Verwater
Verwater is een wereldwijde aannemer voor industriële en petrochemische installaties. Het bedrijf is opgericht in 1922 en heeft een lange geschiedenis op het terrein van tankterminals en raffinaderijen. Met een specialisatie in tankonderhoud en tankbouw is Verwater expert in het nieuwbouw van tanks, civiele werken, leidingwerken, turnarounds, schilderwerken, E&I, E&A, panelenbouw en engineering. Vandaag de dag werken er wereldwijd circa 1.000 ervaren mensen voor Verwater.
De behoefte
De financiële administratie van Verwater verrichtte van oudsher veel handmatig werk. Het gevolg: medewerkers waren vooral bezig met factuurverwerking, waardoor ze weinig tijd hadden voor een inhoudelijke beoordeling van inkoopfacturen. Dat vond Verwater zonde, zéker met het oog op de schaarste in de arbeidsmarkt. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een automatiseringsoplossing.
De oplossing
Tijdens de zoektocht kwam Verwater uit bij Whitevision. Het bedrijf ging grondig te werk: het stelde een uitgebreide businesscase op. Hierin stond het volledige inkoopfactuurverwerkingsproces uitgetekend. Ook het aantal facturen dat Verwater doorgaans ontvangt, was in de businesscase opgenomen. Wat bleek? Whitevision zou veel meerwaarde brengen in de vorm van tijdsbesparing en een efficiëntieboost. Daardoor zouden medewerkers meer tijd over houden voor ‘het echte werk’: de inhoudelijke factuurcontroles. Verwater was overtuigd: het ging met Whitevision aan de slag.
De voordelen van Whitevision
- Meer tijd voor inhoudelijke factuurcontroles.
- Vastlegging van data in een single point of truth: Whitevision.
- Automatische boeking bij een 100% match met de inkooporder.
- Soepele communicatie en fijne samenwerking.
- Continue doorontwikkeling in samenspraak met klanten.
“Ik zou momenteel geen ‘Verwater-wereld’ kunnen bedenken waarin Whitevision géén plaats heeft,” zegt Nicolette Mager, afdelingshoofd Financiële Administratie bij Verwater. “Door Whitevision kunnen wij veel meer inhoudelijk naar facturen kijken. Daarnaast profiteren we van een betere vastlegging. De totaaloplossing van Whitevision heeft onze situatie dus absoluut beter gemaakt.”
Ook de onderlinge communicatie is erop vooruitgegaan, vertelt Nicolette: “Verwater is een projectenorganisatie. De financiële administratie zit op het hoofdkantoor in Rotterdam. Maar veel van onze mensen werken bij klanten en die zijn gevestigd door het hele land. Soms plaatsen deze mensen bestellingen of beheren zij werkpakketten. Dergelijke handelingen leiden tot facturen. Whitevision is een hele fijne tool om alles te loggen. Via het systeem kunnen we ook makkelijk communiceren met mensen die geografisch van ons verwijderd zijn. We werken allemaal met een single point of truth: Whitevision. Want daar staat alle benodigde informatie netjes opgeslagen!
Hoe het proces in zijn werk gaat, legt Nicolette graag uit: “Onze leveranciers sturen facturen naar een speciaal e-mailadres. Bij binnenkomst gaat de SMART E-mail handler ermee aan de slag. Deze tool pakt de e-mail op en scant het pdf-document om te beoordelen of het gaat om een factuur. Is dat het geval, dan bepaalt Whitevision om welke leverancier het gaat. De slimme software herkent de gegevens en zet deze in de juiste velden. Daarna pakt een van onze medewerkers de factuur op om te controleren of alle velden goed herkend zijn.”
Kostenfacturen codeert Verwater graag nog handmatig om deze vervolgens te accorderen. Deze handeling hoeven medewerkers overigens slechts één keer per leverancier te verrichten, omdat Whitevision de codering vervolgens kan overnemen. Ook op coderingsgebied bespaart het bedrijf dus veel tijd.
Wanneer het om inkooporders gaat, bouwt Verwater in bepaalde gevallen volledig op Whitevision. “Voor sommige leveranciers hebben we ingesteld dat de factuur automatisch geboekt mag worden wanneer Whitevision aangeeft dat er sprake is van een match van 100%,” vertelt Nicolette. “We pakken dit proces graag stapsgewijs aan. Maar het gaat heel goed en we kunnen het systeem echt vertrouwen. Daarom willen we dit geleidelijk gaan instellen voor meer leveranciers!”
In 2024 nam Verwater een nieuwe stap: het startte een onderneming in Duitsland en ging ook daar met ERP-systeem Navision werken. De meest logische stap was om Whitevision eveneens opnieuw aan te haken. “Samen met Whitevision hebben we de Duitse variant opgetuigd,” vertelt Nicolette. “Dat was wederom een hele fijne samenwerking.”
De samenwerking met Whitevision is van meet af aan prettig verlopen. “Voor de implementatie hebben we een klein kernteam binnen onze organisatie samengesteld,” vertelt Nicolette. “Dit bestond uit collega’s die dagelijks bezig zijn met facturen, affiniteit hebben met software en de verschillen tussen de Verwater-bedrijven kennen. Vanuit Whitevision is ons een zeer kundig projectteam toegewezen, dat de hele inrichting met ons heeft gedaan — inclusief testen, training en livegang.”
Wat Nicolette fijn vindt, is dat de lijnen altijd kort zijn binnen Whitevision: “We kunnen elkaar makkelijk vinden en snel schakelen. De klik ís er. Dat merkten we ook toen we in 2023 van een on-premise-situatie naar hubl, de meest recente versie van Whitevision, overstapten. Daar hebben we ook goede begeleiding bij gehad.”
Een ander verzoek van Verwater had betrekking op declaraties. Nicolette: “Wij wilden deze ook verwerken met een automatiseringsoplossing. Daarom vroegen we aan Whitevision of een integratie mogelijk zou zijn. Whitevision ging ermee aan de slag — in samenwerking met ons en enkele andere klanten, die ook behoefte hadden aan een dergelijke oplossing.”
Omdat Nicolette en haar collega’s dagelijks bezig zijn met innovatie, ervaren zij de continue doorontwikkeling vanuit Whitevision als zeer positief. “Whitevision luistert écht naar klanten,” zegt Nicolette. “Wij worden gehoord en geholpen. Het is heel leuk dat we met elkaar optrekken om telkens een stap vooruit te komen!”
Zij zou Whitevision dan ook zeker aanbevelen: “Je kan gemak, inzicht en een innovatieve aanpak verwachten. Er zijn pakketten met veel toeters en bellen, waar vaak een flink prijskaartje aan hangt. Whitevision biedt eenvoud én is vooruitstrevend. De oplossing past fantastisch bij ons!”
