Taveirne

De behoefte

Als onderdeel van een brede digitaliseringsslag besloot Taveirne om over te stappen op ERP-pakket 4PS. Daarin wilde de organisatie de documentatie rondom uiteenlopende projecten stroomlijnen. Al gauw doemde een belangrijke vraag op: ‘Hoe kunnen we inkoopfacturen gemakkelijker inboeken en goedkeuren?’ Een veelomvattende vraag, want op dat moment verliep het gehele inkoopfactuurverwerkingsproces bij Taveirne nog handmatig. De organisatie ging op zoek naar een oplossing.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Hoe helpt Whitevision repeterende, eentonige taken de wereld uit bij Taveirne? Dimitri beschrijft wat de oplossing doet vanaf het moment dat een factuur binnenkomt: “Het begint met de SMART E-mail handler, die onze facturen-mailbox uitleest. Deze tool verzorgt de voorsortering en bewerking van inkomende facturen. Daardoor komen de pdf-bestanden automatisch in het systeem terecht, dat de factuurgegevens — inclusief het projectnummer — herkent. Bij het verwerkingsproces komt nauwelijks handmatig overtypewerk meer kijken. Dat is voor ons een groot voordeel. Daarnaast is het natuurlijk heel fijn dat Whitevision met 4PS kan communiceren, zeker omdat de koppeling in de praktijk goed werkt!”

De Whitevision Workflow is binnen Taveirne een groot succes. “Het feit dat we facturen altijd op afstand kunnen goedkeuren, heeft ons fiatteringsproces aanzienlijk verbeterd,” zegt Dimitri.

Toen mensen tijdens de pandemie vanuit huis moesten gaan werken, bleek de workflow-software zelfs dé oplossing om vlekkeloos door te werken. Dimitri vergelijkt de situatie met vroeger: “Als iemand in het pre-Whitevision-tijdperk wekenlang niet op kantoor kon komen, was dat een groot probleem. Vanuit de administratie waren we veel met opvolging bezig. En richting de leveranciers was er sprake van vertraging. Nu kunnen medewerkers overal inloggen. Ook hebben wij ingesteld dat ze drie keer per week een automatische reminder krijgen. Daardoor worden facturen veel sneller goedgekeurd. Zelfs tijdens de coronacrisis liep het proces gewoon door!”

Over het contact met Whitevision is Dimitri zeer positief. “Dat verloopt heel goed,” vertelt hij. “Tijdens de implementatie hadden we één vast aanspreekpunt: onze Whitevision-consultant. Deze legde het systeem aan ons uit aan de hand van praktijkvoorbeelden, die wij zelf mochten selecteren. Onze consultant was zeer proactief en dacht altijd in oplossingen. Toen de oplossing na enkele opstartproblemen eenmaal draaide, heb ik een of twee keer support nodig gehad. Ook dat verliep vlot. Ik diende een vraag in via het klantportaal van Whitevision en kreeg zeer snel antwoord.”

Of Dimitri Whitevision zou aanbevelen aan andere organisaties? “Absoluut. Het is een gebruiksvriendelijke oplossing die veel mogelijkheden biedt. Daarvan willen wij in de toekomst misschien ook nog gebruikmaken.” En Dimitri weet waar hij over praat, want hij heeft in het verleden met een ander OCR-systeem gewerkt: “Dat verliep moeizaam. Whitevision is veel stabieler en nauwkeuriger. De oplossing voldoet aan alle verwachtingen!”