Klantcase Automotions
Automotions is een toonaangevende mobiliteitsgroep in Zuidwest Nederland. De bedrijven van Automotions zijn officieel dealer van de merken Volvo, Peugeot, Opel, Ford, Mercedes-Benz en Smart. Met ruim 500 medewerkers – verspreid over meer dan 20 vestigingen – focust de organisatie zich eveneens op leasing, verhuur, verzekeren, financieren en schadeherstel. De combinatie van een veelzijdig aanbod en deskundige, ervaren medewerkers maakt dat Automotions zijn klanten een zeer uitgebreid pakket van mobiliteitsdiensten kan bieden. Daarbij ligt de concentratie altijd op kwaliteit, professionaliteit én een concurrerende prijs.
De behoefte
In een relatief korte tijd groeide Automotions snel – mede door overnames van bedrijven. Daardoor kreeg de organisatie te maken met allemaal ‘losse’ administraties. Na het samenvoegen hiervan waren veel medewerkers in feite met dezelfde werkzaamheden bezig. Dat kon sneller en efficiënter. Bovendien wilde Automotions meegaan met de tijdgeest, waarin automatisering een steeds prominentere rol speelde. Hoog tijd dus om de inkoopfacturen niet langer handmatig, maar digitaal te verwerken.
De oplossing
In 2011 werd Whitevision via mond-tot-mondreclame aangedragen. Automotions was geïnteresseerd en nodigde Whitevision én een andere partij uit om demonstraties te geven. Het duurde niet lang voordat het bedrijf een beslissing nam: de demo van WhiteVision werkte zeer goed en sprong er verreweg bovenuit. Automotions had er vertrouwen in en ging met deze oplossing aan de slag.
De voordelen van Whitevision
- Mooie oplossing voor sterk toenemende facturenstroom
- Mogelijkheid om inkoopfactuurverwerking centraal te regelen voor 22 vestigingen
- Automatische matching met inkooporders in incadea.dms
- Coderen van facturen eenvoudig via de WhiteVision Client
- Grotere factuurverwerking per persoon
- Vloeiend accorderingsproces met de Whitevision-Workflow
- Uitstekende support van implementatie tot ingebruikname; korte lijnen en laagdrempelig contact
“Voordat we Whitevision in gebruik namen, deden we alles nog handmatig,” vertelt Dennis van Rotten, hoofd crediteurenadministratie bij Automotions. Hij is vanaf de oprichting bij de organisatie betrokken geweest en heeft de stap naar het digitaal verwerken van inkoopfacturen daarom actief meegemaakt. “Onze administratie zit centraal in Goes, maar in totaal hebben we 22 vestigingen. Dat zorgde voor een tijdrovend verwerkingsproces. Alle inkoopfacturen werden ter goedkeuring naar de verschillende filialen gestuurd, omdat er nu eenmaal een handtekening nodig was. Dat kostte niet alleen tijd; er kleefden ook risico’s aan. Als de post bijvoorbeeld wegraakte, had je een probleem.” Nu heeft Automotions daar niet meer mee te maken: “Sinds we Whitevision gebruiken, komen facturen niet meer terecht op de vestigingen. We ontvangen alles rechtstreeks op de administratie. Wel zo gemakkelijk!”
Met Whitevision is het inkoopfactuurverwerkingsproces niet alleen eenvoudiger, maar ook overzichtelijker. Dennis: “Op het moment dat inkoopfacturen worden gemaild, kunnen we deze direct inlezen op de administratie. Daarna volgt het proces van verwerken, coderen en matchen, dat deels automatisch geschiedt via het systeem. Vervolgens gaan de facturen ter goedkeuring naar de desbetreffende verantwoordelijken: De eerste budgethouder en de merkdirecteur. Hebben zij hun akkoord gegeven via de Workflow, dan wordt de factuur geboekt in ons boekhoudpakket incadea.dms, waar de oplossing op aansluit. Whitevision doet overigens zijn uiterste best om de samenwerking tussen de systemen tot een succes te maken.”
Aanvankelijk was het hele traject best even wennen voor de organisatie. “Het was moeilijk in te schatten hoe de oplossing in de praktijk voor ons zou werken. Whitevision heeft dat zeer goed opgepakt door duidelijk te laten zien hoe alles eruit zou komen te zien. Samen met Whitevision hebben we er uiteindelijk een heel mooi digitaal proces van gemaakt!”
“Tijdwinst en personeelsbezetting: daar zitten wat ons betreft de grootste voordelen van Whitevision,” zegt Dennis. “We kunnen nu met veel minder mensen hetzelfde aantal facturen verwerken. Het automatisch matchen van inkooporders zorgt bovendien voor nóg meer tijdbesparing, zowel op de vestigingen als bij de administratie. Per persoon verwerken we een groter aantal facturen dan voorheen.” De Whitevision-Workflow, die het accorderen van inkoopfacturen vergemakkelijkt, helpt hier ook bij: “We hebben het zo ingeregeld dat er een minimaal aantal gebruikers in de Workflow zit. Door het zo beknopt mogelijk te houden, zit er veel minder stagnatie in het goedkeuringsproces.”
Over de begeleiding en support van Whitevision is Dennis absoluut te spreken – van implementatiefase tot ingebruikname van de oplossing. “In het begin is de Account Manager bij ons langsgekomen om helemaal door te spreken hoe wij het proces wilden hebben. De inrichting is grotendeels op onze locatie gedaan. Ik zat ernaast en keek mee, waardoor ik er best veel van heb geleerd. Het proces verliep goed en relatief snel. Binnen een korte tijd konden we aan de slag!” Automotions begon echter voorzichtig met één bedrijf: de holding. “Door eerst alleen dáár digitaal inkoopfacturen te verwerken konden we even wennen aan het systeem. Een aantal maanden later hebben we vervolgstappen genomen. Inmiddels is het grootste deel van onze merken overgestapt op Whitevision.” Dat bevalt goed: Hebben we de supportdesk nodig, dan schieten we een ticket in. Binnen een dag worden we teruggebeld door iemand uit het Whitevision-team, die altijd meedenkt over een oplossing. De lijntjes zijn kort en het contact is heel laagdrempelig. Wij kunnen Whitevision altijd benaderen met vragen.”
Dennis beveelt Whitevision dan ook van harte aan: “Regelmatig vragen andere bedrijven ons hoe wij het gebruik van de oplossing ervaren. Wij geven hier altijd zeer goed feedback op, omdat we gewoon heel positief tegenover de oplossing staan.” Of dit betekent dat Automotions in de toekomst blijft werken met Whitevision? “Jazeker,” antwoordt Dennis. “Dat is absoluut een ‘ja’!”
