Spring naar content

Van der Meijs

In een tijdsbestek van bijna veertig jaar is Van der Meijs uitgegroeid tot een multidisciplinair vastgoedonderhoudsbedrijf dat totaaloplossingen biedt binnen zijn vakgebied. Van planmatig en dagelijks onderhoud tot houtschade- en glasherstel: Van der Meijs is zo compleet mogelijk in zijn dienstverlening. Door continu te ontwikkelen en te innoveren biedt het bedrijf kwaliteit. Met twee timmerfabrieken, een consultancybureau voor onafhankelijk advies en totaaloplossingen in bewonerscommunicatie kan Van der Meijs het totale vastgoedonderhoud op zich nemen. Hierbij staat een plezierige samenwerking met opdrachtgevers, bewoners en gebruikers van hun panden centraal.

De behoefte

De meeste leveranciers van Van der Meijs leveren facturen digitaal aan. Omdat het invoeren hiervan op een gegeven moment te veel tijd kostte, wilde het bedrijf een oplossing implementeren die het inlees- en verwerkingsproces van inkoopfacturen zou versnellen. Daarnaast zocht Van der Meijs naar een manier om het goedkeuringsproces te digitaliseren met het oog op tijdbesparing en efficiëntieverhoging. Bovendien wilde Van der Meijs met een partij in zee gaan die aansloot op BouwWorks, het branche-specifieke pakket dat binnen het bedrijf wordt gebruikt.

De oplossing

Al snel bleek Whitevision de beste partij om in de arm te nemen. De aansluiting op de bouw-gerelateerde software en de regelherkenning die Whitevision biedt, waren de voornaamste pluspunten. Daarnaast kon Van der Meijs het goedkeuringsproces van inkoopfacturen aanzienlijk soepeler laten verlopen: facturen worden tegenwoordig digitaal naar de betreffende personen verstuurd ter goedkeuring. Het resultaat? Tijdwinst en meer waardevolle informatie omtrent inkoopfacturen.

“We werken nu ongeveer een jaar met Whitevision en we zijn erg tevreden,” vertelt Monique Willems, die verantwoordelijk is voor de administratie bij Van der Meijs. “Vanwege de naadloze aansluiting van WhiteVision op onze pakketten verliep de transitie geheel vlekkeloos.” De pragmatische aanpak van Whitevision had zich overigens tijdens het implementatieproces al bewezen. “Onze contactpersoon kwam langs om alles te installeren; wij hoefden verder niets te doen. Binnen een halve dag had de installatie plaatsgevonden én hadden we een cursus gehad, waardoor we direct aan de slag konden!”

Whitevision in drie termen? Tijdbesparing, oplossingsgerichtheid en efficiëntie!”

Van der Meijs maakt niet alleen gebruik van de standaardsoftware van Whitevision voor de slimme herkenning van facturen; het bedrijf benut ook de mogelijkheden van de extra module ‘Advanced Training’, die het mogelijk maakt om verbijzonderingsregels – waaronder grootboek en kostenplaats – te herkennen.

Op basis van deze kenmerken doet het systeem vervolgens een voorstelboeking, waardoor bedrijven nog efficiënter kunnen werken. “Als wij vroeger een factuur binnenkregen waarop vijftig artikelen stonden, zagen we één regel waarop direct het totaalbedrag vermeld stond,” legt Monique uit. “Sinds we de module ‘Advanced Training’ gebruiken, wordt zo’n factuur volledig automatisch in vijftig regels gesplitst. Dat levert heel veel tijdwinst op.”

“De module ‘Advanced Training’ zorgt ervoor dat facturen in vijftig regels worden opgesplitst.”

Vanaf het moment dat Van der Meijs Whitevision ging gebruiken, merkte het bedrijf dat de processen efficiënter werden. Monique: “We werken sneller, er is meer informatie digitaal beschikbaar en het hele proces is minder foutgevoelig.”

Dat de leercurve niet groot bleek te zijn, was even positief als het feit dat Whitevision ook uitermate geschikt is voor niet alleen de allergrootste bouwbedrijven vanwege de perfecte aansluiting op BouwWorks: “Wij zijn een schildersbedrijf dat ook bouwkundig werk verricht en een timmerfabriek heeft. BouwWorks is een pakket dat specifiek geschikt is voor onze branche, dus het is zeer handig dat Whitevision hier zo’n goede oplossing voor biedt.”

“Efficiëntere processen, minder fouten en een perfecte aansluiting op BouwWorks.”

Vanwege de heldere, effectieve aanpak in de implementatiefase en de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing heeft Van der Meijs de supportafdeling van Whitevision vooralsnog niet hoeven in te schakelen. En hoewel Monique weet dat de supportmedewerkers voor haar klaarstaan, vindt ze het erg fijn dat ze hen nooit nodig heeft gehad: “De oplossing werkt gewoon prima.”

Op de vraag of Van der Meijs naar alle tevredenheid met Whitevision werkt, heeft Monique direct een antwoord: “Zeker! Wij zullen ook absoluut met deze oplossing blijven werken. Het zou zelfs weleens kunnen dat we nog een aanvullend product gaan afnemen in de nabije toekomst. En ik zou Whitevision zeker aanbevelen bij andere bedrijven.”

 

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

april 2024

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?
Artikel lezen
maart 2024

Wat is een UBL-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

De term ‘UBL-factuur’ hoor je in toenemende mate vallen. UBL is een beweging in opkomst. Het onderwerp is begin dit jaar stevig op de kaart gezet toen de overheid toeleveranciers verplichtte om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Wij vinden dit een heel mooi initiatief en omarmen het dan ook. Aangezien WhiteVision organisaties helpt efficiënter te werken, roept zo’n standaard ook de nodige nieuwsgierigheid bij ons op. Om onze oplossing aan te passen aan UBL hebben we ons in het onderwerp verdiept. Wat is een UBL-factuur? Met welke uitdagingen heb je te maken als je een UBL-factuur wilt verwerken? En hoe ga je deze te lijf? We vertellen het je allemaal in deze blog.
Artikel lezen

123