Kwakkenbos BV

De behoefte

Voor Kwakkenbos BV begon de ‘automatiseringsreis’ met een alom bekende behoefte: overstappen van papier naar digitaal. In 2012 ontving het bedrijf facturen nog op papier. Mét de nodige gevolgen voor het verwerkingsproces. Het verwerkingsproces kostte ontzettend veel tijd en inspanning. En documenten die het kantoor rondgingen, verdwenen in lades of raakten volledig kwijt. Tijd voor een efficiëntieslag vond Kwakkenbos BV: het ging op zoek naar een scan- en herkenoplossing.

De oplossing

Op aanraden van ERP-leverancier Kraan Bouwcomputing nam Kwakkenbos BV contact op met Whitevision, dat al zeer goed ontwikkeld bleek te zijn op OCR-gebied. Daarnaast schiep het goede partnerschap tussen Kraan Bouwcomputing en Whitevision vertrouwen. Kwakkenbos BV twijfelde niet lang: het besloot een samenwerking aan te gaan met Whitevision. En die is zeer vruchtvol gebleken: 11 jaar later is het bedrijf vele mooie ontwikkelingen verder!

De voordelen van Whitevision

1. Mogelijkheden om meerdere efficiëntieslagen te maken — van OCR tot bonnenkoppelfunctie.
2. Innovatieve partij die met je meedenkt en je ideeën serieus oppakt.
3. Whitevision-consultants beschikbaar om te helpen bij continue optimalisatie, bijvoorbeeld omtrent het trainen van facturen.
4. Enorme tijdbesparing — 18.000 tot 20.000 facturen per jaar automatisch verwerken met regelherkenning en training.
5. Nauw partnerschap met ERP-leverancier Kraan Bouwcomputing, waardoor de koppeling naadloos werkt en expertises worden samengebracht.
6. Slagvaardige, vooruitstrevende partij die de bouw door en door kent.
7. Totaaloplossing helpt de afdeling Finance en Control in control of finance te zijn.

“Wij hebben meerdere efficiëntieslagen met Whitevision mogen maken en veel met elkaar ontwikkeld,” zegt Claudia Kwakkenbos-Klerks, financieel directeur bij Kwakkenbos BV. “Het is heel leuk om dat met een partner als Whitevision te mogen doen. Het is een partij die echt met je meedenkt en wat met je ideeën doet. Wanneer ik iets aandraag, dan pakken ze dat op om er serieus naar te kijken. De intentie is echt dat we er allemaal beter van worden. En daardoor creëert Whitevision win-winsituaties!”

Claudia neemt ons even mee terug in de tijd om te vertellen welke optimalisaties Kwakkenbos BV heeft gerealiseerd met Whitevision. “Het begon met het inscannen van de facturen, zodat papieren documenten niet meer een ‘rondje kantoor’ hoefden te doen. Daarna volgde een grotere stap: we koppelden Outlook aan OCR om zoveel mogelijk facturen per mail te laten binnenkomen.”

Daar haalde Kwakkenbos BV al veel voordeel uit. Maar het was nog wel nodig om een splitsing te maken tussen XML-facturen en facturen die in een ander formaat binnenkwamen. “In 2017 heeft Whitevision op mijn verzoek gezorgd dat dit niet meer hoefde. Inmiddels bestaat een dergelijke oplossing ook voor andere klanten. Maar wij hebben hier destijds al afspraken met Whitevision over gemaakt. Dat is ook heel fijn aan deze partner: je weet altijd waar je aan toe bent!”

Claudia was echter nog niet klaar met innoveren. “Wij hebben een onderhoudsafdeling waar opdrachtbonnen binnenkomen. Toen DICO-koppelingen nog niet bestonden, kostte het verwerken daarvan veel tijd. Daarom hebben wij toen samen met Kraan Bouwcomputing een vraag bij Whitevision neergelegd: ‘Kunnen we jullie SMART-OCR-techniek ook loslaten op opdrachtbonnen, zodat deze op dezelfde manier herkend worden als facturen?’ Whitevision is daarmee aan de slag gegaan en heeft ons geholpen om dit proces ook te automatiseren!”

Na diverse stappen op automatiseringsgebied had Kwakkenbos BV de smaak te pakken. En Whitevision was inmiddels dé partij waar het bedrijf bij aanklopte met nieuwe verzoeken. “Wat ik heb gemerkt, is dat je als organisatie zo min mogelijk bezig wilt zijn met zaken die je kan automatiseren,” zegt Claudia. “Interfaces veranderen. Er komen nieuwe partnerships bij. Partijen ontwikkelen door. Maar onze kennis ligt bij finance. Ik zeg altijd: iedereen is sterk in zijn of haar vak, dus laat elke taak over aan dé expert op het betreffende gebied.”

Vanuit die gedachte had Claudia een tijdje geleden een nieuwe ingeving. Kwakkenbos BV ontvangt ieder jaar een flinke hoeveelheid facturen waarop veel regels staan. “In 2016 kwamen er 7.000 van dit soort facturen binnen. Eén medewerker moest zich fulltime wijden aan het verwerken daarvan.”

