Stichting Pergamijn
Stichting Pergamijn ondersteunt en begeleidt mensen met een verstandelijke beperking. Pergamijn biedt aan haar cliënten een gevarieerd aanbod aan voorzieningen voor wonen, werken, daginvulling en ontspanning, ambulante begeleiding en gezondheid. De medewerkers en vrijwilligers zetten zich elke dag weer in om het beste uit het leven van cliënten te halen — of dat nu thuis, in een woning in de wijk of in de beschermde omgeving van terrein Pepinusbrug is. Daarbij werkt Pergamijn vanuit de behoeftes en wensen van de individuele cliënt, die de regie zoveel mogelijk zelf in handen heeft.
De behoefte
Stichting Pergamijn werkte al een tijd met een scan- en herkenoplossing. Maar begin 2022 was het tijd voor verandering. De stichting stapte voor hr- én financiële doeleinden over naar ERP-systeem AFAS. In dat kader wilde Pergamijn een OCR-oplossing gebruiken die naadloos met de nieuwe boekhoudsoftware zou koppelen.
De oplossing
Een zoektocht leidde tot een selectie van drie OCR-oplossingen. Tijdens de ‘demoronde’ sprong WhiteVision er direct uit. De efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid van de slimme OCR-software spraken Pergamijn enorm aan. Daarnaast gaf Whitevision tijdens de demo een uitstekend, overzichtelijk beeld van hoe het systeem in de praktijk werkt. Een andere doorslaggevende factor was de SMART E-mail handler, die binnenkomende facturen automatisch voorsorteert en -bewerkt. De beslissing viel snel: Pergamijn zou het nieuwe jaar ingaan met de combinatie ‘AFAS-Whitevision’.
De voordelen van Whitevision
- Efficiëntere, snellere inkoopfactuurverwerking.
- Geen handmatig initieel filterwerk in de facturen-mailbox meer (door de SMART E-mail handler).
- Sneller overzicht van de kosten door een naadloze koppeling met AFAS.
- Uitstekende begeleiding tijdens én na de implementatie.
- Persoonlijk contact en snel, grondig support.
“Met Whitevision handelen wij de gehele inkoopfactuurverwerking véél sneller af,” zegt Marlie Goossens, administratief medewerkster bij Pergamijn. Omdat zij dagelijks met Whitevision werkt, ervaart ze veel voordelen van het systeem: “Whitevision neemt factuurgegevens als btw-, KvK- en IBAN-nummer automatisch over, dus al die zaken hoef ik niet meer handmatig in te voeren. Tegelijkertijd heb ik wel de vrijheid om aanpassingen te doen.”
Collega Yvonne Schneiders, senior medewerkster op de financiële administratie, vult aan: “Wij werken nu een stuk sneller en efficiënter. Ook als we bijvoorbeeld een factuur willen naslaan. Whitevision biedt namelijk rapportagemogelijkheden waarmee je je (tijdelijke) digitale archief kan ophalen. Het is heel fijn om die optie nu te hebben. Whitevision is echt een verademing voor ons!”
Hoe Whitevision het Pergamijn gemakkelijker maakt? “Het begint al bij de SMART E-mail handler, die inkomende berichten in onze facturen-mailbox automatisch voorsorteert en -bewerkt,” zegt Yvonne.
Aan de hand van voorbeelden legt Marlie uit hoe deze tool werkt: “Soms zitten er meerdere pdf-bestanden in een mail. Als dit bijlages zijn, wil je ze samenvoegen met de factuur. Zijn het echter verschillende facturen, dan wil je ze scheiden. Je kunt dit één keer aangeven, waarna het zelflerende systeem soortgelijke facturen blijft herkennen. Daarnaast kan je betalingsherinneringen trainen, zodat deze niet in Whitevision terechtkomen als factuur. Het is heel handig dat de SMART E-mail handler dit soort zaken filtert. Dat scheelt enorm veel werk.”
