VDR Bouwgroep
VDR Bouwgroep is gespecialiseerd in het ontwerpen en realiseren van bedrijfshuisvesting. Het bedrijf bestaat al bijna 120 jaar, maar sinds 1983 kent het een bijzondere eigendomsconstructie: in dat jaar schonk grondlegger Piet van de Raadt VDR Bouwgroep middels een stichting aan zijn medewerkers. Tot op de dag van vandaag beheert de stichting de aandelen, wat betekent dat iedere werknemer voor een deel eigenaar van het bedrijf is. Daardoor is de betrokkenheid hoog en de organisatiecultuur onderscheidend. Met circa 60 collega’s werkt VDR Bouwgroep iedere dag aan het bereiken van de beste resultaten voor opdrachtgevers. Drie kernwaarden staan daarbij centraal: plezier, ambitie en verantwoordelijkheid. Onder het motto ‘VDR regelt dat’ streeft het bedrijf ernaar om van elke opdrachtgever een terugkerende opdrachtgever én ambassadeur te maken.
De behoefte
Door de groei van VDR Bouwgroep in de afgelopen jaren, nam het aantal inkoopfacturen sterk toe. Op een gegeven moment kon het bedrijf de verwerking daarvan amper nog bijbenen. De communicatie over facturen werd intensiever en iedereen kreeg het alleen maar drukker. Een potentieel struikelblok deed zich voor – het verwerkingsproces dreigde niet meer geolied te draaien met de toenmalige werkwijze. Daarom besloot VDR Bouwgroep begin 2019 om te investeren in een automatiseringsoplossing.
De oplossing
VDR Bouwgroep wendde zich tot ERP-leverancier 4PS voor advies. Deze raadde Whitevision aan: een goede automatiseringsoplossing die prima zou koppelen met de huidige ERP-software. Na een presentatie van Whitevision was het voor VDR Bouwgroep duidelijk hoe de oplossing in de praktijk zou werken. Het bedrijf besloot niet meer te kijken naar andere partijen: met Whitevision leek het prima uit de voeten te kunnen.
De voordelen van Whitevision
“Sinds we het verwerken van inkoopfacturen hebben geautomatiseerd, hebben we het proces héél goed in beeld,” vertelt Laurens Potters, controller bij VDR Bouwgroep. Het bedrijf kan nu meerdere medewerkers inzetten op het verwerkingsproces: “Vroeger wist één medewerkster hoe alle stappen precies verliepen. Als zo iemand plotseling weggaat, heeft de organisatie een probleem. Nu is dat niet meer zo. Als iemand ziek is, gaat alles wat in zijn werkstroom staat naar de vervanger. En als het druk is, kan iemand gemakkelijk een halve dag bijspringen. We kunnen onze capaciteit dus aanpassen.”
Hierdoor kan VDR Bouwgroep ervoor zorgen dat iedereen optimaal presteert: “Het registreren van inkomende bonnen in Whitevision heb ik nu bijvoorbeeld neergelegd bij de receptie. Zo kunnen zij uren benutten die anders verspild zouden worden.” Kortom, het inkoopfactuurwerkingsproces verloopt een stuk soepeler sinds VDR Bouwgroep Whitevision gebruikt: “Alle facturen én de communicatie daarover staan opgeslagen op één plek. Daardoor kunnen we alles makkelijk inzien en monitoren!”
“Wanneer een factuur binnenkomt in onze facturenmailbox, start de SMART E-mail-handler met de eerste stap van het proces van automatische factuurverwerking,” legt Laurens uit. “De tool ziet om welk bedrijf het gaat (wij hebben inmiddels deelname in 3 bedrijven) en splitst de inkomende berichten op in inkoopfacturen en overige berichten. Soms moet je de SMART E-mail-handler even helpen, maar omdat deze zelflerend is, zet hij de mails op een gegeven moment allemaal op de goede plek. De facturen worden ingelezen in Whitevision. Daarna moeten wij deze behandelen.” Gedurende die stap kwam VDR Bouwgroep erachter dat sommige leveranciers zeer slechte facturen aanleveren. Toch leverde dit geen problemen op: “Binnen hele korte tijd hebben we het voor elkaar gekregen dat de oplossing 80-90% in één keer goed inleest.”
Wanneer de factuur eenmaal is geboekt op de juiste posten – een proces dat eigenlijk vanzelf goed gaat – is het tijd voor het accorderen van de facturen. “Whitevision heeft het fiatteringsproces heel goed voor ons ingeregeld. Daardoor komen de facturen altijd bij de juiste mensen terecht!”
Laurens is erg tevreden over het implementatietraject dat VDR Bouwgroep met WhiteVision heeft doorlopen: “WhiteVision stuurde ons een goede vragenlijst waarop stond wat er allemaal nodig was voor de implementatie. Zo konden wij de juiste voorbereidingen treffen. Vervolgens is onze WhiteVision-consultant een aantal keren langs geweest. Na twee bezoeken draaide de oplossing prima. Het was heel fijn werken en schakelen met hem. Alles verliep bliksemsnel én goed. Dat wij onze ICT perfect voor elkaar hebben, hielp daar ook bij.”
Een groot voordeel was dat de consultant van WhiteVision goed onderlegd bleek: “Hij had echt kennis van zaken. Daardoor kon hij alles heel snel en efficiënt inrichten. Vervolgens draaide de oplossing ook prima.”
Op het gebied van innovatie ziet VDR Bouwgroep raakvlakken met Whitevision. “Wij zijn best vooruitstrevend in de wijze waarop we processen willen automatiseren,” zegt Laurens. “Whitevision denkt daar echt in mee. Wanneer we een idee kenbaar maken aan onze consultant, wordt daar iets mee gedaan. Whitevision is bovendien continu bezig met het doorontwikkelen van de oplossing, waardoor deze almaar slimmer wordt en wij van steeds meer functionaliteit kunnen profiteren. Dit betekent dat de software in de toekomst goed zal blíjven werken.” Een belangrijk punt voor Laurens, die altijd graag vooruitkijkt. “Vroeger wilde ik inkoopfacturen eigenlijk niet automatiseren, omdat ik ervan overtuigd was dat we deze binnen 3-5 jaar niet meer per mail in pdf-formaat zouden binnenkrijgen. Maar nu blijkt dat deze methode voorlopig wel blijft bestaan. En Whitevision biedt daar een hele mooie oplossing voor!”
Of Laurens de oplossing zou aanbevelen aan andere bedrijven? “Zeker,” zegt hij. “Als je je bedrijfsprocessen op orde hebt en je bent klaar voor automatisering, is dit een uitstekende oplossing.”
