren naar de juiste kostenplaats en om projectfacturen gelijk te coderen op de juiste kostendragers. De regelherkenning van Whitevision zal op die gebieden uitkomst bieden.”
“Whitevision is een product dat aan heel veel wensen kan voldoen. Ik kan me voorstellen dat dit het ook ingewikkeld maakt om te implementeren, aangezien ieder bouwbedrijf zegt op dezelfde manier te werken, terwijl we toch allemaal uniek zijn. Dat Whitevision desondanks iedere keer weer naar volle tevredenheid aan onze wensen kan voldoen, vind ik echt bewonderenswaardig.”
Sam geeft aan dat de applicatie van Whitevision zeer laagdrempelig is voor de eindgebruiker. “Een handleiding is niet eens noodzakelijk. Facturen verwerken verloopt soepel en goed- of afkeuren kan iedereen.” Dit heeft deels te maken gehad met de vlotte implementatie: “We werden meegenomen in het hele proces. Ik heb dat natuurlijk ook gestuurd vanuit mijn functie; iedereen kon bijvoorbeeld aandachtspunten noteren en wanneer de consultant van Whitevision langskwam, kaartten we die zaken aan. Dat verliep prima. De medewerkers van Whitevision gaan namelijk op een zeer transparante wijze te werk en komen altijd overal op terug.”
Een ander punt dat Sam waardeert is dat Whitevision goed meedenkt met Hurks en alleen in oplossingen denkt: “Je hoeft eigenlijk niets uit te leggen. De professionaliteit straalt ervan af. Op het moment dat ik met de Product Manager van Whitevision ging zitten, kreeg ik direct de indruk dat hij precies wist wat wij wilden, waar we tegenaan liepen, wat we nodig hadden en wat er speelde in de markt. De samenwerking met Whitevision verloopt prima – ook wanneer Hurks support nodig heeft.
“Over het algemeen is dat heel goed gegaan, zeker in het begin. Toen moesten we nog vaker hulp inschakelen. Het was knap dat de supportmedewerker zo rustig bleef, ieder probleem heel serieus nam en de tijd voor ons nam. Hij kon precies uitleggen wat er aan de hand was en hoe we het gingen oplossen.” Dat vond Sam bijzonder: “Ik heb iemand nog nooit zo snel zien schakelen van het een naar het ander.”
Daarnaast is er bij Whitevision ook ruimte om verbeterpunten aan te geven: “Binnen Whitevision vinden er veel nieuwe ontwikkelingen plaats. Een tijdje geleden heb ik aangegeven dat hierover best actiever mag worden gecommuniceerd. Daar wordt wel iets mee gedaan. Er zijn nu bijvoorbeeld gebruikersdagen waarop Whitevision meer vertelt over de mogelijkheden en ontwikkelpunten. Als klant kun je deze bijwonen.”
Kortom, Hurks is tevreden met Whitevision. Voorlopig heeft het bedrijf dan ook geen plannen om over te stappen op een andere oplossing. “Whitevision is steeds aan het door ontwikkelen, bijvoorbeeld op het gebied van Sales in de Bouw en regelherkenning. Daarmee kunnen wij alles uiteindelijk ook weer efficiënter en minder foutgevoelig maken.”
Of Sam Whitevision zou aanbevelen aan andere bedrijven? “Als je zo’n veelvoud aan facturen verwerkt als wij, zou ik zeggen: jazeker!”
