Safety Group
Safety Group is een betrouwbare partner op het gebied van verkeersbegeleiding bij infrastructurele werken. Maar ook op het terrein van logistiek, vervoer en veiligheid rondom evenementen. Daarnaast helpt Safety Group klanten die buitengewoon opsporingsambtenaren, toezichthouders of veiligheidspersoneel willen inzetten — hetzij tijdelijk, hetzij structureel. Met haar jarenlange ervaring en vele tevreden klanten is Safety Group een toonaangevende onderneming te noemen. De dienstverlening stoelt op een stevig fundament dat bestaat uit drie kernwaarden: betrokkenheid, integriteit en openheid.
De behoefte
Papier stond lange tijd centraal in het inkoopfactuurverwerkingsproces van Safety Group. De financiële administratie verwerkte papieren facturen handmatig en routeerde deze door het bedrijf ter accordering. Het proces was tijdrovend en foutgevoelig. Bovendien raakten facturen vaker dan eens weg. Toen Safety Group overstapte op ERP-systeem AFAS, was de tijd rijp om óók naar bijpassende scan- en herken-software te zoeken.
De oplossing
Na enkele scan- en herken-systemen te hebben vergeleken, concludeerde Safety Group dat Whitevision de beste opties bood qua verwerking en crediteurenbeheer. De mogelijkheid om de oplossing in de cloud te gebruiken, sprak het bedrijf aan. De koppeling met AFAS was een doorslaggevende factor, net als de trainingsfunctie van het zelflerende systeem. Ook vond Safety Group het fijn dat het Whitevision eventueel zou kunnen inzetten voor het digitaal verwerken van hrm- en projectdocumenten.
De voordelen van Whitevision
- Veel meer tijd voor andere taken dan overtype werk, zoals controlerende werkzaamheden en debiteurenbeheer.
- Altijd en overal inkoopfacturen verwerken.
- Nooit meer mappen doorzoeken, want facturen zijn altijd beschikbaar in het digitale archief.
- Naadloze koppeling tussen Whitevision en AFAS.
- Continue procesoptimalisatie, omdat Whitevision de oplossing blijft door ontwikkelen.
“Whitevision heeft ervoor gezorgd dat we 1 FTE minder nodig hebben voor de inkoopfactuurverwerking,” zegt Suzanne Dollenkamp, financial controller bij Safety Group. “Daardoor hebben we meer ruimte voor andere werkzaamheden. We kunnen ons bijvoorbeeld echt toeleggen op debiteurenbeheer, waar we voorheen niet zoveel tijd voor hadden.”
Collega Hardi Hamad, medewerker financiële administratie bij Safety Group, vult aan: “Handmatige handelingen, zoals het uploaden van facturen in het systeem, zijn niet langer nodig. Een factuur komt via Outlook automatisch in Whitevision terecht, dat verreweg de meeste gegevens direct herkent. Dat levert een enorme tijdbesparing op, maar ook een verschuiving in de werkzaamheden. Omdat ik geen gegevens meer hoef over te typen, verricht ik nu controlerende werkzaamheden.”
Voor Safety Group kwam Whitevision precies op het juiste moment. Suzanne: “Wij namen de software nét voor de coronacrisis in gebruik. Toen we allemaal vanuit huis moesten werken, konden we dat optimaal doen. Omdat facturen binnen Whitevision altijd digitaal beschikbaar zijn, hoeven collega’s niet per se op kantoor aanwezig te zijn om krabbels te zetten. Het digitale archief zorgt er ook voor dat we nooit meer mappen hoeven te doorzoeken. Dat scheelt veel tijd!”
Hardi ziet daarnaast inhoudelijke verbeteringen: “Nu we geen factuurgegevens meer overtypen, is het foutgehalte verminderd. En ons inkoopfactuurverwerkingsproces hebben we echt geoptimaliseerd. Dit laatste komt óók doordat Whitevision en AFAS naadloos op elkaar aansluiten.” Suzanne beaamt dit: “Voor ons voelt het eigenlijk alsof de twee programma’s één zijn!”
De implementatie van Whitevision verliep zeer vlot. Suzanne: “Omdat de weg naar de livegang kort was, moesten we snel keuzes maken. Onze Whitevision-consultant heeft ons daar heel goed bij begeleid. We kregen tevens een uitstekende uitleg van het programma. Dat was heel handig. Want Whitevision is gebruiksvriendelijk, maar je moet wel even weten welke zaken je waar kan invullen.”
Hardi vult aan: “Onze Whitevision-consultant heeft ons heel goed getraind. Tijdens de testfase die volgde, konden we zelf aan de slag met het systeem. Daarbij werden we niet aan ons lot overgelaten. We konden met al onze vragen bij onze consultant terecht. Zo kregen we ook de wat complexere aspecten, zoals regels en omschrijvingen, snel onder de knie.”
Suzanne en Hardi zijn het erover eens dat de samenwerking met Whitevision erg soepel verloopt. “Whitevision biedt goede ondersteuning,” vertelt Suzanne. “Onlangs wilde ik bijvoorbeeld een gebruikersaccount wijzigen, omdat de persoon in kwestie te veel rechten had. Whitevision heeft ons toen heel snel geholpen.”
Hoe de toekomst eruitziet? In één woord: positief! “We willen heel graag met Whitevision blijven werken,” zegt Suzanne. “Het is een gebruiksvriendelijk programma dat ons kan blíjven helpen bij het optimaliseren van onze processen. Whitevision innoveert namelijk continu. Van elke vernieuwing profiteren wij ook.”
“Ik heb voorheen met andere scan- en herken-systemen gewerkt en kan daarom zeggen dat Whitevision echt veel opties biedt,” voegt Hardi toe. “En er komt alleen maar méér bij. Dit betekent dat er in de toekomst nog veel meer mogelijk is voor ons. Het is handig dat wij ‘mee’ kunnen innoveren met Whitevision!”
