Van der Meijs

De behoefte

De meeste leveranciers van Van der Meijs leveren facturen digitaal aan. Omdat het invoeren hiervan op een gegeven moment te veel tijd kostte, wilde het bedrijf een oplossing implementeren die het inlees- en verwerkingsproces van inkoopfacturen zou versnellen. Daarnaast zocht Van der Meijs naar een manier om het goedkeuringsproces te digitaliseren met het oog op tijdbesparing en efficiëntieverhoging. Bovendien wilde Van der Meijs met een partij in zee gaan die aansloot op BouwWorks, het branche-specifieke pakket dat binnen het bedrijf wordt gebruikt.

De oplossing

“We werken nu ongeveer een jaar met Whitevision en we zijn erg tevreden,” vertelt Monique Willems, die verantwoordelijk is voor de administratie bij Van der Meijs. “Vanwege de naadloze aansluiting van Whitevision op onze pakketten verliep de transitie geheel vlekkeloos.” De pragmatische aanpak van Whitevision had zich overigens tijdens het implementatieproces al bewezen. “Onze contactpersoon kwam langs om alles te installeren; wij hoefden verder niets te doen. Binnen een halve dag had de installatie plaatsgevonden én hadden we een cursus gehad, waardoor we direct aan de slag konden!”

Van der Meijs maakt niet alleen gebruik van de standaardsoftware van Whitevision voor de slimme herkenning van facturen; het bedrijf benut ook de mogelijkheden van de extra module ‘Advanced Training’, die het mogelijk maakt om verbijzonderingsregels – waaronder grootboek en kostenplaats – te herkennen.

Op basis van deze kenmerken doet het systeem vervolgens een voorstelboeking, waardoor bedrijven nog efficiënter kunnen werken. “Als wij vroeger een factuur binnenkregen waarop vijftig artikelen stonden, zagen we één regel waarop direct het totaalbedrag vermeld stond,” legt Monique uit. “Sinds we de module ‘Advanced Training’ gebruiken, wordt zo’n factuur volledig automatisch in vijftig regels gesplitst. Dat levert heel veel tijdwinst op.”

Vanaf het moment dat Van der Meijs Whitevision ging gebruiken, merkte het bedrijf dat de processen efficiënter werden. Monique: “We werken sneller, er is meer informatie digitaal beschikbaar en het hele proces is minder foutgevoelig.”

Dat de leercurve niet groot bleek te zijn, was even positief als het feit dat Whitevision ook uitermate geschikt is voor niet alleen de allergrootste bouwbedrijven vanwege de perfecte aansluiting op BouwWorks: “Wij zijn een schildersbedrijf dat ook bouwkundig werk verricht en een timmerfabriek heeft. BouwWorks is een pakket dat specifiek geschikt is voor onze branche, dus het is zeer handig dat Whitevision hier zo’n goede oplossing voor biedt.”

Vanwege de heldere, effectieve aanpak in de implementatiefase en de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing heeft Van der Meijs de supportafdeling van Whitevision vooralsnog niet hoeven in te schakelen. En hoewel Monique weet dat de supportmedewerkers voor haar klaarstaan, vindt ze het erg fijn dat ze hen nooit nodig heeft gehad: “De oplossing werkt gewoon prima.”

Op de vraag of Van der Meijs naar alle tevredenheid met Whitevision werkt, heeft Monique direct een antwoord: “Zeker! Wij zullen ook absoluut met deze oplossing blijven werken. Het zou zelfs weleens kunnen dat we nog een aanvullend product gaan afnemen in de nabije toekomst. En ik zou Whitevision zeker aanbevelen bij andere bedrijven.”