Het trainen van facturen biedt uitkomst en Kwakkenbos had hierover geleerd tijdens de implementatie. “Maar zulke kennis is weggezakt,” zegt Claudia. “Bovendien weten wij na 10 keer checken nog niet zeker of we het goed doen. Daarom heb ik gevraagd of een Whitevision-consultant tweemaal per jaar een stapel facturen van de meest voorkomende leveranciers kan trainen.”

Een uitstekend idee, zo blijkt: “Wij trekken hier jaarlijks twee werkdagen voor uit. Daardoor kunnen we nu 18.000 tot 20.000 facturen per jaar automatisch verwerken. Het is geen fulltime job meer! Omdat onze Whitevision-consultant het aan de voorkant inregelt, weten wij bovendien dat het goed zit. In de huidige tijd, waarin veel bedrijven kampen met een personeelstekort, wil je je kostbare mensen zo efficiënt mogelijk inzetten. En dat kan nu.”

De dagen waarop de Whitevision-consultant aan de slag gaat, verlopen overigens ook zeer efficiënt: “We plannen de datum in, leveren de opgespaarde gegevens aan en geven toegang tot ons systeem. Wanneer de consultant klaar is, stemmen we even met elkaar af of alles gelukt is. Dan zeggen we: ‘Tot over een half jaar!’”

Claudia noemt het een “mega-ontzorgingsproces” en vindt dat elk bedrijf hier baat bij heeft: “Je hoort mensen soms roepen dat automatisering niet werkt. Maar vaak ligt dat aan jezelf. Je moet software wel benutten, optimaliseren en updaten. Een auto breng je toch ook één keer per jaar naar de APK?”

Over de koppeling tussen Whitevision en Kraan Bouwcomputing is Claudia zeer te spreken. “Er is duidelijk sprake van een partnership,” zegt zij. “Daardoor sluiten de systemen goed op elkaar aan en kunnen wij facturen automatisch in ons financiële systeem krijgen. Dat is voor ons heel belangrijk!”

Wat ook erg prettig is, is dat de leveranciers onderling schakelen waar nodig. “Als wij even niet goed weten bij welk systeem ons probleem ligt,  hebben Whitevision en Kraan Bouwcomputing samen contact. Ze brengen hun expertises bij elkaar en lossen het op. Heel proactief en ontzorgend. Dat vind ik heerlijk!”

Innovatief vindt Claudia Whitevision dus absoluut. “Ik ben niet bij het oorspronkelijke implementatieproces geweest, maar wel bij de verbeterprocessen. Samen met Whitevision heb ik telkens gekeken hoe wij onze processen verder konden optimaliseren. Ik heb ook weleens voorgesteld om Kwakkenbos BV een pilotcase te laten zijn voor een nieuwe ontwikkeling. Het is fijn dat Whitevision hier altijd heel open in is geweest.”

Claudia prijst de communicatie vanuit Whitevision ook op breder niveau: “Wanneer wij een ticket inschieten omdat we hulp nodig hebben, krijgen we altijd snel een reactie. De lijnen zijn kort. Bij sommige organisaties moet je vijf dagen wachten voordat je wat hoort. Maar Whitevision heeft de communicatie en planning strak op orde. Dat is heel fijn.”

Of Claudia denkt te blijven werken met Whitevision? “Jazeker! Whitevision is heel vroeg in deze markt begonnen, waardoor het slagvaardig en vooruitstrevend is. En onze branche is ongelooflijk conservatief. Veel bouwbedrijven zitten nog flink in het papierwerk, dus daar liggen zoveel kansen. Zéker nu je er bijna niet meer aan ontkomt om te automatiseren.”

Claudia haalt het papieren tijdperk bij Kwakkenbos BV aan om haar punt te verduidelijken: “Toen ik bij ons bedrijf binnenkwam, stonden er kasten vol ordners. Het eerste wat ik zei was: ‘Dit moet echt weg.’ Daarom ben ik gestart om alle inkoop en verkoop te gaan automatiseren. En dat zorgde snel voor veel werkverlichting. Daarom zou ik andere bedrijven eigenlijk aanraden om er vandaag nog aan te beginnen. Het brengt je op korte termijn zoveel. En dat creëert draagvlak binnen het team, dat ook een grotere drive gaat voelen. Bij ons zeiden mensen: ‘Als dit nu al zoveel oplevert, moeten we er meer mee doen!’”

Wat het precies oplevert? Dat legt Claudia uit met een woordspeling: “Onze afdeling heet ‘Finance & Control’, maar met Whitevision zijn we veel meer in control of finance! Een voorbeeld: wij maken elke vier weken de cijfers op. Dat was vroeger een tijdrovende taak, maar nu doen we dat in een halve dag. Omdat we alle data digitaal in huis hebben, is het geen hogere wiskunde meer en houden we de controle.”

Hét advies dat Claudia andere (bouw)bedrijven wil meegeven? “Maak gewoon een start met automatisering. Begin vandaag om voor morgen meer balans te creëren. Dat is het motto. En Whitevision is de juiste partij om dit mee te doen. Geloof me: al op de korte termijn zal het je zóveel verlichting geven!”