Spring naar content

Witte Bouw

Witte Bouw is een bouw- en aannemersbedrijf dat staat voor vakmanschap, kwaliteit en betrouwbaarheid. Het richt zich op utiliteitsbouw, nieuwbouw, onderhoud en renovatie, maar heeft zich in de afgelopen 25 jaar van zijn bestaan vooral gespecialiseerd in restauratie. Als erkend restauratiebedrijf werkt Witte Bouw aan grote projecten in Amsterdam en omstreken. Een open communicatie en goede relaties met klanten staan hierbij al 3 generaties lang voorop.

De behoefte

Witte Bouw werkte al een tijd met BouwInfosys. Van daaruit volgde het bedrijf de ontwikkeling van digitaal factureren. Omdat Witte Bouw actief is in de utiliteitsindustrie, vervult het regelmatig opdrachten voor overheidsinstellingen. Ruim twee jaar geleden gaven deze aan dat digitale en elektronische facturatie een must werden. In het kader daarvan én met het oog op een groeiende behoefte aan tijdbesparing ging Witte Bouw op zoek naar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen.

De oplossing

Via BouwInfosys kwam Witte Bouw in contact met Whitevision. Na de eerste kennismaking was het bedrijf zó tevreden dat ze besloot aan de slag te gaan. Whitevision bleek nauw samen te werken met partner BouwInfosys, De lijnen waren kort, de uitleg van de oplossing was duidelijk en er was een goed aanspreekpunt: stuk voor stuk redenen voor Witte Bouw om met Whitevision te starten.

De voordelen van Whitevision

  1. Transparantie en overzicht
  2. Collectief inzicht in de status van inkoopfacturen
  3. Gebruiksvriendelijk plus goede support
  4. Innovatieve oplossing
  5. Perfecte aansluiting op BouwInfosys

“Sinds we Whitevision gebruiken, is het allemaal zo vrij en relaxed. Als we nu terugkijken op onze vroegere inkoopfactuurverwerking, moeten we soms lachen: we sloegen letterlijk papieren blaadjes om,” vertelt Linda, financieel administratief medewerkster bij Witte Bouw. “Heel vroeger deden we álles handmatig, maar we zijn redelijk snel overgestapt op computerprogramma’s. Hoewel BouwInfosys een grote vooruitgang was, moesten we de administratie nog wel handmatig invoeren: de code, het crediteurennummer en opmerkingen schreef je op de factuur, die vervolgens een hele ronde moest doorlopen. Dat hoeft nu allemaal niet meer.” Toen Witte Bouw 2 jaar geleden besloot om met Whitevision te gaan werken, ging er een wereld van efficiëntie open: “We besparen niet alleen veel tijd; Whitevision zorgt ook voor overzichtelijkheid. Dat vind ik héél prettig.”

“Whitevision is vooruitstrevend en innoverend. Het bedrijf heeft een frisse blik op zware financiële administratie, gaat doelgericht te werk en kijkt echt naar de toekomst!”

Een zeer positief aspect van Whitevision is de heldere visie op onderaannemers en leveranciers die Witte Bouw nu heeft: “Als de onderaannemer nog bepaalde dingen moet doen, kun je een factuur achterhouden. Anderen weten hier dan ook van. Dit betekent dat iedereen de factuur in de geschiedenis van documenten kan opzoeken en bekijken. Zo kun je snel nagaan wat je hebt besproken over een bepaalde factuur.”

Zodra alles geregeld en akkoord is, heeft Linda hier direct inzicht in: “Dan gaat er een knop aan waardoor ik kan zien dat ik de factuur mag uitbetalen. Dit proces van Whitevision zorgt voor veel meer transparantie, efficiëntie en tijdbesparing. Je weet precies welke vraag je aan wie moet stellen. Elke factuur komt direct bij de juiste persoon terecht en op het scherm heb je een duidelijk overzicht van de status van de factuur. Dat werkt zeer gemakkelijk.”

De naadloze aansluiting op het pakket van BouwInfosys is eveneens een groot voordeel: “We hoeven nooit meer in een map te bladeren om een factuur te vinden. Alles is binnen handbereik. Daarnaast kunnen we later bijlages toevoegen en meesturen. Héél handig!”

