Witte Bouw

De behoefte

Witte Bouw werkte al een tijd met BouwInfosys. Van daaruit volgde het bedrijf de ontwikkeling van digitaal factureren. Omdat Witte Bouw actief is in de utiliteitsindustrie, vervult het regelmatig opdrachten voor overheidsinstellingen. Ruim twee jaar geleden gaven deze aan dat digitale en elektronische facturatie een must werden. In het kader daarvan én met het oog op een groeiende behoefte aan tijdbesparing ging Witte Bouw op zoek naar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Een zeer positief aspect van Whitevision is de heldere visie op onderaannemers en leveranciers die Witte Bouw nu heeft: “Als de onderaannemer nog bepaalde dingen moet doen, kun je een factuur achterhouden. Anderen weten hier dan ook van. Dit betekent dat iedereen de factuur in de geschiedenis van documenten kan opzoeken en bekijken. Zo kun je snel nagaan wat je hebt besproken over een bepaalde factuur.”

Zodra alles geregeld en akkoord is, heeft Linda hier direct inzicht in: “Dan gaat er een knop aan waardoor ik kan zien dat ik de factuur mag uitbetalen. Dit proces van Whitevision zorgt voor veel meer transparantie, efficiëntie en tijdbesparing. Je weet precies welke vraag je aan wie moet stellen. Elke factuur komt direct bij de juiste persoon terecht en op het scherm heb je een duidelijk overzicht van de status van de factuur. Dat werkt zeer gemakkelijk.”

De naadloze aansluiting op het pakket van BouwInfosys is eveneens een groot voordeel: “We hoeven nooit meer in een map te bladeren om een factuur te vinden. Alles is binnen handbereik. Daarnaast kunnen we later bijlages toevoegen en meesturen. Héél handig!”

Het implementatieproces verliep zeer soepel en duidelijk. Linda: “Er kwam iemand langs om uitleg te geven en om de oplossing met ons door te lopen. Vervolgens heb ik nog een aantal keren gebeld en gemaild met vragen. Whitevision pakte deze snel op en reageerde er goed op – precies zoals ons was beloofd.”

Hoewel Linda gemakkelijk gebruik kan maken van Whitevisions portal om aanvullende vragen te stellen, hoeft zij zich niet vaak tot dit kanaal te wenden: “Je pakt de oplossing van Whitevision snel op en werkt er gemakkelijk mee. Als ik toch een vraag heb, stuur ik die direct in via de portal. Whitevision stuurt altijd snel een bericht terug. Is er iets aan de hand, dan lossen we dat samen op. Maar eigenlijk komt dit zelden voor.”

De innovatieve instelling van Whitevision werkt aanstekelijk op Witte Bouw. Inmiddels treft het bedrijf voorbereidingen om de oplossing uit te breiden met aanvullende modules: “We willen opdrachtbonnen ook digitaal gaan verwerken. Het gaat er toch steeds meer om dat je de zaken digitaal regelt en dat je alle benodigde informatie erbij kunt pakken – óók als je onderweg bent, bijvoorbeeld. Dat is de toekomst. Whitevision is hier heel erg mee bezig en wij willen hun oplossingen hiervoor graag toepassen.”

Kort gezegd: Linda is zeer tevreden met de oplossing van Whitevision. Zij zou deze dan ook absoluut aanraden aan anderen: “Wij zitten hier met 2 projectleiders en voor ons is het al ontzettend prettig dat zij de inkoopfactuurverwerking geheel kunnen inzien. Ik kan me voorstellen dat dit alleen maar nóg handiger is voor grotere bedrijven, waar veel mensen op een project zitten die allemaal goedkeuring moeten geven op een inkoopfactuur. Bouwbedrijven zou ik bovendien zeker aanraden om met Whitevision te werken. Uit ervaring kan ik zeggen dat de oplossing heel goed samenwerkt met BouwInfosys!”