E-facturatie: de 5 meest gestelde vragen

E-facturatie wordt steeds belangrijker voor organisaties in het mkb. Bedrijven willen processen automatiseren, efficiënter werken en de foutgevoeligheid van handmatige verwerking verminderen. Het ultieme doel van e-facturatie is om het proces automatisch te laten verlopen. Daardoor werk je efficiënter en veiliger. Maar wat is e-facturatie precies? En hoe begin je ermee? In dit blog beantwoorden we de vijf meest gestelde vragen over e-facturatie.

1. Wat is het verband tussen XML en e-facturatie?

Een e-factuur is een systematisch opgebouwd digitaal bestand dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch verwerkt kan worden in het andere. Een e-factuur wordt vaak verstuurd in de vorm van een XML-bestand. Dit is een digitaal bestand waarin alle gegevens zijn vermeld, zoals het factuurnummer, de factuurdatum, bedragen en meer. Omdat deze gegevens heel duidelijk en overzichtelijk zijn gestructureerd, kunnen softwareprogramma’s het bestand automatisch lezen en verwerken. Er bestaan verschillende standaarden voor XML-bestanden, zoals UBL of DICO. Afhankelijk van de gebruikte standaard bevat het bestand de benodigde velden en informatie die jij nodig hebt om je factuur te verwerken.

Het ideaalbeeld van e-facturatie is een automatische uitwisseling en verwerking van leveringsbonnen, bestellingen en facturen via de ERP-systemen van de leverancier en de ontvanger. Hét voordeel daarvan is dat je minder handmatige taken hoeft te verrichten.

Wie een zuiver XML-bestand ontvangt, kan bepaalde stappen overslaan. Bij een zuiver digitaal document is de herkenning namelijk al goed. Maar hiervan is lang niet altijd sprake. En zelfs wanneer dit wel het geval is, moet je rekening houden met knelpunten. Welke dit zijn? Dat lees je hier.

2. Is e-facturatie verplicht?

Wil je zakendoen met de overheid, dan is elektronisch factureren in Nederland verplicht. Zij mogen alleen nog elektronische facturen versturen en ontvangen via netwerken zoals Peppol. Voor het mkb is er nog geen wettelijke verplichting, maar steeds meer (grote) klanten eisen een e-factuur. In de bouwsector is DICO ; dit is een standaard voor e-facturatie waarmee bedrijven efficiënt en gestructureerd kunnen samenwerken.

In België is sinds 1 januari 2026 e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle B2B-transacties. Dat betekent dat je als Belgische onderneming gestructureerde elektronische facturen moet kunnen verzenden en ontvangen volgens deze internationale standaard.

Door nu al te investeren in e-facturatie, voorkom je achterstanden én maak je jouw organisatie toekomstbestendig.

3. Wat als het grootste deel van jouw leveranciers nog PDF-facturen stuurt?

Of je nu een pdf, XML of een combinatie hiervan ontvangt. Met een ‘no hands’ cloudoplossing worden PDF-facturen net zo automatisch en betrouwbaar als e-facturen verwerkt. Dankzij slimme AI en krachtige algoritmes komen ook deze facturen direct in je boekhoudsysteem terecht en een signaal geeft bij afwijkende (e-)facturen. De XML-data van je leverancier wordt aangevuld met herkende OCR-data van de bijgevoegde PDF. Zo profiteer je van alle voordelen van e-facturatie, zónder dat je leveranciers iets hoeven aan te passen. Lees hier alle ins en outs rondom dit onderwerp.

4. Hoe begin je met e-facturatie?

Om efficiënt te werken op de financiële administratie wil je alle inkomende facturen op uniforme wijze in je verwerkingsproces krijgen. Dit blijft altijd relevant, zelfs als het ooit zover komt dat elektronische facturen één vorm aannemen. Want dan zal je ze nog steeds moeten verwerken en accorderen volgens een proces dat specifiek is afgestemd op jouw organisatie.

De overstap naar e-facturatie begint met inzicht. Bekijk je huidige factuurproces: d of onnodig veel handmatig werk? Op basis daarvan kies je een e-facturatie-oplossing die past bij je organisatie. Belangrijk: kies software die aansluit bij je ERP-pakket én die kan koppelen met netwerken zoals Peppol (zonder dat je daar iets voor hoeft te doen). Het maakt hierbij dan niet uit welk type document je ontvangt en in welke vorm het document binnenkomt. Goede IDP-software zorgen voor een juiste interpretatie en verwerking. Wil je nog dieper in dit onderwerp duiken? Download dan dit whitepaper met 7 tips!

5. Hoe zit het met veiligheid en compliance?

E-facturatie is veilig en voldoet aan de wettelijke eisen. Zeker als je gebruikmaakt van het Peppol-netwerk. Peppol is een beveiligd netwerk dat door overheden en bedrijven in heel Europa wordt gebruikt om e-facturen uit te wisselen. Dit voorkomt fraude en zorgt dat facturen altijd correct en veilig bij de juiste ontvanger terechtkomen.

E-facturatie hoeft geen grote stap te zijn. Begin met een paar leveranciers of klanten en breid het langzaam uit. Zo houd je grip op het proces en zie je snel resultaat.