OCR-technologie: 5 dingen die je niet wist over OCR

Het inkoopfactuurverwerkingsproces automatiseren: dát is jouw doel. Daarom ben je op zoek naar goede OCR-software. Want daarmee kan je inkomende facturen eenvoudig scannen en boeken. Maar de ene leverancier is de andere niet. En hoewel scannen en herkennen het fundament vormen van een software-oplossing, is OCR-technologie inmiddels in diverse soorten en maten beschikbaar. Wat moet je weten over OCR om de software te kiezen die écht aansluit bij jouw organisatiebehoeftes?

Optical Character Recognition: een korte uitleg

‘OCR’ staat voor Optical Character Recognition (optische tekenherkenning), een techniek waarmee de computer letters, cijfers en leestekens afleest van een afbeelding. Met deze techniek transformeer je documenten tot digitale versies om ze te kunnen bewerken en archiveren.

Een OCR-programma bekijkt waar de waarden op een document staan. Gebruikers kunnen het OCR-systeem trainen, zodat het de kennis de volgende keer op een soortgelijk document kan toepassen. Bekijk je het principe met een analoge blik, dan zou je het als volgt kunnen zien: het programma ‘knipt’ rechthoeken op de plekken waar bijvoorbeeld een factuurdatum, KvK-nummer en btw-nummer staan, zodat je dit template de volgende keer eenvoudig over een factuur van dezelfde leverancier heen kan leggen.

Klinkt eenvoudig. Maar het OCR-veld is veel breder dan dit basisprincipe achter ‘scan en herken‘. Om je écht te introduceren in de wereld van OCR zetten we 5 weetjes voor je op een rij!

1. Je kan met OCR-software werken zonder templates

Waar reguliere OCR-software met een vast template werkt, doet slimme OCR-software dat niet. Laatstgenoemde is zo intelligent dat hij een factuur interpreteert zoals een mens dit zou doen.

Staat de factuurdatum op een bepaalde plek en bestaat deze uit bepaalde waarden (zoals ‘2 cijfers, schuine streep, 2 cijfers, schuine streep, 4 cijfers’)? Dan kan je het systeem trainen om bij iedere factuur in de buurt van die plek naar deze waarden te zoeken. Een regulier programma kan dit niet, omdat het de factuurdatum alleen herkent wanneer deze precies op de plek staat waar een rechthoek in de template is geknipt.

2. Er bestaat OCR-software die leert van de gebruikerscommunity

Twee weten meer dan één. Maar wat gebeurt er wanneer OCR-software de opgedane kennis toepast binnen een hele gebruikerscommunity? In dat geval groeit de herkenning razendsnel. Bij slimme OCR-software is dit het geval — en daardoor profiteer je vanaf de allereerste dag van méér efficiëntie.

Een voorbeeld: wanneer een factuur van je telefoonprovider binnenkomt, herkent de software bepaalde elementen niet meteen correct. Als gebruiker pas je de waarden aan. Het OCR-programma registreert dit, zodat het de waarden de volgende keer wél herkent. Zijn er in de community andere gebruikers die ook facturen ontvangen van deze telefoonprovider, dan neemt het systeem deze kennis eveneens voor hen mee!

3. OCR is niet alleen voor grote bedrijven

Sommige mkb-organisaties denken dat het digitaal verwerken van inkomende documenten alleen voor multinationals en corporates is weggelegd. OCR-software zou te duur en te complex zijn en er zou nog erg veel handmatig werk overblijven. Wist je dat dit lang niet altijd het geval hoeft te zijn?

Door het grotere aanbod op de markt is OCR-technologie algemeen beschikbaar geworden. Dit betekent dat oplossingen prijstechnisch veel laagdrempeliger zijn. Soms is er zelfs helemaal geen initiële investering nodig — bij een clouddienst betaal je bijvoorbeeld alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt.

Moderne OCR-oplossingen zijn er bovendien op ingericht om de zeer diverse stroom aan inkomende documenten (in papieren en digitale vorm) in te lezen. En de implementatie geschiedt in een handomdraai: met de huidige techniek kan je een oplossing soms binnen een half uur operationeel maken.

Combineer dit alles met het feit dat een zeer hoog herkenningsgehalte correctiewerk minimaliseert en je ziet waarom een OCR-systeem ook voor kleinere organisaties rendabel kan zijn!

4. Je kan OCR-technologie inzetten om allerlei document-types te verwerken

De digitale transformatie is in volle gang. Maar bedrijven omarmen deze niet allemaal op hetzelfde tempo. Als je net van start gaat met een digitaal scan- en herken-systeem, denk je misschien dat dit alleen nuttig is voor het verwerken van inkoopfacturen. Hoewel dit de meest gebruikte toepassing is, biedt OCR-software veel meer mogelijkheden.

Als je kiest voor een slimme, toekomstbestendige OCR-oplossing, kan je hiermee ook andersoortige documenten verwerken. Denk aan opdrachtbevestigingen, bestellingen en declaraties. (Meer weten? Lees onze blog ‘Document-verwerking: waarom is innoveren belangrijk?‘)

5. Er zijn OCR-oplossingen die koppelen met je ERP-systeem

Sommige scan- en herken-partijen hebben partnerships met ERP-leveranciers. Als zulke samenwerkingsverbanden solide zijn, kan jij daar als gebruiker aanzienlijk van profiteren. Beide partijen nemen je dan bijvoorbeeld mee in de implementatie. En met een goede koppeling kan je erop rekenen dat het implementatieproces zeer soepel verloopt. In principe hoef je niets zelf te regelen.

Hoe weet je of een leverancier van OCR-software een verregaande koppeling met je ERP-systeem biedt? Bekijk of je de volgende vragen met ‘ja’ kan beantwoorden. Is dat het geval, ga dan eens met deze partij in gesprek!

Heb je het gevoel dat de leveranciers van de OCR- en ERP-software de handen ineenslaan om jou te ontzorgen?
Is het duidelijk bij wie je moet zijn om eventuele problemen op te lossen?
Komt de juiste informatie op het juiste moment bij jou terecht via de tooling en software (oftewel, verloopt het proces geautomatiseerd, maar krijg jij wel een signaal bij afwijkingen)?
Is de OCR-partij een ervaren expert die kennis heeft van jouw branche en ERP-systeem?

Welke OCR-software past het best bij jouw organisatie?

We hopen dat de 5 weetjes in deze blogpost je kunnen helpen bij het maken van een weldoordachte keuze. Wat vooropstaat, is dat je een oplossing vindt die aan al jouw voorwaarden voldoet.

Een belangrijke tip: heb je eenmaal een OCR-systeem op het oog, vergeet dan niet om te vragen of de leverancier aan continue doorontwikkeling doet. Zo weet je zeker dat deze OCR-partij met jouw organisatie kan meegroeien.

Wil je nog meer weten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief of volg onze LinkedIn pagina!