Declaraties verwerken in de boekhouding: pas deze 3 oplossingen toe voor maximale tijdbesparing

Declaraties: praktisch elke organisatie heeft ermee te maken. Wanneer medewerkers zakelijke uitgaven doen, schieten zij deze doorgaans voor uit eigen zak. Vervolgens willen ze het bewuste bedrag declareren. Op de financiële afdeling moet je dus met regelmaat declaraties verwerken. Dit kan je doen via het salaris (‘payroll’). In dat geval staat er een extra component op de loonstrook: ‘ingediende declaraties’.

Een andere optie is om het verwerken van declaraties op dezelfde wijze te laten verlopen als inkoopfactuurverwerking. Dan beschouw je een medewerker als leverancier om de declaratie op die manier te boeken in je financiële systeem. In beide gevallen kan je tegen de nodige declaratieproblematiek aanlopen. Dé oplossing: automatisering. Hoe dit precies werkt, lichten we nader toe in deze blogpost.

Ingediende declaraties verwerken: uitdagingen op de financiële administratie

Voordat een declaratie in je ERP-systeem staat, moeten meerdere mensen diverse handelingen verrichten. Doen zij dit volgens een handmatig proces, dan levert dit vaak de nodige problemen op.

De financiële administratie heeft bijvoorbeeld de verplichting om declaraties en inkoopfacturen 7 jaar te bewaren. Als de belastingdienst een controle uitvoert, moet je deze documenten kunnen laten zien. (Wil je hier meer over weten? Lees dan onze blogposts ‘Bewaarplicht administratie: 3 voorwaarden om je boekhouding op orde te houden‘ en ‘Bonnetjes bewaren: zó voer je een gestroomlijnde administratie‘.) Het lastige is dat het gemiddelde bonnetje na anderhalf jaar dusdanig is vervaagd dat het onleesbaar is geworden.

Naast dit praktische euvel is het vaak moeilijk om medewerkers declaraties te laten indienen volgens het bedrijfsbeleid. Als financieel-administratief medewerker heb je bepaalde informatie nodig om declaraties correct te kunnen verwerken én werk je met bepaalde deadlines. Daarnaast zijn er vaak specifieke regels waaraan medewerkers zich moeten houden. Binnen sommige organisaties zit er bijvoorbeeld een maximum aan het te declareren bedrag. Veel medewerkers zien dit soort zaken echter over het hoofd of zijn er simpelweg niet van op de hoogte. Dit kan het declaratieproces aanzienlijk bemoeilijken.

Het gevolg van dergelijke uitdagingen is vaak een stagnering op de financiële afdeling. Medewerkers zijn bonnetjes bijvoorbeeld kwijtgeraakt vóórdat ze deze hebben ingediend. Of er worden discussies gevoerd over de uitgaven.

De vraag is: hoe zorg je dat je minder handelingen hoeft te verrichten en realiseer je een aanzienlijke tijdwinst?

3 oplossingen voor maximale tijdbesparing

Het over de bühne krijgen van declaratieregels is vooral een kwestie van (herhaalde) goede communicatie. Daarvoor heb je méér tijd wanneer je handmatige handelingen digitaliseert. Voor dit laatste bestaan 3 oplossingen, die maximale tijdwinst opleveren als je ze allemaal gebruikt — het liefst in de vorm van één totaaloplossing!

1. Smartphone app: declaraties snel op de financiële afdeling krijgen

De drempel om declaraties in te dienen is bij veel medewerkers hoog. Om deze handeling aanzienlijk te vergemakkelijken, kan je hen een speciale smartphone-app laten gebruiken. Hiermee maken ze een eenvoudig een foto van een bon om deze vervolgens direct door te sturen naar het e-mailadres dat jij hebt aangemaakt voor het ontvangen van declaraties.

Een stuk eenvoudiger, want zo hoeven medewerkers declaraties niet meer te scannen en als bijlage bij een mail te voegen. Voor mensen die in de buitendienst werken, is een smartphone-app bijzonder handig. Zij zijn immers voortdurend onderweg en kunnen de declaratie-administratie zo vanuit iedere locatie bijhouden.

2. OCR-software: administratieve handelingen reduceren tot een minimum

Ga je declaraties als facturen verwerken, dan kleven daar diverse voordelen aan. In dat geval kan je ze namelijk verwerken met slimme OCR-software. Het verwerkingsproces verloopt dan volgens de scan- en herken-methode. Dit kan je veel handmatige handelingen schelen, maar dan moet je het proces wel op de juiste manier inrichten.

Als medewerkers foto’s van bonnetjes simpelweg naar de facturen-mailbox sturen, is dit voor hen het makkelijkst. Maar op de financiële afdeling moet je dan nog diverse aanvullende handelingen verrichten. OCR-software herkent namelijk niet alle informatie op een bonnetje.

Dit valt grotendeels op te lossen door te werken met standaardformulieren. Hierop kunnen medewerkers bijvoorbeeld zaken als hun naam en IBAN-nummer invullen. Ook kan je kolommen toevoegen voor de datum, de omschrijving en het bedrag. Als medewerkers zo’n formulier samen met een foto van het bonnetje indienen, kan goede OCR-software de gegevens herkennen en koppelen. Zo is het voor jou een stuk eenvoudiger om de declaratie te boeken!

3. Workflow-systeem: goedkeuring van declaraties automatiseren

Wanneer je declaraties verwerkt als facturen, beschouw je medewerkers (in ieder geval binnen je boekhoudpakket) als leveranciers. In dat geval is het duidelijk wie de declaratie moet goedkeuren. Werk je volgens het ’traditionele proces’, dan moet je de declaratie na verwerking in het postvak van de leidinggevende leggen. Deze dient akkoord te geven voordat je tot betaling kan overgaan. Maar door drukte kan dit best een tijd duren. Dit betekent dat jij er als financieel-administratief medewerker achteraan moet. En declaraties raken zo ook gemakkelijk weg.

Goede workflow-software zorgt in dit geval voor veel tijdbesparing en een flinke efficiëntie boost. Allereerst kan je instellen dat de declaratie op basis van de arbeidsrelatie automatisch naar de juiste goedkeurder(s) wordt gestuurd. Ook is het mogelijk om automatische reminders in te stellen. Het systeem stuurt dan automatisch een notificatie naar een goedkeurder wanneer deze binnen een bepaalde periode niet heeft gereageerd. Is de regel binnen jouw bedrijf dat je declaraties onder een bepaald bedrag zonder goedkeuring mag uitbetalen? Dit kan je eveneens opnemen in het workflow-systeem. Kort gezegd, de hele bedrijfsstructuur is te implementeren in de workflow. Je stelt alles één keer goed in, waarna het accorderingsproces automatisch verloopt!