Declaraties verwerken: zet bonnen snel en correct in je administratie met deze 4 tips

Declaraties stromen via diverse kanalen binnen. Wanneer je ze ontvangt op de financiële afdeling, wil je ze natuurlijk in je ERP-systeem zetten. Maar declaraties verwerken kan behoorlijk tijdrovend zijn. Als je dit handmatig doet, moet je alle gegevens immers overtypen. Bovendien kunnen documenten wegraken, waardoor je het overzicht verliest. Hoe los je dat op?

OCR-software biedt uitkomst. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld een onkosten- of reiskostenvergoeding indienen, herkent de software de gegevens die op de declaratie staan, zoals het bedrag en de medewerker die het document heeft ingediend. Als je ook workflow-software gebruikt, kan je de declaratie vervolgens laten rondgaan ter goedkeuring. Daarna wordt het document automatisch verwerkt in je ERP-systeem. Handig, want zo hoef jij geen repetitief werk te verrichten omtrent het verwerken van declaraties!

Declaratieverwerking automatiseren: hoe profiteer je daarvan als financiële administratie?

Wil je declaraties verwerken met een automatiseringsoplossing? Daar kleven diverse voordelen aan. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

Je behoudt altijd het overzicht. Op de financiële afdeling verricht je veel administratieve handelingen. Wanneer de declaraties en facturen zich opstapelen op bureaus en de fysieke mappen in kasten groeien, raak je documenten makkelijk kwijt. Maar als je declaratie- en factuurverwerking automatiseert, is dit verleden tijd. Je verzamelt dit soort documenten namelijk digitaal op één centrale plek. Daardoor kan je ze altijd in een handomdraai terugvinden.
Je verwerkt inkomende bonnetjes en declaraties altijd snel. Met de juiste OCR- en workflow-software bespaar je een hoop tijd, omdat je veel handmatige taken omtrent de verwerking en accordering automatiseert. De vrijgekomen ruimte kan je besteden aan uitdagende taken waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie.
Het foutgehalte gaat omlaag. Een over typefout schuilt in een klein hoekje. Fouten maken is menselijk. Als je echter OCR-software gebruikt, vult deze de gegevens op de declaratie automatisch voor je in. Jij hoeft deze alleen nog even te controleren. Zo minimaliseer je het foutgehalte!
Je zoekt declaraties makkelijk op in een digitaal archief. Een reeds verwerkte declaratie opzoeken omdat hier achteraf vragen over zijn? Als je een papierloze administratie voert, heb je een digitaal archief waar alle verwerkte documenten (inclusief declaraties) staan opgeslagen. Deze vind je met één druk op de knop terug.

4 handige tips om declaraties snel en goed te verwerken op de financiële afdeling

Wil je declaraties verwerken op een snelle, correcte manier? En denk je erover om daarvoor een automatiseringsoplossing in te zetten? Volg deze vier tips op en leg een stevige basis voor een efficiënt declaratieproces.

1. Creëer een volledig, eenduidig declaratieformulier

Het is belangrijk dat medewerkers een zo volledig en eenduidig mogelijk declaratieformulier kunnen indienen. Werk allereerst voor één documenttype (vermijd bijvoorbeeld aparte formulieren voor onkosten en reiskosten). Zo zal de herkenning soepel verlopen.

Zorg daarnaast dat alle relevante velden op het formulier staan, zoals de naam, de bedragen en de btw. Wanneer medewerkers in het ERP-systeem staan, zal de OCR-software de gegevens herkennen en automatisch invullen.

2. Zorg voor een gestroomlijnd accorderingsproces

Wie zijn de verantwoordelijken in het goedkeuringsproces? Dit moet intern duidelijk zijn. Stel bijvoorbeeld bepaalde medewerkers verantwoordelijk voor een specifieke grootboekrekening of kostenplaats.

Kies vervolgens voor betrouwbare workflow-software waarmee je declaraties automatisch langs de juiste goedkeurders kan laten gaan. Zo krijg je een gestroomlijnd accorderingsproces dat voor iedereen soepel verloopt.

3. Bewaar declaraties in een digitaal archief

Als je declaraties digitaal verwerkt, wil je ze natuurlijk niet meer fysiek bewaren. Zorg daarom dat je een ERP-pakket hebt waarin je digitale declaraties kan opslaan. Werk daarnaast met een geautomatiseerde koppeling tussen de binnenkomst, verwerking en archivering van je declaraties.

Slimme OCR-software zorgt dat declaraties geautomatiseerd in je financiële systeem terechtkomen. Achteraf kan je ze met één druk op de knop terugvinden. Volg wel de regels omtrent een digitaal archief op! (Lees ook onze blogpost ‘Mag je facturen digitaal bewaren?‘)

4. Denk van tevoren na over rapportages

In eerste instantie wil je binnenkomende declaraties verwerken. Maar misschien is het op een later moment belangrijk om hierover te rapporteren. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om te verbijzonderen wanneer je per project een kostenspecificatie nodig hebt. Wellicht wil je precies weten wat elke medewerker heeft uitgegeven aan brandstof.

Denk daarom in een vroeg stadium na over wat je in rapportages wilt terugzien omtrent declaraties. Dan kan je medewerkers direct vragen om de juiste informatie op het declaratieformulier te zetten!