Spring naar content

Keus Schoonmaak en Diensten

In 1992 werd Keus Schoonmaak en Diensten opgericht vanuit de gedachte dat een schoonmaakbedrijf meer kan leveren dan professionele schoonmaak. Het bedrijf biedt een schoonmaakplan op maat dat organisaties ontzorgt. Dit plan sluit goed aan op de wensen, behoeften en ideeën van de klant. Naast tevreden opdrachtgevers wil Keus Schoonmaak en Diensten ook tevreden medewerkers hebben — mensen die met plezier naar hun werk gaan. Ten slotte hecht het bedrijf grote waarde aan maatschappelijke betrokkenheid. Dit uit zich in de sponsoring van diverse goede doelen.

De behoefte

Keus Schoonmaak en Diensten verwerkte inkoopfacturen handmatig. Omdat het proces erg tijdrovend en foutgevoelig was, wilde het bedrijf zoveel mogelijk automatiseren. Een scan- en herken-oplossing moest echter koppelen met ERP-pakket Nocore. Dat was een belangrijke voorwaarde, aangezien deze software geheel is afgestemd op de schoonmaakbranche. Met deze randvoorwaarden in het achterhoofd ging Keus Schoonmaak en Diensten op zoek naar de juiste OCR-software.

De oplossing

In het verleden had Keus Schoonmaak en Diensten al eens aangenaam contact gehad met WhiteVision. Tijdens het oriëntatieproces haalde Keus Schoonmaak en Diensten de banden met WhiteVision weer aan. Ook sprak het bedrijf met een andere scan- en herken-partij. Al snel kwam WhiteVision naar voren als de beste optie: de prijs-kwaliteitverhouding was dik in orde. Keus Schoonmaak en Diensten had het gevoel écht iets terug te krijgen voor een meer dan redelijke investering — namelijk, tijdwinst meer efficiëntie én een naadloze koppeling met Nocore.

De voordelen van Whitevision

  1. Tijdwinst, efficiëntie boost en lager foutgehalte door slimme OCR-software.
  2. Facturen zijn gemakkelijk na te slaan in het digitale archief.
  3. Soepel implementatieproces en uitstekende support.
  4. Continue doorontwikkeling en innovatie maken inkoopfactuurverwerking mettertijd nóg gemakkelijker.
  5. Oplossing is uitermate geschikt voor schoonmaakbedrijven door de perfecte koppeling met Nocore.

“Ons grootste probleem was dat we alle handelingen omtrent inkoopfactuurverwerking handmatig moesten verrichten — en dat heeft Whitevision uitstekend opgelost,” zegt Anne-Grethe Stormorken, controller bij Keus Schoonmaak en Diensten. Zij geeft aan dat Whitevision voldoet aan de verwachtingen die het bedrijf van een scan- en herken-oplossing had: “We hebben veel tijd gewonnen en we werken een stuk efficiënter. Ook is het foutgehalte omlaaggegaan, omdat Whitevision slimme, zelflerende OCR-software biedt. Voor ons is de oplossing ideaal!”

“Whitevision biedt uitstekende scan- en herken-software en komt afspraken altijd na. Bovendien is de samenwerking erg prettig!”

Voor Keus Schoonmaak en Diensten is het een verademing dat het proces van inkoopfacturen verwerken nu automatisch verloopt. Anne-Grethe: “Wanneer een factuur binnenkomt per mail, zetten we deze in een speciale Whitevision-mailbox. Dan start er vanzelf een proces waarbij de slimme OCR-software de factuurgegevens herkent: van btw-bedrag tot grootboeknummer. Wij hoeven alleen nog even een controle uit te voeren. Invoerwerk is er niet meer bij. En dat is fijn, want laten we eerlijk zijn: handmatig gegevens overtypen is gewoon strafwerk!”

Na de controle gaat de factuur het accorderingsproces in:  “Wanneer de goedkeurders de factuur hebben gefiatteerd, wordt deze klaargezet voor betaling. Nadat we het bedrag hebben betaald, gaat de factuur het digitale archief in.” Dit laatste blijkt in de praktijk heel handig: “Als we een factuur willen naslaan, kunnen we deze met één druk op de knop opzoeken en inzien.”

“Prettige samenwerking en uitstekende software”

Volgens Anne-Grethe verliep de implementatie van Whitevision heel goed: “We werkten met een vaste consultant die ons prima heeft begeleid en vragen vlot oppakte. Toen alles liep, werden we verwezen naar de supportdesk. Het contact met de supportmedewerkers is net zo prettig — als we een vraag indienen via het klantportaal, ondernemen zij direct actie.”

Dat de communicatie zo soepel is, vindt Anne-Grethe een zeer positief punt. “De samenwerking is erg fijn én de software werkt uitstekend. Whitevision heeft het echt goed voor elkaar!”

“Whitevision is een innovatieve en betrouwbare partij”

Keus Schoonmaak en Diensten profiteert van het feit dat Whitevision altijd bezig is met doorontwikkeling en innovatie. “Onlangs is bijvoorbeeld de Whitevision-app gelanceerd,” vertelt Anne-Grethe. “Enorm handig, want wij verrichten steeds meer werkzaamheden via onze mobiele telefoons en tablets. Een innovatieve ontwikkeling als de app kunnen we dus goed gebruiken.”

Of Anne-Grethe Whitevision zou aanraden? “Zeer zeker — in het bijzonder aan alle schoonmaakbedrijven die een oplossing zoeken voor het verwerken van inkoopfacturen. De koppeling tussen WhiteVision en Nocore werkt perfect. Op het moment dat je een factuur hebt verwerkt in Whitevision, staat deze ook direct in je vertrouwde ERP-systeem. Bovendien werk je met een betrouwbare scan- en herken-partij die alle afspraken nakomt. Ik zou zeggen: je haalt de investering er dubbel en dwars uit!”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

april 2024

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?
Artikel lezen
maart 2024

Wat is een UBL-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

De term ‘UBL-factuur’ hoor je in toenemende mate vallen. UBL is een beweging in opkomst. Het onderwerp is begin dit jaar stevig op de kaart gezet toen de overheid toeleveranciers verplichtte om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Wij vinden dit een heel mooi initiatief en omarmen het dan ook. Aangezien WhiteVision organisaties helpt efficiënter te werken, roept zo’n standaard ook de nodige nieuwsgierigheid bij ons op. Om onze oplossing aan te passen aan UBL hebben we ons in het onderwerp verdiept. Wat is een UBL-factuur? Met welke uitdagingen heb je te maken als je een UBL-factuur wilt verwerken? En hoe ga je deze te lijf? We vertellen het je allemaal in deze blog.
Artikel lezen

123