Van Markus Autoschade

De behoefte

Van Markus Autoschade had zijn administratieve proces al een tijd geleden van de grond af gedigitaliseerd. Alleen de inkoopfactuurverwerking verliep nog op papier. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een partner die kon helpen met het digitaliseren van dit proces.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Sinds Van Markus Autoschade met Whitevision werkt, heeft de financiële administratie meer tijd over voor andere werkzaamheden: “Voorheen moesten we specifieke dagen inplannen om debiteurenbeheer of andere speciale taken op te pakken. Daar kwamen we simpelweg niet aan toe, omdat we een hele stapel inkoopfacturen moesten coderen en controleren. Met Whitevision is het invoerwerk verdwenen. Wij hoeven alleen te controleren of de OCR-software de factuurgegevens goed heeft herkend. Daarna zet het systeem de facturen automatisch door naar collega’s, die het document tijdig kunnen accorderen.”

De medewerkers van Van Markus Autoschade vinden Whitevision een heel gebruiksvriendelijk systeem: “Je kan de status van een factuur te allen tijde inzien. Whitevision heeft een template waarmee je leveranciers met één muisklik een mail kan sturen wanneer zij de factuur niet correct hebben opgesteld of aangeleverd. Heel handig!”

Bij aanvang van de samenwerking moest Whitevision de koppeling met Dw pro nog maken. Rolph had er het volste vertrouwen in dat dit zou lukken. “Dat kwam door de aanpak,” vertelt hij. “Whitevision stuurde geen verkopers, maar experts die met ons meedachten. Zij gingen met ons om de tafel en verdiepten zich in onze processen en uitdagingen. Daarnaast werkte Whitevision nauw samen met Solera om de koppeling goed te laten aansluiten.”

Fatima benadrukt dat een naadloze koppeling cruciaal was voor Van Markus Autoschade: “Wij wilden dat het overschakelen van het ene naar het andere programma zou voelen als het omslaan van een bladzijde in een boek. Kopieer-, mail- of printwerk mocht er niet meer zijn. Wij hebben hoge eisen gesteld aan Whitevision. Deze vergden soms wat aanpassingen. Maar Whitevision heeft alles voor ons mogelijk gemaakt!”

Of Van Markus Autoschade met Whitevision wil blijven werken? “Absoluut,” zegt Rolph. “Wij gaan graag lange termijn samenwerkingen aan met businesspartners. Daarom hebben we uitgebreid vooronderzoek gedaan. We hebben meerdere OCR-leveranciers gesproken, maar slechts één kon ons echt helpen: Whitevision. Ik kan mij niet voorstellen dat er een partij is die WhiteVision nog kan overtreffen.”

Van Markus Autoschade zou Whitevision dan ook zonder twijfel aanbevelen aan andere bedrijven. “De oplossing helpt je een efficiëntere werkwijze te realiseren,” zegt Fatima.

Rolph benadrukt dat Whitevision uitkomst heeft geboden toen iedereen tijdens de coronacrisis vanuit huis moest werken: “Het programma draait gewoon door, ongeacht de werklocatie van medewerkers. Dat is zoveel waard. Ik zou zeggen: zie Whitevision niet als kostenpost, maar als investering. Deze verdien je dubbel en dwars terug. Als je de oplossing eenmaal gebruikt, wil je niet meer zonder!”