Administratie digitaliseren: 3-stappenplan om vanaf deze zomer al efficiënter te werken!

Waarom wachten? Procesoptimalisatie = rustige vakantie én terugkomst!

Wie een digitale administratie voert, bespaart veel tijd en kosten. Ga je inkoopfacturen digitaal verwerken, dan schieten het productiviteitsgehalte en de efficiëntie bovendien omhoog. Maar sommige organisaties stellen de overstap op een digitale administratie liever uit naar het einde van het jaar, zodat ze in januari een frisse start kunnen maken. Begrijpelijk, maar dit betekent dat je nog 6 maanden op een niet-geoptimaliseerde manier doorwerkt. Een half jaar dat je eigenlijk veel liever kunt besteden aan niet-repeterende, meer uitdagende taken waarvan je gelukkig wordt en waarmee je veel waarde toevoegt voor je bedrijf.

En een oplossing voor digitale factuurverwerking hoeft helemaal niet veel te kosten. Zij levert zoveel op dat je de investering er binnen de kortste keren uit hebt (goede inkoopfactuurverwerkingssoftware kan je zomaar 60% tijdbesparing opleveren!).

Kortom, waarom zou je wachten op de afsluiting van het boekjaar? Door je administratie nu te digitaliseren, profiteer je al vanaf deze zomer van de vele voordelen die dit met zich meebrengt. De rest van het jaar (en alle daaropvolgende jaren) pluk je natuurlijk óók de vruchten van deze beslissing.

1. Automatiseer het inkoopfactuurverwerkingsproces met slimme OCR-software

Factuurgegevens overtypen is een repeterende en tijdrovende taak. Als je na je vakantie handmatig een factuurverwerkingsachterstand moet bijwerken, ben je daar vele uren aan kwijt. En het risico dat je een typefout maakt, wordt daarmee alleen maar groter.

Slimme OCR-software neemt je deze taak uit handen. OCR-technieken zorgen ervoor dat elementen als factuurnummer, factuurdatum, btw-bedrag en crediteur worden herkend en omgezet tot een betrouwbaar boekingsvoorstel. Een slim OCR-systeem gaat een stapje verder en spoort fouten op facturen actief op. Daarnaast is de software zelflerend, wat betekent dat hij mettertijd steeds slimmer wordt. Het herkenningsgehalte is aan het begin al erg hoog, maar áls de software eens niet direct de juiste waarde herkent, dan kun je deze tijdens het boeken aanwijzen op het digitale document. Het systeem brengt dan een correctie aan die het onthoudt. Zo verloopt het verwerken van digitale inkoopfacturen steeds efficiënter en sneller. Hoe eerder je een OCR-oplossing implementeert, hoe eerder je dit proces van steeds meer tijdbesparing opstart!

2. Optimaliseer het fiatteringsproces door een digitale workflow in te zetten

Vaak moeten meerdere medewerkers een factuur fiatteren. Je kan elke factuur natuurlijk rondsturen per mail (of, erger, op papier langs verschillende bureaus laten gaan). Maar dit vertraagt het proces aanzienlijk. Zeker in de zomervakantie, wanneer veel mensen weg zijn. Meestal nemen collega’s dan tijdelijk extra taken op zich – en het goedkeuren van een factuur staat doorgaans niet bovenaan de prioriteitenlijst. Dit leidt er meer dan eens toe dat facturen blijven hangen of zelfs wegraken.

De oplossing voor dit probleem is een digitaal workflow systeem. Dit zorgt ervoor dat facturen via de digitale route langs de juiste personen gaan ter fiattering. Je kunt ingebouwde functies gebruiken om ervoor te zorgen dat facturen binnen een specifieke categorie altijd automatisch worden voorgelegd aan bepaalde medewerkers. Wanneer een document klaarstaat voor fiattering, krijgen je collega’s een seintje. Goedkeuren gaat heel gemakkelijk: via desktop, laptop, tablet of telefoon kunnen zij de factuur bekijken en accorderen. Zeker in deze tijd van afstandswerken maakt dit het proces veel eenvoudiger en toegankelijker. Bovendien kun je met workflow-software veel gemakkelijker een factuur naslaan: je haalt deze direct tevoorschijn vanuit je persoonlijke historie, een overzicht van alle facturen die je hebt gefiatteerd.

Kies voor een slimme tool om áltijd een lege facturenmailbox aan te treffen

Een overvolle facturenmailbox is wel het laatste wat je na een ontspannen vakantie wilt aantreffen. Ook na een weekend of enkele vrije dagen is een postvak vol inkoopfacturen dé ergernis onder administratief medewerkers. Wat als je altijd een leeg, geordend postvak aantreft, zodat je direct kunt beginnen aan belangrijkere taken die jou meer uitdaging bieden?

Met een handige tool als de SMART E-mail-handler blijft je facturenmailbox altijd ‘schoon’ – ook na vakanties en weekenden. Terwijl jij aan het zwembad ligt of een strandwandeling maakt, combineert, splits en redigeert de tool erop los om je binnengekomen facturen vervolgens aan te bieden aan je OCR-oplossing. Wil je dit proces zo optimaal mogelijk laten verlopen, volg deze 2 tips dan op:

• Vraag aan toeleveranciers om facturen alléén naar het facturen-e-mailadres te sturen, eventueel voorzien van (aanvullende) informatie die jij nodig hebt om de factuur snel te boeken.
• Laat je collega’s óók bij toeleveranciers aangeven dat zij facturen altijd naar het centrale e-mailadres moeten sturen in plaats van naar hun contactpersoon binnen de organisatie.

Zo zorg je ervoor dat alle inkoopfacturen op dezelfde plek binnenkomen, zodat jij – met behulp van de SMART E-mail-handler – profiteert van alle voordelen van een lege facturenmailbox!