Oktober

De behoefte

Oktober werkte met een systeem voor inkoopfactuurverwerking, maar dit liet te wensen over. De herkenning bleek niet zo goed als aanvankelijk beloofd. Daardoor moesten de financieel-administratief medewerkers van Oktober telkens opnieuw factuurgegevens overtypen. Dit repetitieve handmatige werk was tijdrovend en inefficiënt. Daarom was het tijd om een andere oplossing te zoeken.

De oplossing

Omdat Oktober al bekend was met de naam ‘Whitevision’, besloot de organisatie om zich eens in de oplossing te verdiepen. De financieel-administratief medewerkers kregen een kijkje in de keuken van een bedrijf dat al werkte met Whitevision. Uit een demo van Whitevision bleek vervolgens de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. De mogelijkheid om facturen te trainen én de goede ondersteuning vanuit Whitevision gaven de doorslag: Oktober ging met Whitevision in zee.

De voordelen van Whitevision

1. Meer ruimte voor uitdagender en inhoudelijker werk;
2. Minder handmatig werk resulteert in lager foutgehalte;
3. Uitstekende koppeling tussen Inconto en Whitevision;
4. Eenvoudige verwerking van inkooporders;
5. Soepele samenwerking met de consultant én het Supportteam van Whitevision.

“Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is,” zegt Aukje, medewerker op de financiële administratie van Oktober. “Wij profiteren nu al van tijdbesparing en meer efficiëntie. Maar het mooie is dat Whitevision mettertijd steeds méér voordelen oplevert. Doordat we facturen kunnen trainen, wordt de boeking bij steeds meer crediteuren voorgesteld. Dit maakt het ook makkelijker om het werk aan anderen over te dragen.”

Collega Anja, die net als Aukje medewerker op de financiële administratie is, vult aan: “Omdat we facturen trainen, reduceren we ook de kans op fouten. Toen we facturen nog handmatig overtypten, werden ze weleens dubbel ingeboekt. Je hebt immers zó een spatie te veel gezet. Nu verrichten we veel minder handmatige taken én is het foutgehalte omlaaggegaan. Een win-winsituatie!”

Oktober gebruikt ERP-systeem Inconto al jaren. Dit is inmiddels ook een product van Whitevision — en dat vindt de organisatie een groot voordeel. “We waren altijd al tevreden over Inconto,” vertelt Aukje. “Nu zijn we er alleen maar nog blijer mee. De koppeling tussen Inconto en Whitevision werkt heel goed én het contact verloopt soepel, omdat we met één partij werken.”

Hoe de oplossingen in de praktijk samenwerken? Dat legt Anja graag uit: “Wanneer facturen binnenkomen in de daarvoor bestemde mailbox, bekijkt Whitevision of het daadwerkelijk om een factuur gaat. Is dat het geval, dan wordt het document klaargezet in een centrale documentenbak. Wij kunnen facturen van daaruit verwerken. Dit betekent vooral dat we controleren of alle gegevens goed herkend zijn. Wanneer we in Inconto een inkooporder hebben aangemaakt, haalt Whitevision deze op om de factuur eraan te koppelen. Het systeem herkent de artikelen. Wij hoeven dan alleen een check te doen en onze goedkeuring te geven. Vervolgens gaat de factuur naar de financiële administratie om betaald te worden.”

Dit is een grote vooruitgang ten opzichte van het vorige systeem. “Dit kon de inkooporder niet aan de factuur koppelen,” legt Aukje uit. “Wij moesten de factuur eerst in het systeem verwerken en dan oproepen in Inconto. Pas daarna konden we de factuur koppelen aan de order en doorzetten. Met Whitevision is het eenvoudiger. Heel soms moeten we een kleine aanpassing doen, maar meestal gaan 99 procent van de facturen meteen door!”

En hoe zit het met de ondersteuning die Whitevision biedt? “Wanneer ik een vraag inschiet via het klantportaal, krijg ik spoedig een reactie,” zegt Aukje. “De supportmedewerkers pakken mijn vragen snel op en denken met mij mee. Daar ben ik zeer tevreden over.”

Maar, vertelt Aukje, support vanuit Whitevision betekent méér dan vragen beantwoorden. Zij geeft een voorbeeld van een efficiëntieslag die Oktober samen met het Supportteam heeft gemaakt: “Whitevision heeft templates voor ons aangemaakt. Hiermee kan je vanuit het systeem direct een mail naar de crediteur sturen. De mail is voorgeprogrammeerd, dus je hoeft deze niet zelf te typen. Met één druk op de knop ben je klaar. Dat is echt ideaal!”

Aukje en Anja omschrijven Whitevision als een toekomstbestendige oplossing waar een team van meedenkende en toegankelijke mensen achter zit. “Het is een heel vriendelijk systeem om mee te werken én de lijntjes zijn bij Whitevision extreem kort,” zegt Aukje. “Ik zou Whitevision zeker aanbevelen aan andere organisaties.”

Voor hen heeft Anja overigens nog een aanvullende tip: “Bezoek de Whitevision Summit! Wij zijn er in april bij geweest en dat was een mooie ervaring. Alles was heel goed verzorgd, van de presentaties tot het sociale gedeelte. Wij vonden het erg leuk en inspirerend.”