Staedion

Maakt gebruik van

Staedion verhuurt huizen aan ruim 46.000 huurders in Den Haag en omstreken. Samen met hun samenwerkingpartners en huurders zorgen ze voor een veilig en betaalbaar thuis. Hun missie is passende woningen verhuren, aan mensen die niet zelf in hun huisvesting kunnen voorzien, in wijken waar het prettig samenleven is. Als sociale woningcorporatie verhuren ze al meer dan 25 jaar goede en betaalbare woningen. Van sociale huurwoningen tot aan vrijesector-, studenten- en seniorenwoningen. Maar ook voor een koopwoning, bedrijfsruimte of parkeerplaats kun je bij Staedion terecht.

Om hun dienstverlening toekomstbestendig te houden, zet Staedion sterk in op procesoptimalisatie. Eén van die processen: de verwerking van inkomende facturen.

De behoefte

Staedion ontvangt jaarlijks zo’n 50.000 facturen. Een groot deel daarvan kwam binnen als papieren factuur of als pdf per e-mail. Ondanks de digitale ontvangst, werden ook de pdf-facturen volledig handmatig verwerkt. Dat kostte veel tijd, was foutgevoelig en zorgde voor onnodige druk op de administratie.

De wens was duidelijk: minder handwerk, meer overzicht en een toekomstbestendige oplossing.

"Onze doelstelling om een groot volume facturen sneller en efficiënter te verwerken is met Factuurportal ruimschoots behaald: minder tijd, nauwelijks correcties en een stabiel, foutloos proces"

De oplossing

Sinds 2016 maakt Staedion gebruik van Factuurportal, de slimme factuurverwerkingsoplossing van Whitevision. Daarmee worden inkomende facturen, zowel pdf als e-facturen, automatisch gecontroleerd, gevalideerd en geboekt. Dankzij de ingebouwde controles komen alleen correcte en complete facturen in de administratie terecht. Spookfacturen en fouten worden direct onderschept.

Ook ordernummers worden automatisch herkend en gekoppeld, wat de verdere verwerking binnen de organisatie versnelt en vereenvoudigt.

Voor Staedion draait het om gemak en ontzorging. Factuurportal neemt niet alleen de verwerking uit handen, maar verzorgt ook de communicatie met leveranciers. Als een factuur niet voldoet aan de eisen, ontvangt de leverancier automatisch een terugkoppeling. Dat scheelt tijd én voorkomt fouten.

“Factuurportal verzorgt ook de ondersteuning richting de leveranciers. Hierdoor worden de lijnen korter en dit vinden wij zeer prettig" Edward Roos, Manager Finance / ICT Staedion

Het resultaat: sneller, slimmer en schaalbaar

Volledig geautomatiseerde verwerking van pdf- én e-facturen
Minder handmatige handelingen en correcties
Snellere doorlooptijd en betere afstemming met leveranciers
Meer flexibiliteit bij het aansluiten van nieuwe leveranciers
Een schaalbare oplossing die meegroeit met de organisatie

Klaar voor de toekomst

Met Factuurportal heeft Staedion een solide basis gelegd voor een efficiënte, foutloze en schaalbare factuurverwerking. Door processen slim te automatiseren en leveranciers actief te ondersteunen, is er meer grip, minder handwerk en ruimte voor verdere groei. Een oplossing die niet alleen vandaag werkt, maar ook klaar is voor de uitdagingen van morgen.