Volledig automatische factuurverwerking, kan dat echt?

De crediteurenadministratie is vaak een van de meest tijdrovende onderdelen van de financiële administratie. Facturen moeten foutloos worden verwerkt, correct worden geboekt en alleen terechte kosten mogen worden betaald. Bovendien moet alles voldoen aan interne controle-eisen en externe regelgeving. Genoeg redenen dus om het proces te automatiseren. Automatische factuurverwerking, hoe ver kun je daarin gaan?

De praktijk: e-facturatie klinkt eenvoudiger dan het is

De term ‘e-facturatie’ wekt de indruk dat alles automatisch verloopt. In werkelijkheid is het factuurproces onderdeel van een bredere keten: het Purchase-to-Pay-proces. Denk aan inkoop, goedkeuring, verwerking en betaling, vaak verdeeld over meerdere systemen zoals een ERP, inkoopsysteem en factuurverwerkingsoplossing. Elk van deze schakels moet goed op elkaar aansluiten om écht efficiënt te kunnen werken.

Daarnaast zijn er verschillen in hoe crediteuren hun facturen aanleveren: als pdf, via e-mail, via Peppol of zelfs nog op papier. Dit maakt standaardisatie en automatisering uitdagender dan het op het eerste gezicht lijkt. Ook de mate van digitalisering bij leveranciers speelt een rol: sommige zijn al ver, anderen werken nog met Excel-bestanden of gescande documenten.

Of je het proces volledig kunt automatiseren, hangt af van factoren zoals:

De functionaliteit van je systemen: Ondersteunen ze automatische herkenning, matching en boeking?
De mate van integratie tussen die systemen: Kunnen data naadloos worden uitgewisseld?
Hoe goed je organisatie werkt met bestellingen en ordernummers: Zonder duidelijke referenties wordt matching lastig.
De kwaliteit van de facturen van je leveranciers: Zijn ze gestructureerd, volledig en correct?
En natuurlijk hoe goed je je aan afspraken houdt: Interne discipline is cruciaal voor succes.

Wat kun je automatiseren en wat nog niet?

Met een slimme oplossing zoals onze oplossing Factuurportal kun je al een groot deel van het proces volledig automatiseren. Dankzij AI en Machine Learning worden pdf-facturen net zo betrouwbaar verwerkt als e-facturen. En omdat Factuurportal ook Peppol Access Provider is, ben je klaar voor veilige en gestandaardiseerde e-facturatie, een vereiste die steeds vaker voorkomt bij overheden en grote organisaties.

Daarnaast biedt Factuurportal ondersteuning voor automatische validatie, codering en doorsturing naar het juiste goedkeuringspad. Hierdoor worden fouten vroegtijdig gesignaleerd en voorkom je vertragingen in het betaalproces. Ook kunnen afwijkingen automatisch worden gemarkeerd, zodat je alleen hoeft in te grijpen waar het echt nodig is.

Toch blijven er in de praktijk soms handmatige stappen over. Denk aan het matchen van bestellingen met leveringen, het selecteren van de juiste kostenplaats of het afhandelen van uitzonderingen zoals creditnota’s of afwijkende btw-tarieven. Gelukkig is daar een slimme oplossing voor.

RPA: de software-robot die je team versterkt

Met Robotic Process Automation (RPA) kun je ook de laatste handmatige stappen automatiseren. Denk aan:

Matching van facturen met bestellingen en ontvangsten
Automatisch coderen van kosten
Repetitieve controles en handelingen

Samen met onze partner Tacstone Technology bieden we RPA-oplossingen op basis van het UiPath-platform, marktleider in gebruiksvriendelijke RPA-software. Vaak kun je al binnen enkele weken een proces automatiseren.

Hoe ver kun je komen?

Ver! Met de juiste combinatie van systemen, Factuurportal en RPA kun je het grootste deel van je facturen volledig automatisch verwerken. Begin slim: pak eerst de eenvoudige, veelvoorkomende processen aan. Het Pareto principe, de bekende 80-20-regel: 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de inspanningen. Complexe uitzonderingen kun je later bekijken of bewust handmatig blijven doen als automatiseren niet opweegt tegen de investering.

Volledig automatische factuurverwerking is dus geen toekomstmuziek meer, maar een realistische stap richting een efficiëntere, foutloze en schaalbare financiële administratie. De sleutel? Slim combineren, stapsgewijs verbeteren en blijven optimaliseren.