Terugkijken: bereid je nu voor op verplichte e-facturatie

De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Dat is een logische stap, want documenten komen steeds vaker digitaal binnen en worden ook digitaal verwerkt. Denk aan facturen via Peppol, contracten in een documentmanagementsysteem en goedkeuringen via digitale workflows. De Archiefwet geldt vooral voor overheidsorganen, zoals ministeries, gemeenten en waterschappen. Ook andere organisaties kunnen onder de wet vallen wanneer zij met openbaar gezag zijn bekleed. Voor medewerkers en managers binnen financiële administratie en inkoop is het daarom belangrijk om kritisch naar de volledige documentstroom te kijken. Documenten moeten niet alleen correct worden verwerkt, maar ook betrouwbaar, leesbaar, toegankelijk en eenvoudig terug te vinden zijn.

AI is inmiddels niet meer weg te denken uit administratieve processen. Documenten worden automatisch herkend, gegevens worden uitgelezen en boekingsvoorstellen worden steeds slimmer. Maar de volgende ontwikkeling dient zich alweer aan: agentic AI. Waar AI tot nu toe vooral hielp bij het uitvoeren van afzonderlijke taken, kan een AI-agent meerdere stappen binnen een proces zelfstandig combineren. Denk aan een factuur herkennen, gegevens controleren, afwijkingen ontdekken en vervolgens bepalen welke vervolgstap nodig is. Voor finance en inkoop betekent dit dat automatisering steeds minder draait om alleen herkennen en steeds meer om controleren, beoordelen en handelen. En juist dat wordt belangrijk nu generatieve AI het eenvoudiger maakt om overtuigende documenten, berichten en zelfs identiteiten na te bootsen.

Voor CFO’s verandert ESG-rapportage steeds meer van een toekomstvraagstuk naar een concrete verantwoordelijkheid. Nieuwe wet en regelgeving vraagt organisaties niet alleen inzicht te geven in hun eigen prestaties, maar ook in die van hun leveranciers en ketenpartners. Denk aan CO2-uitstoot, herkomst van goederen, transportbewegingen en duurzaamheidsbeleid binnen de supply chain. De uitdaging? Veel van die informatie bevindt zich niet in aparte ESG-systemen, maar in dagelijkse inkoopdocumenten zoals facturen, orderbevestigingen en pakbonnen. Juist daarom speelt de kwaliteit van financiële en administratieve data een steeds grotere rol.