Staedion

De behoefte

Staedion ontvangt jaarlijks zo’n 50.000 facturen. Een groot deel daarvan kwam binnen als papieren factuur of als pdf per e-mail. Ondanks de digitale ontvangst, werden ook de pdf-facturen volledig handmatig verwerkt. Dat kostte veel tijd, was foutgevoelig en zorgde voor onnodige druk op de administratie.

De wens was duidelijk: minder handwerk, meer overzicht en een toekomstbestendige oplossing.

De oplossing

Sinds 2016 maakt Staedion gebruik van Factuurportal, de slimme factuurverwerkingsoplossing van Whitevision. Daarmee worden inkomende facturen, zowel pdf als e-facturen,  automatisch gecontroleerd, gevalideerd en geboekt. Dankzij de ingebouwde controles komen alleen correcte en complete facturen in de administratie terecht. Spookfacturen en fouten worden direct onderschept.

Ook ordernummers worden automatisch herkend en gekoppeld, wat de verdere verwerking binnen de organisatie versnelt en vereenvoudigt.

Voor Staedion draait het om gemak en ontzorging. Factuurportal neemt niet alleen de verwerking uit handen, maar verzorgt ook de communicatie met leveranciers. Als een factuur niet voldoet aan de eisen, ontvangt de leverancier automatisch een terugkoppeling. Dat scheelt tijd én voorkomt fouten.

Het resultaat: sneller, slimmer en schaalbaar

• Volledig geautomatiseerde verwerking van pdf- én e-facturen
• Minder handmatige handelingen en correcties
• Snellere doorlooptijd en betere afstemming met leveranciers
• Meer flexibiliteit bij het aansluiten van nieuwe leveranciers
• Een schaalbare oplossing die meegroeit met de organisatie

Klaar voor de toekomst

Met Factuurportal heeft Staedion een solide basis gelegd voor een efficiënte, foutloze en schaalbare factuurverwerking. Door processen slim te automatiseren en leveranciers actief te ondersteunen, is er meer grip, minder handwerk en ruimte voor verdere groei. Een oplossing die niet alleen vandaag werkt, maar ook klaar is voor de uitdagingen van morgen.