Van Dillen Bouwgroep

De behoefte

Van Dillen Bouwgroep gebruikte al 2 jaar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen toen het overstapte op ERP-systeem 4PS Construct. Omdat het bedrijf verstoringen in het proces wilde vermijden, ging het op zoek naar een bewezen oplossing van een betrouwbare partner – een preferred supplier van 4PS. De naam ‘Whitevision’ kwam daarop snel in beeld.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Een groot voordeel van Whitevision is dat van Dillen Bouwgroep geen kasten vol facturen meer heeft. Erik: “Je slaat digitale bestanden op in een digitaal archief dat je gemakkelijk kunt doorzoeken. Daar komt geen stukje papier meer aan te pas! Projectleiders, die bij ons verantwoordelijk zijn voor het financiële reilen en zeilen van een project, maken regelmatig gebruik van deze functie. Bijvoorbeeld wanneer ze posten tegenkomen die afwijken van de verwachtingen. Het is heel makkelijk om een digitale factuur dan even tevoorschijn te halen op het scherm om deze te controleren.”

Het fiatteren van inkoopfacturen is bovendien een stuk gemakkelijker met de Whitevision-Workflow. “Bij onze vorige oplossing was dit niet zo uitgebreid ingeregeld, waardoor we tegen beperkingen aanliepen. Nu zit de accorderingsflow volledig in Whitevision. Daardoor is de snelheid van het verwerkingsproces nóg meer toegenomen.”

Van Dillen Bouwgroep hoeft vrijwel nooit een beroep te doen op het supportteam van Whitevision. “Dat is een compliment, want het toont aan hoe goed het product functioneert,” zegt Erik. “Wanneer wij support wél inschakelen, dan is dat meestal omdat we een opfrisser over een bepaalde functie nodig hebben of nieuwe wensen willen doorgeven. Whitevision pakt dit soort zaken snel en prima op.”

Naast het feit dat Whitevision een stabiel product is, draagt het ook de mogelijkheden in zich om door te ontwikkelen: “Whitevision doet er veel aan om voorop te blijven lopen in een altijd verder digitaliserende wereld. Daarbij spitst het zich toe op bepaalde branches. Dat is denk ik de grote kracht van de oplossing: deze speelt perfect in op de specifieke wensen van de bouw- en installatiewereld. Onze branche is toch nét een beetje anders en Whitevision heeft heel goed geluisterd naar alle betrokken partijen. Dat zie je bijvoorbeeld terug in de velden die prominent naar voren komen in de software.”

Net als Whitevision houdt Van Dillen Bouwgroep ervan om voorop te lopen. “Daarom spreekt het toekomstgerichte karakter van de oplossing ons zo aan,” vertelt Erik. “Terwijl wij onze inkoopfacturen verwerken – circa 25.000 per jaar – zien we dat Whitevision druk aan het ontwikkelen is. Momenteel wordt er bijvoorbeeld gewerkt aan een oplossing omtrent serviceopdrachten. Daar maken wij nog geen gebruik van, maar we delen onze inzichten wel met de productowner van Whitevision.”

Dat de introductie van vernieuwingen geen verstoringen veroorzaakt, vindt Erik ook een zeer positief punt: “Van updates merk je niets als gebruiker. Veel mensen beseffen het niet, maar het is bijna niet in woorden uit te drukken hoe belangrijk het is om een stabiele oplossing te hebben die gewoon goed werkt.” Van Dillen Bouwgroep peinst er dan ook niet over om met Whitevision te stoppen: “Ik moet er niet aan denken dat we weer met de hand facturen moeten verwerken en accorderen. Voor ons is Whitevision niet meer weg te denken uit de organisatie!”