Zodra een factuur in Whitevision zit, neemt de slimme OCR-software Pergamijn nog meer repetitief, eentonig werk uit handen. Marlie: “In principe herkent het systeem de factuurgegevens en zet het de boeking klaar, die wij vervolgens alleen nog even hoeven te controleren. Als Whitevision bepaalde stamgegevens eens niet herkent, krijgen we daar een melding van. Dan kijken we in AFAS hoe de bewuste crediteur is ingericht, want op basis daarvan geschiedt de herkenning.”
“De koppeling met AFAS is heel handig,” vindt Yvonne. “Bij ons vorige scan- en herkenprogramma zagen we de kosten pas in ons ERP-systeem staan nadat alle goedkeurders een factuur hadden geaccordeerd. Whitevision zorgt dat een factuur na verwerking meteen in AFAS staat, waardoor we veel sneller een overzicht van de kosten hebben! Een groot voordeel is ook de mogelijkheid om uitgebreide en ingewikkelde facturen te trainen.”
Yvonne vertelt dat Pergamijn altijd tevreden is geweest over de begeleiding vanuit Whitevision: “Vanaf dag één verliep het contact met onze WhiteVision-consultant uitermate goed. Hij legde alles goed uit en pakte de implementatie samen met ons op. Omdat we per 1 januari 2022 live gingen, moesten we de oplossing heel snel implementeren. Daar heeft hij ons uitstekend bij geholpen. En wanneer we tegen bepaalde vragen aanliepen omdat onze werkwijze ging veranderen, dacht hij actief mee over een oplossing.”
Marlie vindt dat extra bijzonder omdat de pandemiemaatregelen destijds nog volop intact waren: “Normaliter is het een stuk moeilijker om dit soort zaken online af te handelen. Maar wij kregen gewoon álle medewerking vanuit Whitevision. Dat werkte heel inspirerend. Het gaf zoveel positiviteit dat we heel graag met de oplossing aan de slag wilden gaan!”
Zo gezegd, zo gedaan: een nieuw jaar betekende voor Pergamijn een nieuwe OCR-oplossing. Daar was de stichting blij mee, maar zij liep gaandeweg ook tegen diverse vragen aan. WhiteVisions introductie van de Summerschool was dan ook een welkome verrassing. “In de zomer zijn wij tweemaal naar het WhiteVision-kantoor in Breda gegaan om een opfriscursus te volgen,” vertelt Yvonne. “Dat was zo fijn en zinvol! Whitevision gaf demonstraties en toelichtingen en beantwoordde onze vragen. Bovendien ontmoetten we andere Whitevision-gebruikers met wie we van gedachten wisselden — over de oplossing én over aanvullende functionaliteiten die wij in de toekomst waarschijnlijk willen gaan gebruiken.”
Yvonne is ook zeer positief over de rondleiding die Summerschool-deelnemers kregen op het Whitevision-kantoor. “We leerden de supportmedewerkers kennen en zagen hoe zij te werk gaan. Die transparantie was echt van toegevoegde waarde. We kregen een kijkje in het hart van Whitevision!”
Wat Yvonne en Marlie allebei als prettig ervaren, is dat Whitevision de lijnen kort houdt. “Bij Whitevision zijn de mensen heel toegankelijk,” zegt Marlie. “Bij vorige softwareprogramma’s moesten we weleens over technische problemen communiceren met een Engelse helpdesk. Dat is heel moeilijk! En het proces is vaak traag. Het supportteam van Whitevision pakt alles vlot op, vraagt dóór en komt snel met een oplossing.”
De laagdrempeligheid van Whitevision uit zich ook in het feit dat directeur Frank de Wit probeert om persoonlijk contact te hebben met klanten. Tijdens de Summerschool kwam hij zich even aan ons voorstellen. Dat is echt niet vanzelfsprekend. Bovendien is het bij veel softwareleveranciers zo dat zij éérst gouden bergen beloven, maar dat veel níet blijkt te kunnen wanneer je eenmaal klant bent. Whitevision blijft voor je rennen.”
Kortom, Pergamijn is blij met Whitevision. “Intern zijn de geluiden alleen maar positief,” zegt Yvonne. “En Whitevision biedt genoeg mogelijkheden tot uitbreiding wanneer wij daar klaar voor zijn.” Of Yvonne en Marlie Whitevision zouden aanbevelen? Het antwoord weerklinkt in koor: “Absoluut!”
