Fiatteren inkoopfacturen: 4 redenen om het proces te digitaliseren

Hoe werkt een goed fiatteringsproces met workflow-software?

Hét kenmerk van een goed workflow-systeem is dat het je helpt om bestaande werkprocessen te digitaliseren en te optimaliseren. Met een goede workflow stuur je facturen op een snelle, eenvoudige en betrouwbare manier rond binnen de organisatie. Het proces verloopt geheel digitaal. Financieel administratief medewerkers hoeven facturen niet meer uit te printen om deze langs de bureaus van goedkeurders te laten gaan. Collega’s aan de mouw trekken om een handtekening te zetten, is er doorgaans ook niet meer bij. Goede workflow-software kan namelijk vooraf ingestelde reminders versturen. En als een leverancier belt met een vraag over een factuur, kan je met een druk op de knop achterhalen waar deze zich bevindt.

Fiatteren inkoopfacturen: waarom een digitaal proces?

Twijfel je nog of een digitaal fiatteringsproces wel voldoende voordelen met zich meebrengt? Wij geven je 4 redenen waarom je het fiatteren van inkoopfacturen zou moeten digitaliseren!

1. Fiatteren inkoopfacturen: altijd en overal
   Een inkoopfactuur fiatteren vanuit de thuiswerkplek, de bouwplaats of een vakantieoord? Op vrijdagavond even snel een bijlage openen of een opmerking toevoegen? Met een workflow-oplossing is het allemaal mogelijk: goedkeurders kunnen facturen altijd en overal bekijken, van opmerkingen voorzien en accorderen.
2. Digitaal archief: geen papier, geen zoekwerk
   Een gearchiveerde inkoopfactuur naslaan is een heel gedoe wanneer je met een papieren archief werkt. Het doorzoeken van ordners is immers een flink karwei. Als je het fiatteren van inkoopfacturen automatiseert, maak je gebruik van een digitaal archief. Wil je een factuur op een later moment nog eens bekijken, dan haal je deze — inclusief bijlages en notities — met één druk op de knop tevoorschijn. Zo werk je een stuk sneller en efficiënter. Bovendien verlopen accountantscontroles veel eenvoudiger, omdat de loggingsinformatie beschikbaar is bij de factuur.
3. Optimaal werken: standaardproces en meer overzicht
   Als je het fiatteren van inkoopfacturen digitaliseert, heb je de mogelijkheid om je proces te formaliseren. Voor het betalen van een binnengekomen factuur kan je bijvoorbeeld een standaardproces doorlopen: je registreert, archiveert en boekt de inkoopfactuur op een uniforme manier om haar vervolgens rond te sturen ter fiattering. Wanneer alle handtekeningen zijn gezet, ga je over tot betaling. Dit standaardproces zorgt ervoor dat je consistenter en efficiënter werkt. Daarnaast heb je met workflow-software meer inzicht in de werkvoorraad, knelpunten en doorlooptijden. Hierdoor kan je het overzicht veel beter bewaken!
4. Hogere alertheid: waakzaam op fraude
   Met een goed gedigitaliseerd fiatteringsproces worden terugkerende werkzaamheden consequent uitgevoerd. Zo is er sprake van meer consistentie. Als medewerker en procesbewaker op de financiële administratie hoef je een dergelijk systeem slechts één keer in te richten. Vervolgens heb je de ruimte om je volledig te concentreren op afwijkingen en uitzonderingen. Als er bijvoorbeeld een phishingmail binnenkomt, geeft het systeem automatisch een signaal af. Daardoor is de kans veel groter dat je zo’n bericht er tijdig uitfiltert!