Bonnetjes bewaren: zó voer je een gestroomlijnde administratie

Op de financiële administratie heb je een stroom aan inkomende documenten te verwerken – van papieren bonnen en facturen tot digitale bestanden. Eerder schreven we al blogposts over het coördineren van de stroom. Nu is het tijd om in te zoomen op een belangrijk aspect waarbij vaak meerdere medewerkers binnen je organisatie betrokken zijn: bonnetjes. Als financieel administratief medewerker moet je de uitgaven bijhouden én bonnetjes bewaren. Hoe pak je dit gestructureerd aan?

Dé oplossing: bonnetjes digitaal bewaren

Aan het bewaren van bonnetjes kleeft een tijdsgebonden regel: je moet je houden aan de bewaarplicht van zeven jaar. Klinkt makkelijk, maar zo’n klein papieren document raak je snel kwijt. En als dit niet het geval is, ligt er een ander ‘gevaar’ op de loer: zelfs de beste bonnetjes vervagen en worden op den duur onleesbaar.

Kortom, wil je bonnetjes bewaren op de juiste manier, dan heb je een weldoordachte aanpak nodig. De oplossing ligt in digitalisering: je kan bonnetjes scannen en digitaal opslaan. Doe je dit volgens de regels, dan hoef je de fysieke kopie in principe niet te bewaren. Komt er binnen zeven jaar een controle van de belastingdienst, dan heb je alles veilig opgeslagen en kan je laten zien dat je de boekhouding netjes op orde hebt. Dat bespaart je hoofdbrekers én mogelijke sancties!

Aan de slag: tips voor het bewaren van bonnetjes

Wil jij bonnetjes bewaren op een efficiënte, tijdbesparende manier? Met deze twee tips hoef je je geen zorgen meer te maken over weggeraakte of vervaagde bonnetjes. Breng ze direct in de praktijk om een gestroomlijnde administratie te voeren.

Digitaal bewaren: weg met papieren facturen en bonnen!

Wil je dat bonnetjes snel en correct in je administratie terechtkomen? Gebruik dan slimme OCR-software — het liefst in combinatie met een mobiele app.

Een scan- en herken-systeem staat vooral bekend om zijn vermogen om digitale facturen eenvoudig te verwerken, maar het kan méér dan alleen facturen scannen en herkennen. Ook bonnetjes verwerk je hiermee vlot en gemakkelijk. Hoe?

Zodra medewerkers een bonnetje in handen hebben, kunnen zij hiervan een foto maken met hun smartphone óf gebruikmaken van een handige app met een ingebouwde scanfunctie. Het bonnetje sturen ze vervolgens door naar je facturen-mailbox, van waaruit het bonnetje automatisch wordt ingelezen in de OCR-oplossing. Jij hoeft de gegevens enkel nog even te controleren. Wanneer je akkoord geeft, is het bonnetje automatisch verwerkt in je ERP-systeem. Wil je bonnetjes achteraf naslaan, dan haal je ze met één druk op de knop tevoorschijn. Wel zo handig!

Structuur en snelheid: verwerk bonnetjes meteen

Zorg allereerst dat medewerkers zich allemaal aan een systeem houden. Een simpele regel kan wonderen doen. Werken mensen bijvoorbeeld met een mobiele app, laat hen dan altijd meteen een foto nemen van een bonnetje. Dit moet echt een gewoonte worden.

Krijg jij een bonnetje binnen? Laat dit dan niet liggen. Van uitstel komt afstel — als je het document niet direct scant en verwerkt, kan het immers wegraken! Het kan helpen om een vast moment in te plannen waarop je alle bonnetjes verwerkt. Zo weet je zeker dat ze binnen een redelijke termijn in je administratie terechtkomen.

Hoe koppel je afleverbonnen?

Tot nu toe hebben we het vooral gehad over kassabonnen. Maar als je actief bent in de bouw, heb je ook met een ander type document te maken: de afleverbon. Deze vergt een aparte aanpak: het is cruciaal om zo’n bon te koppelen aan de juiste factuur, omdat hij fungeert als bestel- of leveringsbewijs. Dit is echter niet altijd even makkelijk, want goederen worden op de bouwplaats (en niet in een magazijn) afgeleverd. Daardoor komen de bon en de factuur vaak op verschillende plekken binnen. Hoe voorkom je in zulke gevallen dat je veel tijd en werk kwijt bent aan het koppelen van de documenten?

Een slimme OCR-oplossing met een bonnenkoppelfunctie biedt uitkomst. Hiermee voeg je alle afleverbonnen bij de juiste inkoopfacturen, waarna je ze op efficiënte wijze fiatteert middels workflow-software!