Jacobus Fruytier scholengemeenschap

De behoefte

Voor het afhandelen van de financiële administratie gebruikte de Jacobus Fruytier scholengemeenschap meerdere pakketten naast elkaar. Dat werkte minder efficiënt. Toen de onderwijsinstelling besloot om over te stappen op ERP-pakket AFAS, was het tijd om de zaken te stroomlijnen. De scan- en herken-oplossing die de scholengemeenschap op dat moment gebruikte, bleek niet goed aan te sluiten op AFAS: het was niet eenvoudig om facturen te exporteren naar het nieuwe ERP-systeem. Daarom besloot de Jacobus Fruytier scholengemeenschap om op zoek te gaan naar een scan- en herken-oplossing die goed zou koppelen met AFAS.

De oplossing

Een demo van Whitevision wekte het enthousiasme van de Jacobus Fruytier scholengemeenschap. De onderwijsinstelling was ervan overtuigd dat deze scan- en herken-oplossing het best met AFAS zou communiceren. Het exporteren van gegevens bleek niet nodig, omdat Whitevision en AFAS naadloos op elkaar aansluiten. Daarnaast speelden kostenoverwegingen een belangrijke rol: overstappen op Whitevision zou inkoopfactuurverwerking een stuk goedkoper maken dan doorwerken met de toenmalige scan- en herken-software.

De voordelen van Whitevision

1. Soepele, vlotte inkoopfactuurverwerking door hoge herkenning en zelflerend vermogen van het systeem.
2. Gebruiksvriendelijke oplossing die tijdwinst en efficiëntie oplevert.
3. Uitstekende koppeling met AFAS.
4. Soepele implementatie en probleemloze ingebruikname.
5. Oplossingsgericht supportteam dat snel en goed reageert op vragen.

“Het grootste voordeel van Whitevision is de zeer goede herkenning,” zegt André de Weerd, senior medewerker op de financiële administratie van de Jacobus Fruytier scholengemeenschap. Nu hij ruim een half jaar met de oplossing van Whitevision werkt, kan hij deze goed vergelijken met de scan- en herken-software die de scholengemeenschap voorheen gebruikte: “Het is ons echt opgevallen dat factuurgegevens, zoals bedragen, beter worden herkend.

Daarnaast is de trainingsfunctie van Whitevision uniek. Als het systeem iets eens niet direct herkent, kan je heel eenvoudig een veld op de factuur selecteren en aangeven wat het had moeten herkennen. Zo weet de software de volgende keer wél wat er moet gebeuren. Het systeem heeft dus een zelflerend vermogen. Dat is heel handig!”

Het verwerken van inkoopfacturen verloopt zeer soepel en vlot met Whitevision, André licht het proces op heldere wijze toe: “Whitevision heeft voor ons een structuur aangemaakt in de crediteurenmailbox, zodat inkomende facturen in principe automatisch worden ingelezen. Alleen mails die niet direct worden herkend als factuur komen terecht in een aparte map met de naam ‘Aandacht nodig’. Zitten hier toch facturen tussen, dan scannen we deze eenvoudig in met de Whitevision ScanClient. Dit laatste doen we trouwens ook met facturen die nog op papier binnenkomen.

“Wanneer de factuur eenmaal in Whitevision staat, gaat de OCR-software aan de slag. Zaken als de crediteur, het factuurnummer, de factuurdatum en de boekingsdatum herkent het systeem vrijwel altijd. Soms moeten we zelf een omschrijving invullen, maar ook op dat punt is het systeem te trainen. In de regel is er voor het trainen overigens weinig tot geen typewerk nodig, want je kan de bewuste velden gewoon aanklikken. Staat alles ingevuld, dan moet je de velden natuurlijk even controleren. Maar dat gaat heel snel. Met Whitevision is een factuur binnen een mum van tijd verwerkt.”

Wat Whitevision de Jacobus Fruytier scholengemeenschap voornamelijk heeft opgeleverd? “Tijdwinst en efficiëntie,” zegt André. “Het is heel makkelijk werken met WhiteVision: het systeem is echt gebruiksvriendelijk te noemen. En de koppeling met AFAS is uitstekend. Eigenlijk voldoet alles aan onze verwachtingen.”

Dat gevoel heeft hij overigens vanaf het begin gehad: “De implementatie verliep al heel soepel. Op dag één installeerde onze Whitevision-consultant alles en op dag twee hebben we samen enkele tests uitgevoerd. Dat ging allemaal heel vlot en goed. Daardoor hebben we in het geheel geen problemen gehad met de ingebruikname.”

André is niet alleen blij met de oplossing van Whitevision, maar ook met het support. “Wij hebben niet vaak support nodig, maar áls we een vraag stellen, reageert het supportteam van Whitevision heel goed en snel. Whitevision gaat oplossingsgericht te werk en houdt je op de hoogte van wat er gebeurt. Het komt nooit voor dat je een vraag stelt en hier geen reactie op krijgt.”

Kortom, André vindt Whitevision efficiënt, gebruiksvriendelijk en klantvriendelijk. “Ik kan eigenlijk geen tekortkomingen noemen.” André verwacht dan ook dat de Jacobus Fruytier scholengemeenschap met Whitevision blijft werken. “En ik zou de oplossing absoluut aanbevelen,” voegt hij daaraan toe. “Zonder enige beperking of reserve. Wij zijn gewoon heel tevreden over Whitevision!”