Van den Heuvel Afbouwgroep

De behoefte

Rond 2014 besloot Van den Heuvel Afbouwgroep om met het pakket Vakware van Admicom te gaan werken. Vanwege een behoefte aan tijdbesparing op de administratieafdeling was het bedrijf ook geïnteresseerd in een goede scan- en herkenoplossing. Een snellere accordering en een digitale archiveringsmethode waren eveneens wenselijk. Daarom ging Van den Heuvel Afbouwgroep op zoek naar een oplossing die in deze behoeftes kon voorzien.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Wat Whitevision heeft opgeleverd, is volgens Boy duidelijk: “Tijdbesparing, digitale goedkeuring en een digitaal archief.” In het verleden was het verwerkings- en accorderingsproces een stuk omslachtiger. “We moesten inkoopfacturen stempelen om ze vervolgens te laten rondgaan door de organisatie. Ze gingen van bureau naar bureau. Dan moesten we nog maar afwachten wanneer ze werden opgepakt. Dat handmatige proces was erg tijdrovend. En kregen we een telefoontje van een crediteur over een openstaande factuur, dan wisten we niet direct waar het document zich bevond.

We moesten het gebouw doorlopen om ernaar te zoeken en te achterhalen waarom dit nog niet was getekend.” Nu is dat gelukkig anders: “Inkoopfacturen worden digitaal naar de juiste mensen gestuurd. Daardoor hebben we ze ook gemakkelijk digitaal in zicht. Waar zijn ze momenteel? Zijn ze al goedgekeurd? Dat soort vragen kunnen we nu snel en eenvoudig beantwoorden.”

Door de bank genomen werkt de aansluiting van Whitevision op Vakware prima: “We werken met OCR in de Cloud van Whitevision. Dit betekent dat inkoopfacturen automatisch in Vakware terechtkomen. De zelflerende functie van de scan- en herkenoplossing is een kwestie van even trainen, maar daarna werkt deze goed.”

Het implementatieproces verliep volgens Boy vloeiend: “Er kwam een Implementatie Consultant van Whitevision bij ons langs om alle processen te bespreken en de configuratie in te stellen. Daarna kon iedereen eigenlijk gemakkelijk en snel met Whitevision werken.

”Soms heeft Van den Heuvel Afbouwgroep nog weleens de supportafdeling nodig: “Het contact is minimaal en dat is gunstig. Het zou niet goed zijn als we de supportafdeling steeds nodig zouden hebben!” Wanneer ondersteuning echter gewenst is, verloopt het proces naar tevredenheid. “Dat we op een gegeven moment supportvragen konden indienen via de portal, was aanvankelijk even wennen. Maar bij acute vragen wordt er wel op gehandeld. En als we tegen problemen aanliepen, werden deze altijd opgelost.”

Onlangs is Van den Heuvel Afbouwgroep met Whitevision in gesprek getreden over een aangepaste oplossing voor de overige werkmaatschappijen van het bedrijf. “Daar gebruiken we niet Vakware, maar een pakket dat met een andere standaardoplossing werkt voor het verwerken van inkoopfacturen.

Een Account Manager van Whitevision heeft met ons bekeken hoe we de Whitevision Workflow-oplossing hierin kunnen integreren. Daar laten we nu onze gedachten over gaan.” Als een ander bedrijf Boy nu om advies zou vragen omtrent een scan- en herkenoplossing, zou hij Whitevision dan aanbevelen? “Ja, vooral als je met Vakware werkt. Natuurlijk moet je altijd kijken hoe een oplossing zich in de toekomst doorontwikkelt, maar momenteel kan ik zeggen: voor ons werkt Whitevision zoals het moet.”