Uitgavenstromen
Uitgaven ontstaan binnen organisaties via verschillende systemen en processen. Inkoop verloopt via het ERP en het formele inkoopproces, terwijl een groot deel van de uitgaven daarnaast ontstaat via declaraties, betaalkaarten, e-mailverzoeken of andere losse tools buiten het centrale systeem om. Daardoor is uitgaveninformatie versnipperd en ontbreekt één betrouwbaar totaalbeeld van alle kosten en verplichtingen.
Whitevision herkent en verbindt deze verschillende uitgavenstromen automatisch met je bestaande ERP- en financiële systemen. Hierdoor worden uitgaven niet alleen verzameld, maar direct gekoppeld aan de juiste structuur binnen je organisatie, zodat je één consistent en actueel beeld krijgt van je volledige uitgavenlandschap.
Centraal overzicht
Alle uitgavenstromen komen samen in één overzichtelijke en realtime omgeving. In plaats van losse data uit ERP, declaraties en andere systemen, worden uitgaven automatisch herkend en gekoppeld aan de juiste context binnen je organisatie.
Hierdoor zie je niet alleen inkooporders en gerealiseerde kosten, maar ook hoe deze zich verhouden tot openstaande verplichtingen en decentrale uitgaven zoals declaraties en kaartbetalingen.
Door intelligente verwerking van uitgaveninformatie ontstaat één consistent en actueel beeld van je volledige financiële landschap.
Zó eenvoudig kan jouw werkproces eruitzien:
Initiëren
Uitgaven worden gestart via verschillende routes: een inkoopaanvraag in het ERP, een bestelling via een inkoopproces of een directe uitgave zoals een declaratie of kaartbetaling.
Beoordelen
Uitgaven worden gecontroleerd op basis van budgetten, contractafspraken en interne regels. Afhankelijk van het type uitgave verloopt dit automatisch of via goedkeuring.
Vastleggen
Alle uitgaven worden centraal vastgelegd en gekoppeld aan het ERP- of financiële systeem. Zo ontstaat één compleet en actueel overzicht van kosten en verplichtingen.
Veelgestelde vragen
Kan ik ook met mijn mobiel betalen?
Naast fysieke passen kun je ook virtuele kaarten gebruiken. Virtuele kaarten voeg je eenvoudig toe aan je Apple Wallet (Apple Pay) of Google Wallet (Google Pay). Zo kan je direct mobiel betalen met je eigen toestel.
Hoe bespaart selfbilling tijd?
Doordat facturen automatisch worden aangemaakt op basis van goedgekeurde uren en kosten, zijn handmatige controles en correcties niet meer nodig. Organisaties kunnen zo tot 60% tijd besparen in hun facturatieproces.
Hoe werkt declaratieverwerking met Whitevision?
- Scannen of importeren: Medewerkers scannen hun bonnetjes via de Whitevision Smartphone App.
- Automatische herkenning: Slimme technologie leest de bon en vult de declaratie automatisch in.
- Indienen & goedkeuren: De declaratie wordt doorgestuurd naar de manager of budgetverantwoordelijke ter goedkeuring.
- Automatische verwerking: Na goedkeuring wordt de declaratie als factuur verwerkt in het financiële systeem.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Vul het contactformulier in en wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Hoe voorkomt e-procurement ongecontroleerde bestellingen?
E-procurement zorgt ervoor dat medewerkers bestellen via een interne catalogus met vooraf ingestelde leveranciers, prijzen en voorwaarden. Bestellingen gaan automatisch door een goedkeuringsworkflow, waardoor je grip houdt op uitgaven en maverick buying voorkomt.
Hoe werkt de koppeling tussen bestelling, ontvangst en factuur?
Whitevision Procurement ondersteunt 3-way matching. Bestellingen, ontvangsten en facturen worden automatisch aan elkaar gekoppeld. Afwijkingen worden direct gesignaleerd, zodat je alleen hoeft in te grijpen wanneer dat nodig is.
Is Whitevision Procurement geschikt voor meerdere locaties of afdelingen?
Ja, je kunt eenvoudig werken met meerdere locaties, afdelingen en kostenplaatsen. Per locatie of team houd je inzicht in bestellingen en voorraad, terwijl alles centraal wordt beheerd in één systeem. Hierdoor werk je gecontroleerd én flexibel binnen de hele organisatie.
Hoe helpt contractmanagement bij het benutten van leveranciersafspraken?
Met contractmanagement leg je afspraken met leveranciers centraal vast en koppel je deze direct aan je inkoopproces. Medewerkers zien automatisch bij welke leverancier ze moeten bestellen en onder welke voorwaarden, waardoor kortingen en afspraken daadwerkelijk worden benut.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Vul het contactformulier in en wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
