OCR-programma: do’s-and-don’ts wanneer je op zoek gaat naar een leverancier

Op de financiële administratie ben je altijd op zoek naar manieren om je processen te verbeteren. In dat kader wil je repeterende, handmatige taken zoveel mogelijk elimineren. Want zo bespaar je tijd, werk je efficiënter en minimaliseer je het foutgehalte. Daardoor heb je meer ruimte om uitdagende werkzaamheden op te pakken waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie. De eerste stap richting een werkinvulling waar jij én je bedrijf van profiteren? Een goed OCR-programma.

Optical Character Recognition in een notendop

OCR-software is gebaseerd op de techniek van Optical Character Recognition (de Engelse term voor ‘optische tekenherkenning’). Hiermee leest een computer letters, cijfers en leestekens van een plaatje af. Met OCR-software kan je papieren documenten converteren tot digitale bestanden die je kan bewerken en archiveren. Zo zet je elk inkomend document in een handomdraai om naar een bewerkbare tekst. (Meer weten? Lees onze blog ‘Wat is OCR?‘)

Wanneer je OCR-programma’s met elkaar gaat vergelijken, is het belangrijk om te beseffen dat je verschillende opties hebt. Op het gebied van OCR-technologie en -software bestaan inmiddels zoveel mogelijkheden dat het je kan gaan duizelen. Dé hamvraag: waarop moet je allemaal letten wanneer je op zoek gaat naar een goede OCR-leverancier? In deze blogpost zetten we de do’s-and-don’ts voor je op een rij.

‘Do’: bepaal aan welke voorwaarden OCR-software moet voldoen

Bekijk eerst eens waar je organisatie staat en welke problemen je ervaart. Ben je veel tijd kwijt aan het opzoeken van reeds geboekte facturen? Wil je af van overtypefouten? Stellen leveranciers met regelmaat vragen over facturen, waardoor je lang bezig bent met het boven water halen van de juiste informatie?

Wanneer je de huidige problematiek hebt gedefinieerd, kan je bepalen hoe het proces van document-verwerking eruit moet komen te zien. Vervolgens kan je zeer gericht op zoek gaan naar de OCR-software die bij jouw organisatie past!

‘Do’: ga het gesprek aan met de leverancier

Als je OCR-software aanschaft, doe je een langetermijninvestering. Daarom is het cruciaal dat je met een leverancier in zee gaat die jouw behoeftes en organisatie begrijpt. Een partij die met je meedenkt — nu én in de toekomst.

Heb je software gevonden die jou aanspreekt? Ga dan het gesprek aan met de leverancier. Bekijk of deze thuis is in jouw branche en vakjargon, maar ook of de bedrijfscultuur past bij je organisatie. Als een leverancier zeer traditioneel is terwijl jouw bedrijf jong en modern is, is er misschien geen sprake van een match. En wellicht begrijpen jullie elkaar dan ook minder goed. Zorg dat je altijd doorvraagt, zodat je kiest voor een leverancier waarmee je duurzaam kan samenwerken.

‘Do’: doe gedegen onderzoek naar een OCR-partij

Heb je een goed gevoel bij een bepaalde leverancier van OCR-software? Dan is het tijd om na te gaan of je met een betrouwbare partij te maken hebt. Hoe lang bestaat het bedrijf? Heeft het een groot, solide klantenbestand? Ontwikkelt de leverancier zijn eigen software, zodat jij veel mogelijkheden hebt om specifieke wensen door te voeren?

Om deze vragen te beantwoorden, kan je allereerst in gesprek gaan met je ERP-leverancier. Vraag of deze advies heeft en je kan verwijzen naar klanten die ervaring hebben met de betreffende OCR-partij. Als een OCR-leverancier een koppeling biedt met jouw ERP-pakket, is dat een groot pluspunt. Als klant profiteer je namelijk altijd van een sterk partnership.

Als een bepaalde OCR-partij je interesse heeft gewekt, kijk dan of deze klantcases op de website heeft staan. Deze helpen je te bepalen of de leverancier in kwestie in jouw organisatiebehoeftes kan voorzien. Vraag de OCR-leverancier daarnaast om referenties. Een klantbezoek bij een referent kan heel nuttig zijn, want je ziet precies hoe het scannen en herkennen van een document werkt in de praktijk. Ook kan je de bestaande klant vragen hoe het is om te werken met deze leverancier.

‘Don’t’: je laten leiden door de prijs (of kiezen voor gratis OCR-software)

Het is verleidelijk om te gaan voor spotgoedkope of gratis OCR-software. Maar vaak geldt: goedkoop is duurkoop. Uiteindelijk wil je dat een OCR-oplossing je verder helpt. Investeer je weinig of niets, dan levert de software je in de regel ook geen voordelen op.

Dit betekent overigens niet dat je per definitie voor de duurste optie moet kiezen. Wat je wilt, is de beste OCR-software. Want daarmee reduceer je repeterend werk tot het absolute minimum. Zo werk je efficiënter en behaal je maximale tijdbesparing. En dát is het uiteindelijke doel!

‘Don’t’: beslissingen nemen zonder gebruikers

Gebruikers zijn essentieel. Zij zijn de eersten die de toegevoegde waarde van OCR-software herkennen. En het succes van een oplossing is van hen afhankelijk, omdat zij er uiteindelijk op dagelijkse basis mee zullen werken.

Als je ze niet betrekt bij de beslissingen, is het onwaarschijnlijk dat je de optimale software en inrichting kiest. Alleen met de input van gebruikers zorg je dat de output zo efficiënt mogelijk is. Zij zijn immers degenen die de praktijk van administratieve processen kennen. Betrek hen dus bij de beslissingen die je neemt omtrent OCR-software!

‘Don’t’: interne bezwaren negeren

Hoewel je niet meer aan digitalisering kan ontkomen, bestaan er intern weleens bezwaren tegen. Soms zijn medewerkers bang om overbodig te worden wanneer de software draait. Is dit binnen jouw organisatie het geval? Negeer het probleem dan niet.

Het is cruciaal om mensen duidelijk te maken dat zij juist waardevoller worden voor de organisatie wanneer documentverwerking automatisch verloopt. Ze hebben immers meer tijd voor belangrijkere taken. Ze kunnen inkoopcontracten bijvoorbeeld beter tegen het licht houden of debiteurenbeheer grondiger oppakken.

Neem de ruimte om dit goed uit te leggen aan medewerkers die huiverig zijn om een nieuwe technologie te omarmen. Alleen zó maak je een OCR-systeem tot een succes!