RH Marine

De behoefte

Aanvankelijk scande RH Marine inkoopfacturen niet in. Het boekte deze in 2 verschillende financiële pakketten in. Op een gegeven moment besloot het bedrijf over te stappen op een scanoplossing. Helaas was deze niet getest in combinatie met het toenmalige ERP-pakket, waardoor het proces niet soepel verliep. Toch wilde RH Marine graag met de tijd meegaan. Daarom was het tijd voor een nieuw ERP-pakket én een nieuwe scan- en herkenoplossing.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

De periodes voor en na Whitevision verschillen aanzienlijk van elkaar. “Vroeger – en dan praat ik over heel wat jaren terug – kreeg je een stapel inkoopfacturen op je bureau,” vertelt Erwin. “En stapels papieren op bureaus vragen om problemen. Als er een vraag is over een factuur, kan je lang naar het betreffende document zoeken – áls je dit al terugvindt. Werk je bijvoorbeeld met een kopie en krijg je de originele versie niet terug, dan heb je een probleem.

Zo verstoor je niet alleen het proces binnen je eigen organisatie, maar ook bij leveranciers.” Nu de oplossing van Whitevision volop draait bij RH Marine, zijn dit soort problemen verleden tijd: “Alleen al in de wekelijkse betaling kunnen we 600 facturen zetten. De controle daarvan is veel makkelijker en efficiënter. We zien op het document wie het heeft geautoriseerd en hoe het project is geweest. Accorderen is vervolgens zó gebeurd middels de Whitevision workflow.”

De integratie met 4PS Construct bevalt prima. Erwin: “De samenwerking tussen de oplossingen is echt heel goed. Natuurlijk heb je altijd wel ergens een aandachtspuntje, maar ik kan hier eigenlijk alleen maar lovend over zijn. Ook nu we zijn overgegaan naar de laatste versie, wat onlangs is gebeurd.”

Bovendien was de leercurve van Whitevision volgens Erwin niet groot: “Het is een heel gebruiksvriendelijk systeem. Nadat ik zelf een week had meegedraaid, had ik erg veel inkoopfacturen verwerkt in het systeem. Toen had ik het ook echt onder de knie. Dat is allemaal geruisloos gegaan. En natuurlijk is de handleiding ook goed, net als het stukje training dat erbij kwam kijken. Whitevision kwam hiervoor bij ons over de vloer, maar heeft ons ook telefonisch geholpen.”

Echt negatieve punten kan Erwin niet noemen. “Er zijn meerdere scan- en herkenpakketten op de markt en de meeste daarvan hebben wel hun voors en tegens. Maar op wat kinderziektes na heb ik bij Whitevision geen noemenswaardige tegens ervaren.” Dat Whitevision altijd een luisterend oor biedt, draagt hier zeker toe bij: “Wij hebben een vorige update om een goede reden geweigerd en daar is echt naar geluisterd. Als wij suggesties hebben, dan staat Whitevision daar niet alleen voor open – er wordt ook iets mee gedaan. In dit geval is er een nieuwe update gekomen. Ik merk dat Whitevision veel aan innovatie doet en normaliter ben ik er niet zo’n voorstander van om als proefkonijn te dienen. Maar met de slag die we nu hebben gemaakt, ben ik heel tevreden.”

Voorlopig blijft RH Marine dan ook met Whitevision werken: “Daar bestaat geen twijfel over.” Erwin zou de oplossing bovendien zeker aanbevelen aan andere bedrijven: “Vooral wanneer ze met 4PS Construct werken, want die integratie ken ik. En dan vermeld ik erbij dat de oplossing niet alleen goed werkt, maar dat Whitevision ook een klantvriendelijk bedrijf is!”