“Duidelijk implementatieproces en gebruiksvriendelijke oplossing”

Het implementatieproces verliep zeer soepel en duidelijk. Linda: “Er kwam iemand langs om uitleg te geven en om de oplossing met ons door te lopen. Vervolgens heb ik nog een aantal keren gebeld en gemaild met vragen. Whitevision pakte deze snel op en reageerde er goed op – precies zoals ons was beloofd.”

Hoewel Linda gemakkelijk gebruik kan maken van Whitevisions portal om aanvullende vragen te stellen, hoeft zij zich niet vaak tot dit kanaal te wenden: “Je pakt de oplossing van Whitevision snel op en werkt er gemakkelijk mee. Als ik toch een vraag heb, stuur ik die direct in via de portal. Whitevision stuurt altijd snel een bericht terug. Is er iets aan de hand, dan lossen we dat samen op. Maar eigenlijk komt dit zelden voor.”

“Whitevision kijkt naar de toekomst”

De innovatieve instelling van Whitevision werkt aanstekelijk op Witte Bouw. Inmiddels treft het bedrijf voorbereidingen om de oplossing uit te breiden met aanvullende modules: “We willen opdrachtbonnen ook digitaal gaan verwerken. Het gaat er toch steeds meer om dat je de zaken digitaal regelt en dat je alle benodigde informatie erbij kunt pakken – óók als je onderweg bent, bijvoorbeeld. Dat is de toekomst. Whitevision is hier heel erg mee bezig en wij willen hun oplossingen hiervoor graag toepassen.”

Kort gezegd: Linda is zeer tevreden met de oplossing van Whitevision. Zij zou deze dan ook absoluut aanraden aan anderen: “Wij zitten hier met 2 projectleiders en voor ons is het al ontzettend prettig dat zij de inkoopfactuurverwerking geheel kunnen inzien. Ik kan me voorstellen dat dit alleen maar nóg handiger is voor grotere bedrijven, waar veel mensen op een project zitten die allemaal goedkeuring moeten geven op een inkoopfactuur. Bouwbedrijven zou ik bovendien zeker aanraden om met Whitevision te werken. Uit ervaring kan ik zeggen dat de oplossing heel goed samenwerkt met BouwInfosys!”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

mei 2024

Verplichte rapportage werkgebonden personenmobiliteit per 1 juli 2024: een nieuwe standaard

Vanaf 1 juli 2024 wordt het voor organisatie met 100 of meer medewerkers die minimaal 20 uur per week werken verplicht om hun werkgebonden personenmobiliteit te rapporteren. Uiterlijk 30 juni 2025 stuur je de gevraagde gegevens over 2024 in. Dit is een significante verandering die bedrijven dwingt hun huidige processen te herzien en te investeren in automatiseringsoplossingen. In dit blog verkennen we de impact van deze nieuwe regelgeving en leggen we uit hoe automatisering kan helpen bij het voldoen aan deze vereisten.
Artikel lezen
mei 2024

Webinar: 24/7 automatisch je facturen mailbox op orde

De komst van e-mail en PDF heeft het probleem van papieren facturen grotendeels opgelost, maar een nieuwe uitdaging dient zich aan: de constante stroom van inkomende e-mails met facturen vergt veel voorwerk voor administratieve medewerkers. Onder andere facturen, serviceorders en orderbevestigingen komen in verschillende formaten binnen, Whitevision verzamelt ze allemaal op een gestroomlijnde manier, waardoor je meer tijd overhoudt voor andere taken.
Artikel lezen
mei 2024

Webinar: efficiënt declaraties verwerken

Wil je af van het tijdrovende en soms verwarrende proces van declaraties verwerken? Als financieel-administratief medewerker weet je hoe ingewikkeld het kan zijn om verschillende soorten bonnen en facturen te verwerken, of ze nu digitaal zijn of op papier. Gelukkig is er een oplossing: met de Whitevision App kunnen declaraties efficiënt en volledig automatisch verwerkt worden.
Artikel lezen

123