VDR Bouwgroep

De behoefte

Door de groei van VDR Bouwgroep in de afgelopen jaren, nam het aantal inkoopfacturen sterk toe. Op een gegeven moment kon het bedrijf de verwerking daarvan amper nog bijbenen. De communicatie over facturen werd intensiever en iedereen kreeg het alleen maar drukker. Een potentieel struikelblok deed zich voor – het verwerkingsproces dreigde niet meer geolied te draaien met de toenmalige werkwijze. Daarom besloot VDR Bouwgroep begin 2019 om te investeren in een automatiseringsoplossing.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

“Wanneer een factuur binnenkomt in onze facturenmailbox, start de SMART E-mail-handler met de eerste stap van het proces van automatische factuurverwerking,” legt Laurens uit. “De tool ziet om welk bedrijf het gaat (wij hebben inmiddels deelname in 3 bedrijven) en splitst de inkomende berichten op in inkoopfacturen en overige berichten. Soms moet je de SMART E-mail-handler even helpen, maar omdat deze zelflerend is, zet hij de mails op een gegeven moment allemaal op de goede plek. De facturen worden ingelezen in Whitevision. Daarna moeten wij deze behandelen.” Gedurende die stap kwam VDR Bouwgroep erachter dat sommige leveranciers zeer slechte facturen aanleveren. Toch leverde dit geen problemen op: “Binnen hele korte tijd hebben we het voor elkaar gekregen dat de oplossing 80-90% in één keer goed inleest.”

Wanneer de factuur eenmaal is geboekt op de juiste posten – een proces dat eigenlijk vanzelf goed gaat – is het tijd voor het accorderen van de facturen. “Whitevision heeft het fiatteringsproces heel goed voor ons ingeregeld. Daardoor komen de facturen altijd bij de juiste mensen terecht!”

Laurens is erg tevreden over het implementatietraject dat VDR Bouwgroep met Whitevision heeft doorlopen: “Whitevision stuurde ons een goede vragenlijst waarop stond wat er allemaal nodig was voor de implementatie. Zo konden wij de juiste voorbereidingen treffen. Vervolgens is onze Whitevision-consultant een aantal keren langs geweest. Na twee bezoeken draaide de oplossing prima. Het was heel fijn werken en schakelen met hem. Alles verliep bliksemsnel én goed. Dat wij onze ICT perfect voor elkaar hebben, hielp daar ook bij.”

Een groot voordeel was dat de consultant van Whitevision goed onderlegd bleek: “Hij had echt kennis van zaken. Daardoor kon hij alles heel snel en efficiënt inrichten. Vervolgens draaide de oplossing ook prima.”

Op het gebied van innovatie ziet VDR Bouwgroep raakvlakken met Whitevision. “Wij zijn best vooruitstrevend in de wijze waarop we processen willen automatiseren,” zegt Laurens. “Whitevision denkt daar echt in mee. Wanneer we een idee kenbaar maken aan onze consultant, wordt daar iets mee gedaan. Whitevision is bovendien continu bezig met het doorontwikkelen van de oplossing, waardoor deze almaar slimmer wordt en wij van steeds meer functionaliteit kunnen profiteren. Dit betekent dat de software in de toekomst goed zal blíjven werken.” Een belangrijk punt voor Laurens, die altijd graag vooruitkijkt.

“Vroeger wilde ik inkoopfacturen eigenlijk niet automatiseren, omdat ik ervan overtuigd was dat we deze binnen 3-5 jaar niet meer per mail in pdf-formaat zouden binnenkrijgen. Maar nu blijkt dat deze methode voorlopig wel blijft bestaan. En Whitevision biedt daar een hele mooie oplossing voor!”

Of Laurens de oplossing zou aanbevelen aan andere bedrijven? “Zeker,” zegt hij. “Als je je bedrijfsprocessen op orde hebt en je bent klaar voor automatisering, is dit een uitstekende oplossing.”