Blankers Schoon

De behoefte

Blankers Schoon werkte met een digitale scan- en herken-oplossing van ERP-leverancier Nocore. Deze leverde voordelen op, maar vergde toch nog best wat handmatige werkzaamheden — bijvoorbeeld omtrent het doorzetten van inkomende mails en het opslaan en koppelen van pdf’s. Blankers Schoon wilde werken met een zelflerend OCR-programma dat zulk repeterend werk zou elimineren. Ook vond het bedrijf het tijd om extra stappen te nemen in het digitale goedkeuringsproces van facturen.

De oplossing

Allereerst won Blankers Schoon advies in bij Nocore. De ERP-leverancier wees het bedrijf op de opties, waarna het zelf op onderzoek uitging. Bij een concullega mocht Blankers Schoon een kijkje in de keuken nemen. Mensen op de werkvloer vertelden hoe zij het werken met Whitevision in de praktijk ervaarden. Dat zag er goed uit, dus Blankers Schoon ging met Whitevision in gesprek. Kort daarop was het bedrijf overtuigd: het stapte over op de totaaloplossing van Whitevision.

De voordelen van Whitevision

1. Meer tijd en minder papierwerk door de betrouwbare, gebruiksvriendelijke totaaloplossing.
2. Steeds snellere verwerking van facturen omdat het OCR-systeem zelflerend is.
3. Naadloze koppeling met ERP-systeem Nocore.
4. Gestroomlijnde, vlotte, vlekkeloze implementatie.
5. Snelle, directe communicatie zorgt voor soepele samenwerking.

“Whitevision heeft ons meer tijd en minder papierwerk opgeleverd,” zegt Henk van der Maat, coördinator finance & backoffice bij Blankers Schoon. Hij is financieel eindverantwoordelijk, maar IT en procesverbetering behoren ook tot zijn takenpakket. “Wij gebruiken het slimme OCR-systeem en de workflow-software. Ook hebben we de Whitevision Smartphone App geïnstalleerd. Deze is heel handig, omdat onze mensen vaak buiten de deur zijn. Met de app kunnen zij onderweg snel een foto nemen van een declaratie of bonnetje. Ook kunnen ze facturen eenvoudig accorderen!”

Blankers Schoon laat facturen binnenkomen in een speciale mailbox die aan Whitevision gekoppeld is. “Daardoor wordt een factuur automatisch ingelezen in Whitevision,” vertelt Henk. “Het systeem herkent de factuurgegevens en zet ze direct op de juiste manier in de administratie. Wij doorlopen vervolgens een aantal stappen om de boeking te checken. Als de OCR-software bepaalde informatie eens niet herkent, kan je aangeven wat het had moeten herkennen. Hoe vaker je dat doet, hoe sneller de verwerking gaat — want het programma is zelflerend.”

Zodra de boeking is gedaan, gaat een factuur de Whitevision Workflow in. Henk: “Wij hebben ervoor gekozen om de goedkeurder per factuur aan te geven, maar je kan dit met Whitevision ook automatiseren. Dit staat voor ons zeker op de planning, maar momenteel willen we het nog even handmatig doen. Het workflow-proces verloopt desondanks zeer snel. De goedkeurder ontvang de factuur digitaal en kan deze accorderen of afkeuren en van een opmerking voorzien. Ook is het mogelijk om een collega om advies te vragen. Dat is heel handig. Als ik bijvoorbeeld intern een vraag moet stellen, kan ik dat via het systeem doen. De factuur blijft dan wel bij mij, de eindverantwoordelijke.”

Dat Whitevision naadloos samenwerkt met ERP-systeem Nocore vindt Henk een groot voordeel: “Zulke koppelingen leveren vaak wat strubbelingen op, maar in dit geval werkt alles perfect. Er zijn totaal geen foutmeldingen, dus de pakketten sluiten uitstekend op elkaar aan. Een voorbeeld: wanneer een factuur in Whitevision is goedgekeurd wordt deze definitief geregistreerd in Nocore. De factuur wordt dan vrijgegeven voor betaling. Achteraf kunnen we het document altijd heel eenvoudig terugvinden in Whitevision én in ons boekhoudsysteem.”

De gestroomlijnde aanpak van Whitevision viel overigens al op tijdens de implementatie. “Dat traject is vlot en vlekkeloos verlopen,” zegt Henk. “We werkten met een vaste Whitevision-consultant, die bij ons langskwam om de oplossing in te richten. Samen bekeken we hoe de administratie van Blankers Schoon eruitzag, wie we wilden aanwijzen als goedkeurders en op welke manier we de workflow het best konden inrichten. Na de implementatie gingen we met de oplossing aan de slag. Vervolgens plande onze Whitevision-consultant een dagdeel met ons in om antwoord te geven op alle vragen waar we in de praktijk tegenaan waren gelopen. Heel handig!”

Volgens Henk verloopt de samenwerking met WhiteVision erg soepel — hoewel hij eerlijk moet bekennen dat hij nooit contact hoeft op te nemen met het supportteam. “Dat is een goed teken!” vindt Henk. “Want het betekent dat we geen problemen hebben gehad met het gebruik van het systeem.”

Maar Henk prijst Whitevision wel om de communicatie: “Die is snel en direct. Dat vind ik het meest positieve aspect aan Whitevision als bedrijf. Daarnaast werk je natuurlijk met een zeer betrouwbare, complete en gebruiksvriendelijke oplossing. Wij blijven deze dan ook absoluut gebruiken.”

Of Henk Whitevision zou aanbevelen aan andere schoonmaakbedrijven? “Jazeker. Ik ben er heel positief over. Dat zeg ik niet zomaar — ik heb meerdere pakketten gezien en vind Whitevision heel makkelijk werkbaar. Daarnaast is de prijs-kwaliteitverhouding heel gunstig!”