5 voordelen van digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking is vandaag de dag geen optie, maar een must. Wie efficiënt en snel wil werken, kan niet meer om een automatiseringsoplossing heen. Bedenk maar eens hoeveel handelingen je moet verrichten wanneer je inkoopfacturen nog handmatig verwerkt. Na ontvangst moet je de crediteur selecteren, alle gegevens invoeren (van factuurbedrag tot btw-bedrag), de factuur uitsplitsen en een boeking aanmaken.

En zelfs dan heb je enkel nog een boeking, níet een digitale (pdf-)versie van de factuur. Moet je de factuur later nog eens naslaan, dan kost dit je veel zoekwerk. Kortom, zonder digitale factuurverwerking software werk je erg omslachtig. Dat kán gelukkig anders. Benieuwd naar de 5 belangrijkste voordelen van digitale factuurverwerking software? Wij zetten ze voor je op een rij!

1. Snellere verwerking van inkoopfacturen

Werk je met goede scan- en herken-software, dan verloopt het inkoopfactuurverwerkingsproces zeer vlot. Het systeem herkent direct de gegevens van de factuur: van crediteur tot factuurnummer, van factuurdatum tot factuurbedrag. Dit betekent dat de boeking meteen kan worden aangemaakt. Als je kiest voor een scan- en herken-oplossing die een goede koppeling met je ERP-systeem biedt, heb je hier vrijwel geen omkijken naar. In dat geval hoef jij dus veel minder handelingen te verrichten, waardoor je meer tijd overhoudt voor taken waarmee je écht waarde toevoegt voor de organisatie.

2. Stromen coördineren

Als medewerker op de financiële administratie heb je te maken met een stroom van inkomende facturen. Deze komen op allerlei verschillende manieren binnen. Digitale factuurverwerking zorgt ervoor dat je die stroom eenvoudig kunt coördineren: papieren facturen worden na het inscannen omgezet in pdf-bestanden, per mail ontvangen pdf-facturen worden direct herkend en omgezet in xml-bestanden. Zo verwerk je facturen op een eenvoudige en slimme manier.

3. Minder foutgevoeligheid

De fundering van digitale factuurverwerking is een OCR-oplossing. OCR is een tekstherkenningstechniek waarmee factuurgegevens – zoals crediteureninformatie, btw-nummer en KvK-nummer – worden herkend en ingelezen. Deze herkenning zorgt ervoor dat jij geen informatie meer hoeft over te typen. Het maken van typefouten behoort daarmee tot het verleden. Kies je daarnaast voor slimme OCR-software, dan werk je met een zelflerend systeem dat je kunt trainen: wordt een bepaald factuurelement niet herkend, dan hoef je slechts één keer aan te geven wat dit is. Alle volgende keren zal het systeem dit element herkennen. Zo bespaar je op den duur nóg meer tijd!

4. Digitaal archief

Wanneer je een factuur hebt geboekt in het systeem, hangt het pdf-bestand bij de crediteur. Dit betekent dat je het te allen tijde kunt opvragen. Stel, je wilt een abonnementsfactuur van dit jaar vergelijken met die van vorig jaar. In dat geval hoef je niet meer naar de archiefkast in je kantoor te lopen om verschillende mappen te doorzoeken. Digitale factuurverwerking betekent dat je werkt met een digitaal archief: met één druk op de knop haal je de bewuste factuur tevoorschijn. Als je met een goed systeem werkt, krijg je alle communicatie omtrent die factuur ook direct te zien.

5. Efficiënter fiatteringsproces

Digitale factuurverwerking is niet compleet zonder goede workflow-software. Hiermee stuur je een factuur digitaal langs de juiste goedkeurders. De tijd waarin papieren facturen van bureau naar bureau gingen om te worden ondertekend (met vertraging en weggeraakte facturen tot gevolg!) is voorbij. Met een digitale workflow automatiseer je deze ‘ronde’. Bovendien verloopt het fiatteringsproces een stuk sneller – niet in het minst omdat je reminders kunt instellen én omdat goedkeurders de factuur in een overzichtelijk pdf-plaatje te zien krijgen.

Aan de slag met digitale factuurverwerking software?

Wil jij inkomende facturen efficiënter, sneller en eenvoudiger verwerken? En profiteer je graag van de 5 voordelen die we in deze blog hebben beschreven? Neem gerust contact met ons op. We bespreken graag hoe digitale factuurverwerking software jóuw organisatie kan helpen. Hierdoor hoef jij nooit meer gegevens over te typen, bespaar je tijd en is een papieren archief verleden tijd! Scan- en herken-software vergelijken? Ook daarover vertellen we je alles!