Munckhof
Munckhof is een expert in personenvervoer en reizen. Het bedrijf werkt vanuit 3 divisies. De taxi’s verzorgen hoofdzakelijk vraagafhankelijk groepsvervoer, bijvoorbeeld voor jongeren die speciaal onderwijs volgen of mensen die zorg nodig hebben. Daarnaast zet Munckhof grotere bussen in voor contractvervoer, bijvoorbeeld voor luchtvaartmaatschappijen die vervoer voor reizigers verzorgen. Ten slotte brengen diverse bedrijven zakenreizen onder bij Munckhof, die in zulke gevallen optreedt als intermediair om het vervoer en het verblijf van a tot z te regelen. Munckhof opereert landelijk, maar heeft het karakter van een familiebedrijf: de lijnen zijn kort en medewerkers schakelen snel. Mede daardoor blijft de mens in de dienstverlening altijd centraal staan.
De behoefte
Als bedrijf groeide Munckhof hard. Daardoor veranderden de behoeftes in de loop der tijd. De stroom aan inkoopfacturen nam almaar toe en er waren geen administratief medewerkers om deze te verwerken. Munckhof heeft er namelijk voor gekozen om uitsluitend met administrateurs te werken die alles voor het bedrijf uitvoeren. Toen de inkoopfactuurverwerking te zwaar op hun schouders begon te drukken, was automatisering een noodzakelijke stap.
De oplossing
Aangezien Munckhof reeds werkte met ERP-pakket AFAS, was een samenwerking met een AFAS-partner een randvoorwaarde. Het bedrijf wist dat het zo volledig zou kunnen focussen op efficiëntie. Munckhof behandelde de zoektocht als een project: na het uitwerken van een bid selecteerde de projectgroep 3 geschikte partijen. Whitevision sprong snel naar voren. Na een kijkje achter de schermen te hebben gekregen bij Whitevision-klanten, was Munckhof overtuigd: Whitevision zou het best in de behoeftes van het bedrijf kunnen voorzien.
De voordelen van Whitevision
- 60% tijdbesparing door een winst van 0,9 FTE
- Minder repeterend werk resulteert in meer tijd voor kwalitatievere taken
- Enkel nog controlewerk en eenvoudige fiattering van facturen nodig door de OCR-software en workflow van Whitevision
- Zeer snel en efficiënt implementatieproces
- Naadloze koppeling met AFAS en uitstekende support
“Met Whitevision hebben wij meetbare resultaten behaald,” vertelt Ron Peters, concerncontroller bij Munckhof. “Ten opzichte van de oude situatie hebben we 60% tijdbesparing gerealiseerd. Voordat we de oplossing van Whitevision gebruikten, besteedden we in totaal 1,5 FTE aan inkoopfactuurverwerking. Nu hebben we hier nog maar 0,6 FTE voor nodig. Dat is een winst van 0,9 FTE. De bewuste administrateurs hebben we niet naar huis gestuurd – zij werken nu aan andere, kwalitatievere taken.” Ron werd heel blij van deze cijfers: “Daarmee kon ik goed aan mijn directie tonen wat Whitevision heeft opgeleverd!”
Volgens Ron is het automatisch verwerken van inkoopfacturen met Whitevision een soepel proces: “Wij hebben onze leveranciers gevraagd om facturen in pdf-formaat naar een speciale facturenmailbox te sturen. De OCR-software van Whitevision herkent de factuur en leest hem in. Vervolgens hoeven wij alleen nog even een korte controle uit te voeren.”
Deze controle markeert het eerste moment dat de administrateurs met een factuur bezig zijn. “Of de beoordeling van een factuur nu 10 seconden of langer duurt, we hoeven de factuur enkel na te lopen en te accorderen. Daarna neemt het systeem het weer over: het genereert automatisch een boeking. Vervolgens wordt de Whitevision Workflow geactiveerd. Daardoor kunnen alle verantwoordelijken de factuur eenvoudig controleren en goedkeuren.”
Over het implementatieproces is Ron zeer tevreden. “Dat verliep ontzettend efficiënt en snel,” vertelt hij. “Wij hadden ons zeer goed voorbereid, waardoor we gericht op ons doel afgingen. Onze Whitevision-consultant speelde daar prima op in. Daardoor was de oplossing in no time geïmplementeerd.” Omdat Munckhof al vrij lang met AFAS werkte, had het specifieke zaken opgezet binnen het ERP-systeem. Deze vereisten wat sleutelwerk: “Het ging om zo’n 10%. Whitevision heeft dat gedeelte zeer goed opgepakt. We hebben precies gekregen wat we wilden.”
Dat Whitevision en AFAS naadloos op elkaar aansluiten, merkte Munckhof snel in de praktijk. “De koppeling werkt top. De enkele keer dát er iets aan de hand is, ligt het nooit daaraan.” Wat Ron in zulke gevallen doet? “Contact opnemen met het supportteam van Whitevision. De communicatie verloopt prima. Zo hebben wij eens een extra beveiliging aangezet voor onze mailbox, waardoor we Whitevision per ongeluk de toegang tot de facturenmailbox ontzegden. We hebben toen heel snel kunnen schakelen met Whitevision. Ik gaf aan dat ik hulp nodig had en daar reageerde het supportteam zeer vlot op. De klant is echt koning bij Whitevision – net als bij ons. Daarom passen we ook zo goed bij elkaar.”
Hoewel de toekomst nooit te voorspellen is, is Ron ervan overtuigd dat Munckhof Whitevision op de lange termijn zeker nodig zal hebben. “Ik ben erg blij met wat de oplossing van Whitevision ons allemaal heeft opgeleverd. Tijdbesparing en meer efficiëntie zijn een feit. Ik heb het gevoel dat Whitevision en Munckhof elkaar versterken en dat we daar allebei de vruchten van plukken.”
Of Ron Whitevision zou aanbevelen aan anderen? Op die vraag geeft hij een kort en krachtig antwoord: “Jazeker!”
