OCR-technologie: 5 dingen die je niet wist over OCR

1. Je kan met OCR-software werken zonder templates

Waar reguliere OCR-software met een vast template werkt, doet slimme OCR-software dat niet. Laatstgenoemde is zo intelligent dat hij een factuur interpreteert zoals een mens dit zou doen.

Staat de factuurdatum op een bepaalde plek en bestaat deze uit bepaalde waarden (zoals ‘2 cijfers, schuine streep, 2 cijfers, schuine streep, 4 cijfers’)? Dan kan je het systeem trainen om bij iedere factuur in de buurt van die plek naar deze waarden te zoeken. Een regulier programma kan dit niet, omdat het de factuurdatum alleen herkent wanneer deze precies op de plek staat waar een rechthoek in de template is geknipt.

3. OCR is niet alleen voor grote bedrijven

Sommige mkb-organisaties denken dat het digitaal verwerken van inkomende documenten alleen voor multinationals en corporates is weggelegd. OCR-software zou te duur en te complex zijn en er zou nog erg veel handmatig werk overblijven. Wist je dat dit lang niet altijd het geval hoeft te zijn?

Door het grotere aanbod op de markt is OCR-technologie algemeen beschikbaar geworden. Dit betekent dat oplossingen prijstechnisch veel laagdrempeliger zijn. Soms is er zelfs helemaal geen initiële investering nodig — bij een clouddienst betaal je bijvoorbeeld alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt.

Moderne OCR-oplossingen zijn er bovendien op ingericht om de zeer diverse stroom aan inkomende documenten (in papieren en digitale vorm) in te lezen. En de implementatie geschiedt in een handomdraai: met de huidige techniek kan je een oplossing soms binnen een half uur operationeel maken.

Combineer dit alles met het feit dat een zeer hoog herkenningsgehalte correctiewerk minimaliseert en je ziet waarom een OCR-systeem ook voor kleinere organisaties rendabel kan zijn!

5. Er zijn OCR-oplossingen die koppelen met je ERP-systeem

Sommige scan- en herken-partijen hebben partnerships met ERP-leveranciers. Als zulke samenwerkingsverbanden solide zijn, kan jij daar als gebruiker aanzienlijk van profiteren. Beide partijen nemen je dan bijvoorbeeld mee in de implementatie. En met een goede koppeling kan je erop rekenen dat het implementatieproces zeer soepel verloopt. In principe hoef je niets zelf te regelen.

Hoe weet je of een leverancier van OCR-software een verregaande koppeling met je ERP-systeem biedt? Bekijk of je de volgende vragen met ‘ja’ kan beantwoorden. Is dat het geval, ga dan eens met deze partij in gesprek!

• Heb je het gevoel dat de leveranciers van de OCR- en ERP-software de handen ineenslaan om jou te ontzorgen?
• Is het duidelijk bij wie je moet zijn om eventuele problemen op te lossen?
• Komt de juiste informatie op het juiste moment bij jou terecht via de tooling en software (oftewel, verloopt het proces geautomatiseerd, maar krijg jij wel een signaal bij afwijkingen)?
• Is de OCR-partij een ervaren expert die kennis heeft van jouw branche en ERP-systeem?