Contractmanagement: van losse afspraken naar regie en overzicht

Geen contractmanagement? Zó loopt het vaak spaak!

Wat ontstaat er als gemaakte afspraken in de vergetelheid raken? In één woord: chaos. Zonder centraal contractmanagement plaatsen medewerkers bestellingen op basis van hun persoonlijke voorkeuren. Zij bestellen bij leveranciers wiens naam ze kennen. Zonder te controleren of jouw organisatie daar een contract mee heeft afgesloten.

Het gevolg: een steeds grotere versnippering van je leverancierslandschap. Daardoor loop je kortingen en bonussen mis. Bovendien krijg je niet de kans om goede relaties op te bouwen met je leveranciers.

Een ander probleem: bij levering kan het voorkomen dat niemand weet voor wie de bewuste artikelen bestemd zijn. En de factuur? Die is niet te koppelen aan een bestelling. Daardoor denken de financiële administratie en de budgethouder misschien wel dat het om een nepfactuur gaat.

Kortom, een gebrek aan contractmanagement leidt tot een complex en tijdrovend proces. Je bent vooral reactief bezig: uitzoekwerk slurpt je uren op. Zo kan je je niet meer proactief toeleggen op het onderhouden en optimaliseren van afspraken en relaties.

Contractmanagement: 5 voordelen

1. Grip op je uitgaven

Je legt de gemaakte afspraak centraal vast, bewaakt ze actief en zorgt dat ze voor alle betrokkenen toegankelijk zijn. Zo voorkom je dat medewerkers buiten de contracten om bestellen. Je inkoopuitgaven blijven binnen de afgesproken kaders. En je kan bestellingen, leveringen en betalingen makkelijk bewaken. Bovendien profiteer je optimaal van kortingen en bonussen!

2. Sterkere leveranciersrelaties

Omdat medewerkers consequent via de interne catalogus bestellen, verstevig je de relaties met jouw leveranciers. Daardoor kan je betere prijsafspraken maken, meer kortings- en bonusregelingen realiseren en sterke partnerships opbouwen.

3. Soepele en efficiënte processen

Medewerkers weten precies waar en hoe zij bestellingen kunnen plaatsen. De inkoopafdeling hoeft minder ad hoc in te grijpen. En de financiële administratie verwerkt facturen stukken sneller dankzij automatische matching. Je processen verlopen dus een stuk eenvoudiger!

4. Lager foutgehalte en meer inzicht

Bestellingen, ontvangsten en facturen worden automatisch aan elkaar gekoppeld (dit noemen we ‘3-way-matching’). Is er sprake van afwijkingen? Het systeem signaleert deze en wijst jou erop. Hierdoor gaat het foutgehalte omlaag. Bovendien heb jij zo meer inzicht in de zaken die goed gaan én zie je sneller waar de verbeterpunten liggen.

5. Proactief werken

Je ontvangt automatische herinneringen rondom contractverlengingen of -opzeggingen. Dit betekent dat je je leveranciers en afspraken actief kan blijven managen. Achter de feiten aanlopen of, nog erger, achteraf brandjes blussen? Dat behoort tot het verleden. Jij kan je focussen op proactief werken. Anders gezegd: je hebt tijd om je bezig te houden met optimalisatie!